Транзакції

Транзакції — це облік реальних грошей вашого бізнесу: кожне надходження, кожна витрата, кожен переказ між рахунками. Саме тут «грошова» половина BizCalc стикається з «калькуляційною»: продаючи послугу, ви бачите її справжню ціну з прайсу; купуючи матеріали, можете одразу оновити їхню вартість; сплачуючи оренду — підтягнути її з фіксованих витрат. Усе, що відбувається з грошима, лишає тут свій слід — рядок у таблиці.

Якщо рахунки — це полички, на яких лежать гроші, то транзакції — це записник, де ви відмічаєте кожен рух: що на поличку поклали і що з неї зняли. Поклали — рядок зеленим, зняли — червоним. Застосунок сам перерахує, скільки тепер лежить на кожній поличці, і складе загальний баланс.

Людською мовою. Уявіть звичайний касовий зошит: щодня ви пишете в нього, звідки прийшли гроші й куди пішли. «Прийшло 800 за манікюр», «Витратили 250 на молоток», «Переклали 1000 з картки в касу». Транзакції — це такий самий зошит, тільки розумний: він сам додає й віднімає, сам розкладає записи по рахунках і завжди знає, скільки в касі та на картці прямо зараз.

Головна ідея: кожен рух грошей — окремий запис

Будь-яка зміна грошей на рахунку — це транзакція. Поповнили касу — запис. Заплатили за оренду — запис. Переклали гроші з картки на готівку — аж два записи (звідки пішло і куди прийшло). У кожного запису є сума, рахунок, до якого він привʼязаний, дата й — за бажанням — категорія та опис, щоб потім було зрозуміло, що це було.

Сума завжди має знак і колір. Зелена з плюсом — гроші зайшли на рахунок. Червона з мінусом — гроші пішли з рахунку. Цей колір — найшвидший спосіб охопити поглядом усю таблицю й одразу побачити, де прихід, а де витрата, не вчитуючись у цифри.

Чим докладніше ви заповнюєте кожен запис — категорію, підкатегорію, опис, — тим зрозумілішою потім буде аналітика. Можна занести й нашвидкуруч, з самою сумою, але тоді у звітах ви побачите безлику купу «інших» операцій. Тож кілька секунд на категорію зараз економлять годину розбирань потім.

Що ви бачите на сторінці

Найперший рядок — «Залишилося: 480 з 500 (для всіх бізнесів)». Це ваш запас транзакцій за тарифом, спільний на весь обліковий запис. Нижче — шість кнопок створення операцій і кнопка «Словники» праворуч. Ще нижче — смужка фільтрів, якими ви звужуєте список. Решту сторінки займає сама таблиця транзакцій: вона показує весь список одразу, тож гортайте вниз, доки не знайдете потрібне.

Шість кнопок — три родини операцій

Кнопки створення згруповані за змістом, і це видно навіть за значками поряд:

• Гроші заходять (зелений «плюс»): «Прихід» — вільне поповнення, не повʼязане з бізнес-розрахунками; «Продаж послуг» — продаж із вашого прайсу, що годує аналітику.
• Гроші виходять (червоний «мінус»): «Витрата» — вільна витрата на будь-що; «Фіксовані витрати» — сплата ваших фіксованих витрат із калькуляції; «Закупка матеріалів» — закупівля матеріалів зі складу.
• Гроші переходять (значок ⇄): «Переказ» — перекидання коштів між двома вашими рахунками.

Кожна кнопка відкриває своє віконце. Три прості операції — Прихід, Витрата й Переказ — розписані нижче на цій сторінці. Три «бізнесові» — Продаж послуг, Закупівля матеріалів і Фіксована витрата — у другій частині довідки про транзакції, бо вони тісно повʼязані з рештою застосунку й потребують окремого пояснення.

Смужка фільтрів

Під кнопками — рядок, яким ви відбираєте потрібні транзакції зі стрічки. Зліва направо:

• Пошук. Поле «Пошук від 3 символів…» шукає лише в колонці «Опис» — по тому, що ви самі написали в операції. Працює від трьох літер, і ці три літери можуть бути з будь-якого місця тексту, не обовʼязково з початку слова: наберете «лот» — знайдеться і «молоток». За сумою, категорією чи рахунком пошук не шукає — для них є інші фільтри.
• Усі / Витрати / Приходи. Три кнопки-перемикачі. «Усі» (стандартний стан) показує всі види операцій, «Витрати» лишає тільки те, де гроші виходили, «Приходи» — тільки те, де заходили.
• Період «Від» — «До». Два поля з датами. Можна задати обидві межі, а можна лише одну: поставите «Від 1 червня 2026» — і побачите все від цього дня до сьогодні.
• Фільтр рахунку. Список «Усі рахунки» дозволяє лишити операції одного обраного рахунку. Обрати кілька рахунків водночас поки не можна — лише один або всі.
• Значок скидання. Щойно задано хоч один фільтр, у кінці смужки зʼявляється кругова стрілочка. Натиснули — усі фільтри скидаються, і ви знову бачите повну стрічку.

Таблиця транзакцій — як її читати

Кожен рядок — одна операція. Колонки такі:

Сортувати таблицю кліком по заголовках колонок поки не можна — порядок завжди один: найновіші операції зверху, давніші нижче. Відбір потрібного робиться фільтрами зі смужки вище.

Колонка «Рахунок» і стрілки переказу

У звичайній операції в цій колонці просто назва рахунку з кольоровим кружечком. А переказ — це рух між двома рахунками, тому він показується двома записами, і в кожному видно стрілку до другого рахунку. У рядку рахунку-отримувача ви побачите «Готівка ← Картка» (прийшло з картки), а в рядку рахунку-джерела — «Картка → Готівка» (пішло в готівку). Так навіть у довгій стрічці зрозуміло, що це дві половини одного переказу.

Групові операції — рядки, що розгортаються

Більшість операцій уміщається в один рядок: глянули — і все ясно. Але дві операції містять усередині більше ніж один запис, тому вони групові: ліворуч від такого рядка стоїть стрілочка, і якщо її натиснути, рядок розгортається й показує свій повний вміст. Це:

• Продаж послуг — усередині перелік усіх проданих в цій операції послуг. Розгорнувши, ви бачите таблицю з колонками Послуга, Ціна, Знижка, Бонуси, Реально — скільки коштувала кожна послуга й скільки клієнт за неї врешті заплатив.
• Закупівля матеріалів — усередині перелік усіх куплених матеріалів. Колонки: Назва, Ціна, К-сть у тарі, О/в, Куплено, Тара, Сума — що, по чому й скільки ви закупили.

У згорнутому вигляді в описі такої операції стоїть підказка, скільки всередині рядків: «(2 послуг)» або «(3 позицій)». Цей суфікс застосунок додає сам — щоб ви бачили обсяг, не розгортаючи.

Три правила, які діють завжди

Перш ніж розбирати кожну операцію, варто знати три прості правила. Вони бережуть вашу історію від нісенітниць — на кшталт грошей, що зʼявилися раніше, ніж сам рахунок.

Правило 1. Дата операції не може бути раніша за день створення рахунку. Логіка проста: поки рахунку не існувало, на ньому не могло бути жодного руху грошей. Тож якщо ви завели картку місяць тому, операцію по ній не вийде поставити торішнім числом.

Правило 2. Витрата заднім числом не може бути більшою за те, що лежало на рахунку того дня. Застосунок памʼятає, скільки грошей у вас було не лише зараз, а й тиждень тому. Тож якщо минулого вівторка на рахунку було 40 000 ₴, провести того вівторком витрату на 50 000 ₴ не вийде — таких грошей у той день просто не існувало. (Виняток — рахунок з дозволеним відʼємним балансом, тобто овердрафтом: йому йти в мінус можна.)

Правило 3. Майбутня дата дозволена. Операцію можна створити наперед. Знаєте, що в неділю адміністратор витратить залишені гроші, — занесіть це сьогодні майбутнім числом, і не доведеться відкривати застосунок у свій вихідний.

Прихід — вільне поповнення

«Прихід» — це гроші, що зайшли на рахунок, але не повʼязані з продажем послуг: інвестиція, повернення боргу, особистий внесок, подарунок на розвиток. Ви самі вирішуєте, звідки ці гроші й до якої категорії їх віднести.

Кнопка «Прихід» (зелений «плюс») відкриває віконце з полями:

• Сума. Скільки грошей зайшло. Цифра одразу зелена — це прихід.
• Рахунок. На яку поличку лягли гроші — оберіть зі списку рахунків.
• Дата транзакції. Коли це сталося. Можна поставити й заднє число, якщо забули внести вчасно (у межах трьох правил вище), і навіть майбутнє.
• Категорія. До чого належить цей прихід — наприклад «Зовнішнє фінансування». Обираєте зі списку вже доданих категорій, а якщо потрібної немає — тиснете зелений «+» поряд і створюєте нову прямо тут.
• Підкатегорія. Уточнення джерела — наприклад «Стартовий капітал». Так само обирається зі списку або додається через «+».
• Опис. Будь-який текст своїми словами: «Марта внесла 10 000 на тестовий запуск». Саме його потім знайде пошук.

Обовʼязкові лише сума й рахунок — решту можна лишити порожньою. Тобто операцію можна створити навіть з однією категорією чи самим описом. Але якщо хочете згодом мати зрозумілу аналітику реальних грошей, заповнюйте дбайливо. Натискаєте «Зберегти» — операція зʼявляється у стрічці. Передумали — «Закрити».

Чому категорії у списку саме такі, а не всі підряд? Категорії поділені на два типи — «Прихід» і «Витрата». У віконці приходу вам пропонуються лише категорії типу «Прихід», щоб ви випадково не віднесли поповнення до витратної групи. Як влаштовані типи категорій — докладно в розділі про словники.

Витрата — вільна витрата

«Витрата» — дзеркало приходу, тільки гроші виходять. Це вільні витрати, не повʼязані з калькуляцією бізнесу: купили молоток, провели корпоратив, оплатили щось разове. У калькуляцію собівартості це не йде, але зафіксувати рух грошей важливо, щоб картина фінансів була повна.

Кнопка «Витрата» (червоний «мінус») відкриває віконце з тими самими полями, що й у приході:

• Сума. Скільки грошей пішло. Цифра червона — це витрата.
• Рахунок. З якої полички списати гроші.
• Дата транзакції. Коли витратили; працюють ті самі три правила.
• Категорія. До чого витрата належить — наприклад «Будівельні роботи». Тут список пропонує лише категорії типу «Витрата». Бракує потрібної — «+» поряд створює нову.
• Підкатегорія. Уточнення — наприклад «Ремонтні роботи». Так само зі списку або через «+».
• Опис. Своїми словами: «Купили молоток».

Як і в приході, обовʼязкові лише сума й рахунок. «Зберегти» — операція у стрічці; «Закрити» — вихід без збереження.

Переказ — гроші між своїми рахунками

«Переказ» — це коли ви перекладаєте власні гроші з одного свого рахунку на інший: зняли готівку з картки, відклали з каси на депозит, поповнили валютний рахунок. Загальна сума грошей у бізнесі від цього не змінюється — вони просто переїхали з полички на поличку.

Кнопка «Переказ» (значок ⇄) відкриває віконце:

• З рахунку. Звідки гроші йдуть.
• На рахунок. Куди гроші приходять.
• Сума списання. Скільки знімається з рахунку-джерела (червона).
• Сума зарахування. Скільки приходить на рахунок-отримувач (зелена).
• Дата. Коли переказ відбувся.
• Опис. Що це за переказ — наприклад «Зняла готівку».

Коли обидва рахунки в одній валюті, сума списання й сума зарахування рівні — скільки пішло, стільки й прийшло. А ось коли валюти різні (скажімо, з доларового рахунку на гривневий), між сумами зʼявляється поле «Курс». Воно підставляється з ваших курсів валют у налаштуваннях бізнесу, але його можна змінити вручну для цього конкретного переказу. Сума зарахування рахується сама: сума списання × курс.

Тарас переказує долари в гривню. Він списує з доларового рахунку 200 $, курс підставився 44 (з курсів бізнесу). Застосунок одразу показує суму зарахування: 200 × 44 = 8 800 ₴. Тарас тисне «Зберегти» — і на гривневий рахунок лягає 8 800 ₴, а з доларового зникає 200 $.

Після збереження переказ створює дві транзакції: мінусову на рахунку-джерелі й плюсову на рахунку-отримувачі. Обидві з категорією «Переказ», обидві зі стрілкою на другий рахунок у колонці «Рахунок». Так у стрічці завжди видно обидві половини руху.

Як відредагувати чи видалити транзакцію

Будь-яку операцію правлять і видаляють через кнопку з трьох крапок у кінці її рядка.

Редагувати

Пункт «Редагувати» відкриває таке саме віконце, як при створенні цього типу операції, тільки вже з вашими даними — міняйте, що треба, і зберігайте. У Приході та Витраті можна змінити геть усе, навіть рахунок. Єдиний особливий виняток у всьому модулі стосується продажу послуг: там рахунок змінити не можна. Решта типів редагуються так само, як створюються: те саме віконце, ті самі поля й правила.

Порада. Системний запис «Початковий баланс», який зʼявився, коли ви заводили рахунок, теж можна відредагувати — наприклад, виправити стартову суму, якщо помилились при створенні рахунку. Або видалити, якщо потрібно.

Видалити

Пункт «Видалити» прибирає операцію. Перед цим застосунок завжди показує вікно з підтвердженням, бо дію не можна скасувати, і після видалення баланс рахунку перераховується автоматично. Для звичайної операції зникає один рядок. Для групових і переказу наслідки ширші:

• Переказ. Видаливши одну половину переказу, ви видаляєте обидві — і списання, і зарахування. Інакше гроші б «зависли» на одному боці.
• Продаж послуг і Закупівля матеріалів. Це групові операції, тож разом із рядком зникає весь його вміст.

Продаж послуг — облік того, що ви продали

«Продаж послуг» — найглибша з усіх операцій. Це не просто «гроші зайшли», а повноцінний облік продажів вашого бізнесу. Вибираючи послугу, ви берете її прямо зі свого прайсу — з реальною назвою й ціною, які налаштовані в модулі «Послуги». А дані про продаж не лише змінюють баланс рахунку, а ще й лягають у модуль «Продаж послуг» і живлять аналітику: саме звідси застосунок знає, скільки чого ви продали й скільки на цьому заробили.

Людською мовою. Прихід — це коли просто впали гроші «звідкись». А продаж послуг — це коли ви кажете застосунку: «я зробила манікюр за 600 і шугаринг за 550». Він не лише додасть гроші на рахунок, а й запамʼятає, які саме послуги пішли, з якою знижкою, — щоб потім показати вам, що приносить прибуток, а що ні.

Кнопка «Продаж послуг» (зелений «плюс») відкриває віконце. Згори — список «Оберіть послугу для додавання» з пошуком і зелений «+» поряд. Ви знаходите потрібну послугу й тиснете «+» — і вона падає в таблицю нижче. Це обовʼязково: поки не натиснули «+», послуга в чек не потрапила. «+» лише додає вже наявну послугу з вашого прайсу — нову послугу він не створює.

Колонки в рядку проданої послуги

Уявіть, що ви робите манікюр подрузі. Послуга коштує 600 ₴, але ви хочете взяти з неї рівно 300. Є два шляхи, і обидва дають однаковий результат. Можна вписати в «Знижка %» число 50 — і «Реально» само стане 300 ₴. А можна одразу вписати в «Реально» 300 — і застосунок сам порахує, що знижка склала 50%. Робіть так, як зручніше думати в цю мить.

Підсумок по рахунках і збереження

Під таблицею послуг застосунок показує блок «Підсумок по рахунках»: він групує всі рядки за рахунками й показує, скільки лягає на кожен. Нижче — рядок «Разом у базовій валюті» із загальною сумою й важливою припискою: «Кожен рахунок буде збережено як окрема транзакція». Це ключовий момент: якщо в одному продажу ви розподілили оплату на різні рахунки, у стрічку транзакцій вони впадуть окремими записами — по одному на кожен рахунок, щоб згодом вас не плутати.

Уявіть чек із трьох послуг. Корекція брів за 400,50 ₴ зі знижкою 10% — реально 360,45 ₴, на готівку. Гель-лак за 900 ₴ зі знижкою 200 ₴ — реально 700 ₴, теж на готівку. Класичний манікюр за 600 ₴, де 300 ₴ клієнт закрив бонусами, — реально 300 ₴, на картку. У підсумку по рахунках: на готівку 360,45 + 700 = 1 060,45 ₴, на картку 300 ₴. Разом 1 360,45 ₴. Після збереження у стрічці зʼявиться два записи продажу — один на готівку, другий на картку.

Унизу — «Дата транзакції» (час, як завжди, проставиться сам) і «Опис» із підказкою, що суфікс «N послуг» додасться в таблиці автоматично. Натискаєте «Зберегти» — і відбувається три речі водночас: створюється фінансова транзакція (одна на кожен задіяний рахунок), вона лягає у стрічку, і одночасно створюється запис у модулі «Продаж послуг», звідки продаж потрапляє в аналітику.

Редагування продажу

Через три крапки → «Редагувати» відкривається таке саме віконце, тільки тепер для зміни. Тут є одна важлива заборона: рахунок змінити не можна — поля рахунку в рядках стають неактивними. Решту — склад послуг, знижки, бонуси, дату, опис — правити можна. Це єдине місце у всьому модулі, де рахунок заблоковано для зміни.

Закупівля матеріалів — закупка й оновлення цін

«Закупівля матеріалів» робить дві справи водночас. По-перше, фіксує витрату грошей на закупівлю — як звичайна витрата. По-друге (і це найцінніше), дозволяє одразу оновити вартість матеріалів у вашій коморі, не заходячи в модуль «Матеріали». Купили гель-лак дорожче, ніж раніше, — оновили його ціну прямо тут, і вся собівартість послуг автоматично перерахується під нову закупівлю.

Кнопка на сторінці зветься «Закупка матеріалів» (червоний «мінус»), а саме віконце — «Закупівля матеріалів». Згори — список «Оберіть матеріал для додавання» і зелений «+». Знаходите матеріал, тиснете «+» — і він падає в таблицю нижче. Як і в продажу, «+» лише додає вже наявний матеріал зі складу, нового не створює.

Колонки в рядку закупленого матеріалу

Перевірмо на прикладі. Дезінфектор: ціна 195 ₴ за один флакон, у флаконі 500 мл, купили 5 флаконів. Сума цієї позиції: 195 × 5 = 975 ₴. Якщо в тому ж чеку ще ватні диски за 75 ₴ (1 пачка) і база для гель-лаку за 678 ₴ (1 флакон), загальна сума закупівлі буде 975 + 75 + 678. Кожна позиція рахується окремо, а внизу застосунок підсумовує все.

Значок «оновити» — як закупівля міняє собівартість

Ось головна користь цього вікна. Щойно ви змінюєте «Ціну» або «К-сть у тарі» в рядку, правіше від зміненого поля зʼявляється значок оновлення (кругова стрілочка). Спершу він білий — це означає «ти змінив цифру, але матеріал у коморі поки лишається старим». Якщо натиснути значок, він стає зеленим — і це обіцянка: коли ви збережете закупівлю, нова ціна (або новий обʼєм тари) запишеться в сам матеріал у модулі «Матеріали». А отже, перерахується його порція, і вся математика бізнесу — собівартість послуг і динамічних витрат — оновиться під свіжу закупівлю.

Уявіть, що гель-лак подорожчав. Раніше ви брали його по 120 ₴ за флакон 10 мл, а тепер постачальник підняв ціну до 400 ₴ і змінив фасування на 25 мл. Ви заводите закупівлю, міняєте ціну на 400, кількість у тарі на 25, тиснете обидва значки оновлення — вони зеленіють. Зберігаєте — і матеріал у коморі тепер коштує 400 за 25 мл, порція перерахована, а собівартість усіх послуг із цим гель-лаком сама підлаштувалась.

Уважно. Якщо значок не активувати (лишити білим), закупівля просто зафіксується як витрата грошей, а ціна матеріалу в коморі лишиться старою. Це доречно, коли ціна стрибнула разово й ви не хочете чіпати свою усталену собівартість. «Куплено» значка не має ніколи — кількість куплених тар на сам матеріал не впливає, це лише обсяг цієї конкретної закупівлі.

Унизу вікна — загальна «Сума (базова валюта)», підказка «N позицій у закупці», вибір рахунку, дата й опис (із автоматичним суфіксом «N позицій» у таблиці). «Зберегти» — закупівля лягає у стрічку (а матеріали, де ви активували значок, оновлюються).

Видалення закупівлі

Видаляючи закупівлю через три крапки, ви побачите вікно з точним попередженням:

«Видалення транзакції. Ви збираєтеся видалити запис закупки матеріалів на суму 1 120,00 ₴. Разом з транзакцією будуть видалені усі позиції корзини закупки. Баланс рахунку буде автоматично перераховано. Цю дію не можна скасувати.» Кнопки: «Скасувати» і «Видалити».

Тобто зникне вся закупівля з усіма її позиціями разом, а баланс рахунку відкотиться назад на суму закупівлі.

Фіксована витрата — сплата витрати з калькуляції

«Фіксована витрата» — це коли ви платите одну зі своїх фіксованих витрат, які раніше завели для калькуляції бізнесу: оренду, інтернет, підписку на софт. Замість вписувати суму руками, ви обираєте витрату зі списку — і застосунок сам підтягує суму, яку ви для неї запланували.

Кнопка «Фіксовані витрати» (червоний «мінус») відкриває віконце. Згори — список «Фіксована витрата», звідки ви обираєте потрібну. Одразу під нею сірим підписом видно її групу — наприклад «Категорія: Софт» або «Категорія: Інше». Це довідкова підказка з модуля фіксованих витрат, щоб ви впізнали витрату; на саму транзакцію вона не впливає. Нижче — «Сума (базова валюта)», уже заповнена тим значенням, яке ви запланували за повний період.

Кнопка «Оновити планову суму»

Часто буває, що ціна на фіксовану витрату змінилася: софт подорожчав, оренду підняли. Щоб не йти в модуль фіксованих витрат і не правити суму там, ви можете зробити це прямо тут. Щойно ви вписуєте суму, яка відрізняється від запланованої, поруч зʼявляється кнопка «Оновити планову суму», а ліворуч — підказка зі старою плановою сумою (наприклад «Планова сума: 2 000,00»).

• Не натиснули кнопку — застосунок просто проведе цю оплату на нову суму разово, а планова сума у фіксованих витратах і вся математика бізнесу лишаться старими. Це доречно, коли ціна підскочила тимчасово.
• Натиснули — кнопка стає бірюзовою й каже «Планова сума буде оновлена». Тепер при збереженні нова сума перезапише планову у фіксованих витратах, і вся собівартість бізнесу підлаштується під неї. Це для випадку, коли ціна змінилася назавжди.

Оновити планову суму можна не лише при створенні, а й у редагуванні фіксованої витрати — головне, щоб введена сума відрізнялася від тієї, що зараз стоїть у фіксованих витратах.

Якщо платити з валютного рахунку

Сума фіксованої витрати завжди в базовій валюті бізнесу (зазвичай гривні). Якщо ви обираєте рахунок в іншій валюті — наприклад доларовий, — у вікні зʼявляється поле «Курс (USD → базова)». Воно підставляється з ваших курсів валют у налаштуваннях бізнесу й має підпис «Підставлено з курсів бізнесу. Можна змінити вручну», тож курс цієї оплати за потреби правиться. Нижче застосунок показує «Сума списання (USD)» — скільки доларів насправді спишеться з рахунку: це базова сума, поділена на курс.

Уявіть оплату софту з доларового рахунку. Витрата запланована на 2 100 ₴, але платите ви з доларів. Курс підставився 44. Застосунок ділить 2 100 на 44 і показує суму списання: 47,73 $. Саме стільки доларів піде з рахунку, хоча у звітах витрата залишиться рівно 2 100 ₴.

Далі — рахунок, дата, опис. Після «Зберегти» відбувається дві дії: оновлюється сума фіксованої витрати (якщо ви натиснули кнопку оновлення) і створюється сама транзакція. У стрічці така операція отримує категорію «Фіксовані витрати», а підкатегорією стає назва самої витрати (наприклад «BizCalc»).

Словники транзакцій

Категорії й підкатегорії, які ви бачите у вікнах операцій, живуть в окремому місці — словнику. Кнопка «Словники» у правому верхньому куті сторінки відкриває «Словники транзакцій». Щоб повернутися назад, угорі зліва є кнопка «← Транзакції».

Це список усіх ваших категорій. Стовпці: Назва, Тип (позначка «Витрата» червоним або «Прихід» зеленим), Транзакцій (скільки операцій у цій категорії — це просто лічильник, не посилання) і Дії (олівець для перейменування й червоний кошик для видалення).

Системні й власні категорії

Частина категорій позначена словом «Системна» — їх застосунок створює сам і ви їх лише переглядаєте, без олівця й кошика. Це «Закупівля матеріалів», «Початковий баланс», «Продаж послуг» і «Фіксовані витрати» — саме в них падають однойменні операції. Категорія «Переказ» працює як системна дія поза словником, тож у цьому списку ви її не побачите.

Решта категорій — ваші власні: їх можна перейменовувати, видаляти й додавати нові.

Додати категорію

Кнопка «+ Додати категорію» відкриває віконце «Нова категорія» з двома полями: «Назва» й «Тип» (Витрата або Прихід). Тип задається один раз і потім не змінюється — він вирішує, у яких вікнах категорія зʼявлятиметься: витратна буде доступна у «Витраті», прибуткова — у «Приході». Назва — від двох символів, без повторів.

Додати підкатегорію

Щоб додати підкатегорію, розгорніть категорію стрілочкою — нижче зʼявиться блок «Підкатегорії» з білою кнопкою «+ Додати підкатегорію». У віконці пишете лише назву й зберігаєте. Тип підкатегорія успадковує від своєї категорії — окремо його задавати не треба.

Перейменувати й видалити

Олівець у рядку відкриває маленьке віконце зі зміною назви (наприклад «Редагувати підкатегорію») — нова назва оновлюється всюди, де ця категорія стоїть.

Червоний кошик видаляє категорію або підкатегорію, але лише якщо в ній немає жодної транзакції. Якщо хоч одна операція використовує цю категорію, кошика не буде — спершу видаліть або перенесіть ті транзакції, і тоді порожня категорія видалиться. Видалення категорії стирає й усі її підкатегорії. Перед видаленням зʼявляється підтвердження:

«Видалення категорії. Ви збираєтеся видалити категорію (назва). Цю дію не можна скасувати.» Кнопки: «Скасувати» і «Видалити».

З чим це повʼязано

• Рахунки — кожна транзакція змінює баланс свого рахунку; переказ рухає гроші між двома. Валютні операції перераховуються за курсами з налаштувань рахунків.
• Послуги — продаж послуг бере назви й ціни прямо з вашого прайсу на момент продажу.
• Матеріали — закупівля матеріалів може одразу оновити їхню вартість і обʼєм тари, а отже й собівартість послуг.
• Фіксовані витрати — оплата фіксованої витрати може оновити її планову суму, і вся математика бізнесу підлаштується.
• Продаж послуг (окремий модуль) — кожен ваш продаж лягає туди, щоб його можна було відстежувати.
• Аналітика — зводить докупи весь рух грошей із транзакцій і собівартість із калькуляції, даючи повну картину фінансів.

З чого почати

Найперший запис зʼявиться сам — це «Початковий баланс» кожного рахунку, який ви завели. Далі вносьте реальні рухи грошей: продажі — через «Продаж послуг», закупівлі — через «Закупку матеріалів», оренду й підписки — через «Фіксовані витрати», усе разове — через «Прихід» і «Витрату», а перекладання грошей між своїми рахунками — через «Переказ». Не лінуйтеся ставити категорії й короткий опис: за тиждень ви забудете деталі, а застосунок — ні, і аналітика віддячить зрозумілими звітами.

Сценарії з життя

Віка проводить продаж послуг подрузі

Віка зробила подрузі манікюр за 600 ₴ і зняття за 200 ₴, але по-дружньому дала невелику знижку.

• Тисне «Продаж послуг», знаходить «Манікюр», тисне «+» — послуга в чеку.
• У «Знижка ₴» ставить 100 — «Реально» само стає 500 ₴.
• Додає «Зняття покриття», у «Бонуси» вписує 50 ₴ — «Реально» стає 150 ₴.
• Оплату за манікюр кладе на картку, а зняття покриття — на готівку. Тисне «Зберегти».

У стрічці зʼявляються записи по потрібних рахунках, а продаж потрапляє в аналітику. Віка бачить не просто суму приходу, а які саме послуги принесли ці гроші.

Тарас проводить закупку хімії та оновлює собівартість

Тарасу привезли шампунь для детейлінгу за новою ціною. Він тисне «Закупка матеріалів», додає матеріал, міняє ціну на 1 200 ₴ за каністру, тисне значок оновлення — той зеленіє. Ставить «Куплено» 4 каністри, обирає рахунок і зберігає.

Гроші списались як реальна витрата, а ціна матеріалу в коморі оновилась. Собівартість усіх послуг, де використовується цей шампунь, підлаштувалась сама — Тарасу не довелося окремо йти в модуль матеріалів.

Марта перевіряє тестові гроші й постійну витрату

Марта готує пісочницю для майбутнього бізнесу. У «Словниках» вона створює категорію «Власні внески» з типом «Прихід» і підкатегорію «Стартовий капітал». Тепер, коли вона вносить прихід на 10 000 ₴, ці гроші в аналітиці не змішуються з продажами.

Після цього Марта проводить «Фіксовані витрати»: обирає «Оренда», бачить підставлені 2 000 ₴, змінює на 2 100 ₴ і натискає «Оновити планову суму», бо тестує постійний варіант. Транзакція зберігається, а майбутня калькуляція одразу рахується з новою орендою.

Що поки не вміємо

• Сортувати таблицю кліком по колонках. Порядок завжди один — найновіші зверху; для відбору є фільтри.
• Фільтрувати одразу по кількох рахунках. У фільтрі обирається лише один рахунок або всі.
• Шукати по чомусь, крім опису. Пошук дивиться тільки в колонку «Опис», не в суму чи категорію.

Часті запитання