Завантаженість: Прогноз

«Прогноз» — друга сторінка розділу «Завантаженість» і, по суті, головний інструмент усього застосунку для бізнес-рішень. Якщо на сторінці «Продажі» ви зафіксували, що вже продали (знімок продажів), то тут ви граєтесь із майбутнім: берете цей знімок і дивитесь, що буде, якщо змінити період або рівень завантаженості бізнесу. Скільки ви заробите за рік? За якої завантаженості вийдете в нуль? Скільки матеріалів закупити, якщо клієнтів стане вдвічі більше? Усе це «Прогноз» рахує наперед, ще до того, як воно станеться насправді.

Людською мовою. Уявіть кермо й педаль газу для свого бізнесу на папері. Ви не міняєте нічого в реальності — ви просто «крутите ручки»: додаєте завантаженість, розтягуєте період на місяць чи рік — і одразу бачите, як на це відповідають прибуток, собівартість і кількість клієнтів. Це безпечний майданчик, де можна програти будь-який сценарій наперед і ухвалити рішення, спираючись на цифри, а не на здогади.

Робота з продажами (знімок продажів) описана в окремій статті про сторінку «Продажі». Тут ідеться про симуляцію, яка на цей знімок спирається.

Як «Прогноз» повʼязаний із «Продажами»

Щоб усе, що нижче, лягло в голові на правильну полицю, спершу про головне. На сторінці «Продажі» ви створили знімок продажів — зліпок того, скільки чого продали за певний період, із коефіцієнтами ефективності кожної послуги. «Прогноз» бере цей знімок як відправну точку й будує з нього свій знімок — знімок прогнозу. І ось ключове: саме знімок прогнозу є головним у програмі. Уся аналітика й усі підсумки беруть дані саме з нього, а не зі знімка продажів. Тобто продажі — це фундамент, а прогноз — це той поверх, на якому живе бізнес.

Період аналізу ефективності

Найперший блок — вибір періоду, але тут він влаштований інакше, ніж у «Продажах». Готових пресетів («минулий тиждень» тощо) більше немає — лишився тільки точний вибір дат: Початкова дата і Кінцева дата. Зроблено так навмисно, бо в прогнозі ви плануєте будь-який відрізок, який заманеться, — від одного дня до кількох років. Хочете побачити рік наперед — поставте рік.

Щойно ви обрали період, миттєво перераховуються ті самі пʼять карток «Статистики періоду» (Всього днів, Робочі дні, Робочі години бізнесу, Сума робочих годин, Години перерв — усі вони пояснені у статті про «Продажі»). А разом із ними перераховуються всі послуги: кожна множить свій коефіцієнт ефективності на нову кількість робочих днів. Так застосунок розуміє, скільки кожної послуги було б продано в новому періоді, якби зберігся той самий темп.

Звідки беруться базові цифри нового періоду. Згадаймо коефіцієнт ефективності зі сторінки «Продажі» — це середня кількість продажів послуги за робочий день. Якщо ваш знімок зроблено за 29 днів, а в прогнозі ви ставите 60 днів, застосунок просто продовжує той самий темп: бере коефіцієнт і множить на нові робочі дні. Виходить базова кількість продажів під новий період — ніби бізнес працював у тому ж ритмі весь цей час. Сам знімок продажів при цьому залишається недоторканим: період у прогнозі — це лише лінза, крізь яку ви дивитесь, а не зміна ваших даних.

Індикатор прибутку

Праворуч угорі — «Індикатор прибутку», серце сторінки в трьох числах. Це чистий прибуток бізнесу за вибраний період: дохід мінус усі витрати.

• Базовий — скільки чистого прибутку дасть ваш знімок продажів, переведений коефіцієнтами на новий період. Це відповідь на запитання «скільки я зароблю, якщо все йтиме як зараз, протягом цього періоду». Базовий реагує тільки на зміну періоду й не залежить від ваших симуляцій — він стоїть як орієнтир. Він може бути як плюсовим, так і мінусовим: якщо вийшов мінус — значить, за такої завантаженості бізнес у цьому періоді працює в збиток.
• Симуляція — той самий чистий прибуток, але вже з урахуванням ваших змін завантаженості. Якщо ви симуляцією наростили завантаженість, тут буде більше; якщо зменшили — менше. Поле фарбується: зеленим, коли прибуток виріс проти базового, і червоним, коли впав.
• Різниця — наскільки в грошах змінився прибуток через вашу симуляцію: просто Симуляція мінус Базовий. Вона показує ціну ваших рішень: «якщо я дотягну завантаженість до такого рівня, це додасть стільки-то гривень за період».

Симуляція ефективності

Нижче індикатора — блок «Симуляція ефективності», ті самі «ручки», якими ви крутите завантаженість бізнесу. Угорі — перемикач між двома режимами, а під ним поле з кнопками «+», «−» і відсотком.

Що таке симуляція простими словами. Це корекція ваших продажів на заданий відсоток. Якщо послугу продали 100 разів, то +1% додасть їй один продаж (стане 101), а −50% прибере половину (стане 50). Якщо продажів було 223, то +10% додасть приблизно 22 продажі. Ви ніби кажете: «а уявімо, що всього стало на стільки відсотків більше (або менше)» — і застосунок одразу перераховує прибуток.

Два режими: Глобальна і Персональна

Глобальна — ви впливаєте на всі послуги бізнесу одночасно одним відсотком. Поставили +10% — кожна послуга підросла на 10% своїх продажів. Це швидкий спосіб підняти або опустити завантаженість усього закладу разом.

Персональна — ви впливаєте на кожну послугу окремо. Щойно ви вмикаєте цей режим, кнопки «+» і «−» у головному блоці гаснуть, а поряд зʼявляється напис «Глобальні контролери вимкнено». Тепер керування переходить униз, у рядки кожної послуги — там у кожної свої «+» і «−».

Уважно: режими не змішуються. Працює або глобальна симуляція, або персональна — це перемикач. Якщо ви налаштували персональні зміни, а потім перемкнулися назад на глобальну, персональні налаштування скинуться. Тож обирайте режим до того, як починаєте крутити цифри.

Як вводити значення

Натискайте «+» або «−», щоб міняти відсоток крок за кроком; якщо затиснути кнопку, цифра побіжить у потрібний бік сама. Можна й просто вписати відсоток вручну, а кнопка «0%» поряд миттєво повертає симуляцію до нуля — зручно, коли награлися зі сценаріями й хочете знову побачити чисту базу. Униз можна опускати аж до того, поки всі продажі не стануть нулем, а вгору — поки бізнес не впреться у свою стелю завантаженості (близько 100%).

Чому у відсотка немає однієї фіксованої межі. У кожного сценарію своя стеля. Якщо у вас зараз багато вільного часу, ефективність можна наростити хоч на тисячі відсотків, поки місця не заповняться. Тому якщо вписати в поле завідомо величезне число, застосунок сам замінить його на максимально можливе для цього сценарію — те, за якого загальне завантаження стане найбільшим. Простіше кажучи, нагнати більше, ніж фізично вміщають ваші робочі місця, не вийде.

Як поводиться завантаженість при зростанні. Робочі місця заповнюються нерівномірно, бо в них різна завантаженість. Коли ви глобально нарощуєте ефективність і якесь місце дійшло до 100%, це не зупиняє процес — заповнене місце просто лишається повним, а застосунок добиває завантаженість в інших місцях, поки всі вони не наблизяться до 100%. Так система чесно показує, де у вас вузьке місце, а де ще є запас.

Кільця робочих місць — що змінилось у «Прогнозі»

Блок «Ефективність робочих місць» виглядає схоже на «Продажі», але кільця тут стали розумнішими. Як і раніше, перше коло — «Загальне завантаження», далі по одному на кожне місце. Нове ось що.

Подвійне кільце і його колір

Тепер у кожного кола два кільця. Внутрішнє темне — це базова завантаженість (як було без ваших симуляцій), а зовнішнє — результат із урахуванням ваших змін. Зовнішнє кільце фарбується трьома кольорами, щоб ви відразу бачили напрямок:

• Синій — змін немає, симуляція дорівнює базовому.
• Зелений — ви наростили завантаженість (зростання).
• Червоний — ви зменшили завантаженість.

Дві цифри в центрі

У центрі кола тепер два відсотки. Верхній — завантаженість з урахуванням ваших змін (симуляція), нижній — базова, без змін. Коли ви нічого не міняли, обидві цифри однакові, а кільце синє.

Цифри під кільцем

Блоки під кільцем теж отримали рядок «Симуляція». У «Завантаженні» (години): Базова — скільки годин зайнято в базовому розрахунку; Симуляція — скільки з урахуванням ваших змін; Доступно — скільки ще вільно; Всього — повна місткість. У «Продажах» (штуки): Базові, Симуляція, Доступно, Різниця (на скільки штук симуляція відрізняється від базового в цьому місці) і Максимально.

Блок послуг: базовий та новий показник продажів

Унизу — список послуг, згрупований за категоріями, який розгортається й згортається кнопкою «Детальніше», як і в «Продажах». У шапці кожної категорії праворуч три цифри: Базові, Симуляція і Різниця — скільки продажів у базі, скільки після ваших змін і наскільки змінилось.

Що показано в рядку послуги

Зліва — параметри послуги, частина з яких незмінна, а частина жива:

• Тривалість — скільки триває послуга. Це стале значення, лише довідка.
• Ефективність — наскільки вичерпано стелю послуги: продано поділити на максимально можливе. Якщо продали 10 із 20 можливих — це 50%.
• Ціна — вартість послуги, за яку ви її продаєте.
• Собівартість — а ось це жива цифра, і вона реагує на ваші зміни завантаженості в реальному часі. Більше продажів — менша собівартість, і навпаки.
• Максимально / Доступно — скільки разів послугу можна продати, якби всі послуги стояли на нулі (Максимально), і скільки ще можна продати зараз (Доступно).

Чому собівартість падає, коли продажів більше. Уся справа у фіксованих витратах, які розподіляються на всі продані послуги. Уявіть оренду 10 000 ₴ на місяць. Якщо за місяць продано лише 10 послуг, на кожну ляже по 1 000 ₴ оренди. А якщо 100 послуг — лише по 100 ₴. Що більше ви продали, то легше «розмазати» фіксовані витрати, і кожна послуга відчуває їх менше — тому її собівартість і меншає. У «Прогнозі» це видно наживо: наростили завантаженість — собівартість послуг поповзла вниз.

Праворуч — числа продажів і прибутку, базові поруч із симуляційними:

• Базові — скільки продажів цієї послуги в базовому розрахунку.
• Прибуток (біля базових) — скільки грошей принесли всі ці продажі за період.
• Симуляція — скільки продажів стало з урахуванням ваших змін.
• Прибуток (біля симуляції) — новий прибуток з урахуванням змін.
• Різниця — на скільки штук змінилась кількість продажів.
• Різниця в прибутку — на скільки гривень змінився прибуток саме цієї послуги.
• Персональна симуляція — поле керування цією послугою окремо. Коли ввімкнено глобальний режим, тут стоїть прочерк; коли персональний — зʼявляються «+» і «−».

Персональна симуляція в рядку

Коли ви перемкнулись на персональний режим, у кожній послузі стають активними «+» і «−» — і це той самий відсоток, що й у глобальній, тільки тепер він стосується лише цієї послуги. Ви можете опустити її аж до нуля продажів або підняти до максимально можливого для неї. Так одну послугу можна «розігнати», а іншу притишити — і одразу побачити, як це позначиться на загальному прибутку.

Збереження знімка прогнозу

Унизу сторінки — напис: «Зверніть увагу: збереження знімка прогнозу фіксує поточні розрахунки (базові та симульовані) по послугах. Ви зможете перезаписати знімок пізніше», і кнопка «Зберегти». Тут, на відміну від продажів, окремого вікна-підтвердження немає — ви просто тиснете «Зберегти».

Чому цей знімок головний. Знімок прогнозу — не те саме, що знімок продажів. Знімок продажів — це сире джерело, а знімок прогнозу будується з нього й стає основним у програмі: саме з нього бере дані вся аналітика й усі підрахунки. Тобто остаточна картина бізнесу, яку ви бачите в аналітиці, спирається на той прогноз, який ви зберегли тут. Перезаписати його можна будь-коли, але памʼятайте, що новий збережений прогноз і стане тим, на що дивитиметься вся програма.

Навіщо це потрібно — головна думка

Сенс «Прогнозу» в тому, що він вас не обмежує. Це майданчик, де ви ставите будь-яке запитання про свій бізнес і одразу отримуєте цифру у відповідь. Ось лише кілька речей, які можна тут зробити:

• Знайти точку беззбитковості — піднімати завантаженість симуляцією, поки індикатор прибутку не перейде з мінуса в нуль, і побачити, за якого рівня бізнес перестає бути збитковим.
• Спланувати потрібну маржу — налаштувати завантаженість, а потім піти в аналітику й перевірити, якого прибутку ви досягли.
• Підготувати закупівлі наперед — поставити період рік, побачити очікувану кількість клієнтів і одразу побачити в аналітиці, скільки матеріалів закупити на рік уперед.
• Прикинути межу витрат — спланувати найгірші й найкращі часи, побачити, за якої завантаженості зʼявляються додаткові витрати, і вирішити, скільки ви готові вкласти.

Коротко: тут можна прогнати будь-який сценарій бізнесу ще до того, як він стався насправді, і мати всі потрібні цифри під рукою.

З чим це повʼязано

• Продажі — знімок продажів є фундаментом, з якого будується прогноз.
• Послуги, Матеріали, Фіксовані та Динамічні витрати — формують собівартість, яка тут оживає й реагує на завантаженість.
• Робочі місця — задають місткість і стелю завантаженості для симуляцій.
• Аналітика — бере дані саме зі збереженого знімка прогнозу; це головне джерело для всіх підсумків програми.

З чого почати

Спершу оберіть період, який хочете спланувати, — хоч місяць, хоч рік. Подивіться на «Базовий» в індикаторі прибутку: це ваш орієнтир за теперішнього темпу. Далі обережно покрутіть глобальну симуляцію вгору й вниз і стежте за «Симуляцією» та «Різницею» — так ви відчуєте, як завантаженість впливає на прибуток. Коли знайдете цікавий вам сценарій, натисніть «Зберегти», щоб аналітика рахувала саме по ньому. Якщо хочете тонкого налаштування — перемкніться на персональний режим і керуйте кожною послугою окремо.

Сценарії з життя

Уявіть Олену, що шукає точку беззбитковості

У молодого салону Олени базовий прибуток за місяць поки мінусовий і червоний. Олена потроху піднімає глобальну симуляцію: +10%, +20%. На якомусь відсотку «Симуляція» в індикаторі переходить через нуль і зеленіє. Тепер Олена знає, на скільки треба наростити потік клієнтів, щоб салон перестав працювати в збиток.

Уявіть Тараса, що планує рік наперед

Тарас ставить період з 1 січня по 31 грудня. Застосунок розтягує його продажі на цілий рік за тим самим темпом і показує очікуваний прибуток і кількість послуг. Тарас іде в аналітику й бачить, скільки матеріалів піде за рік, — і вирішує закупити частину одразу, бо вже знає очікувані обсяги.

Уявіть Вікторію, що балансує крісла

Вікторія перемикається на персональний режим. Бачить, що одне перукарське крісло вже на 100%, а друге майже порожнє. Вона піднімає персональну симуляцію послуг, що йдуть на друге крісло, і дивиться, як зелене кільце цього місця наповнюється, а загальний прибуток росте. Так вона знаходить, чим завантажити простій.

Уявіть Олега, що приміряє спад

Олег хоче зрозуміти, що буде в поганий сезон, коли клієнтів менше. Він ставить глобальну симуляцію на −30%. Кільця червоніють, «Симуляція» в індикаторі падає, зʼявляється відʼємна «Різниця». Олег бачить точну суму, яку втратить, і завчасно вирішує, як до цього підготуватися.

Що поки не вміємо

• Поєднувати глобальну й персональну симуляцію. Це або-або; при перемиканні на глобальну персональні зміни скидаються.
• Зберігати кілька знімків прогнозу. Знімок один; новий перезаписує попередній, і саме він стає основним для всієї програми.
• Використовувати пресети періоду. На відміну від «Продажів», тут лише точний вибір дат.

Часті запитання