Динамічні витрати

Динамічні витрати — це витрати, які трапляються в бізнесі не на кожного клієнта, а час від часу, з певною частотою. Не кожен відвідувач пʼє чай, бере цукерку чи користується вбиральнею — хтось так, хтось ні. Але за місяць ці дрібниці все одно зʼїдають гроші, і їх треба чесно врахувати в ціні послуг.

На цій сторінці ви описуєте такі витрати й кажете застосунку, наскільки часто кожна з них трапляється, а він розподіляє їхню вартість потроху на кожну послугу.

Людською мовою. Уявіть вазу з цукерками біля каси. Не кожен клієнт бере звідти цукерку — хтось візьме, хтось пройде повз. Але ваза все одно поступово порожніє, і це ваші гроші. Повісити повну вартість цукерок на кожного клієнта було б несправедливо, адже не кожен брав. Тому ви просто кажете застосунку, як часто цукерки розбирають, а він чесно «розмазує» цю витрату — потрошку на кожну послугу.

Чим динамічні витрати відрізняються від матеріалів і фіксованих витрат

У застосунку є три різні види витрат, і їх легко переплутати. Ось чим динамічна витрата відрізняється від сусідніх розділів.

Ще одна важлива відмінність у будові. Матеріал — це одна позиція з вашої комори. А динамічна витрата — це готовий набір, зібраний із кількох матеріалів. Наприклад, «Комплімент» може складатися з цукерки й печива, а «Туалетний сервіс» — з усього, що йде на одне відвідування вбиральні: паперу, мила, серветок. Спершу ви збираєте такий набір зі складників, і застосунок рахує його собівартість, а потім кажете, як часто цей набір трапляється.

Чому важливо тримати тут саме загальні витрати. Динамічна витрата лягає рівномірно на всі послуги бізнесу, бо будь-яка послуга може привести клієнта, який випʼє каву чи скористається вбиральнею. Тому сюди заносять загальні дрібниці гостинності й сервісу, а не щось вузьке, привʼязане до однієї конкретної процедури. Витрату, що стосується лише однієї послуги (наприклад, окрема насадка саме для одного виду стрижки), правильніше враховувати в матеріалах тієї послуги, а не тут.

Головна ідея: набір складників плюс частота

Робота з динамічною витратою складається з двох простих кроків.

Крок перший — зібрати набір. Ви додаєте в динамічну витрату складники з вашої комори матеріалів і вказуєте, скільки кожного йде на одне використання. Застосунок підсумовує їхню вартість і отримує собівартість набору — скільки коштує одне повне використання цієї витрати.

Крок другий — задати частоту. Ви кажете, наскільки часто цей набір трапляється, у відсотках від нуля до ста. Сто відсотків означає, що набір іде на кожну послугу. Пʼятдесят — на кожну другу. Чим рідше клієнти користуються витратою, тим менший відсоток ви ставите.

Далі застосунок рахує, скільки лягає на кожну послугу, за простою формулою:

На кожну послугу = собівартість набору × відсоток використання.

Приклад. Туалетний сервіс зібрано зі складників на 10 ₴ за одне використання. Ви ставите частоту 50%, бо вбиральнею користується приблизно кожен другий клієнт. Застосунок додасть до собівартості кожної послуги 5 ₴ (це половина від 10). Якби ви поставили 100%, на кожну послугу лягло б усі 10 ₴, а при 0% — нічого.

Що ви бачите на сторінці

Згори, під заголовком, розташований рядок «Залишилося: … з …» з приміткою «для всіх бізнесів». Нижче — смужка керування: ліворуч поле пошуку, праворуч кнопки «Категорія» і зелена «Додати витрату». Основну частину займає таблиця зі списком ваших динамічних витрат, а під нею — вибір кількості рядків на сторінці й перехід між сторінками.

Рядок «Залишилося: … з …»

Цей рядок показує, скільки динамічних витрат ви ще можете створити й який загальний дозволений обсяг. Запас спільний на весь ваш обліковий запис, а не на окремий бізнес: якщо у вас два бізнеси, вони ділять цей запас між собою.

Пошук

Поле пошуку фільтрує таблицю за назвою витрати. Почніть набирати кілька літер — і в списку залишаться тільки витрати, у назві яких є цей текст. Пошук працює саме за назвою.

Таблиця динамічних витрат — як її читати

Кожен рядок таблиці — це одна динамічна витрата. Колонки такі:

Будь-яку колонку можна впорядкувати — натисніть на її заголовок зі стрілками. Назви й категорії шикуються за абеткою, числові значення — від більшого до меншого і навпаки.

Колонка «Використовується» — як часто витрата трапляється

Це серце всього модуля. У колонці видно три речі: смужку-повзунок, відсоток поряд і коротку підказку під ним звичайними словами.

Відсоток означає, на яку частину послуг припадає ця витрата. Застосунок одразу перекладає його в зрозумілу фразу, щоб вам не доводилося рахувати в голові:

• 100% — «кожна послуга». Витрата трапляється завжди.
• 84% — «майже кожна послуга». Трапляється дуже часто, але не зовсім завжди.
• 50% — «кожна 2 послуга». Приблизно кожен другий клієнт.
• 43% — «майже кожна 2 послуга». Трохи рідше, ніж кожен другий.
• 25% — «майже кожна 4 послуга». Приблизно кожен четвертий.

Коли відсоток дає рівне число (50% — це точно кожен другий), підказка каже прямо: «кожна 2 послуга». Коли число не рівне, застосунок додає слово «майже», щоб ви розуміли, що це наближено. Так ви завжди бачите не сухий відсоток, а живу картину: наскільки часто клієнти насправді користуються цією витратою.

Колонка «Собівартість»

Тут показано, скільки коштує одне повне використання набору. Це сума вартості всіх складників, які ви додали в цю витрату. Наприклад, якщо «Комплімент» складається з цукерки за 2,40 ₴ і печива за 2,83 ₴, його собівартість буде 5,23 ₴. Поки в набір не додано жодного складника, собівартість дорівнює нулю. Це число рахується автоматично й змінюється щоразу, коли ви правите склад набору.

Колонка «Дії» — три крапки і кошик

У колонці дій два інструменти:

• Три крапки відкривають вікно зі складом набору — саме там ви додаєте матеріали, з яких зібрана витрата, і керуєте їхньою кількістю. Докладно про це нижче, у розділі про складники.
• Червоний кошик видаляє динамічну витрату назавжди.

Як змінити частоту прямо в рядку

Частоту використання можна міняти просто в таблиці, не відкриваючи окремих вікон. Зробити це можна двома способами.

Спосіб перший — повзунком. Натисніть на саму смужку й потягніть повзунок ліворуч або праворуч. Частота змінюється на ходу, і щойно ви тягнете повзунок, нове значення вже зберігається. Щоб завершити, клацніть у будь-якому вільному місці екрана або натисніть Enter.

Спосіб другий — числом. Натисніть на сам відсоток поряд зі смужкою. Замість нього зʼявиться поле, куди ви вписуєте потрібну цифру. Підтверджуєте зміну галочкою, а скасовуєте хрестиком. Цей спосіб зручний, коли треба поставити точне значення, наприклад рівно 30%.

Підказка. Повзунком зручно прикинути частоту приблизно, на око, а числом — задати точне значення. Обидва способи роблять те саме, користуйтеся тим, що зручніше в конкретний момент.

Що означає 0% і навіщо він потрібен

Якщо поставити частоту 0%, витрата вважається такою, що зараз не використовується. Під повзунком так і буде написано «не використовується». У цьому стані витрата нічого не додає до собівартості послуг, але сам запис нікуди не зникає — він лишається в списку разом зі своїм набором складників.

Це зручно, коли витрата тимчасово неактуальна, але видаляти її назовсім ви не хочете. Наприклад, влітку ви перестали пригощати клієнтів гарячим чаєм — поставте чаю 0%, і він перестане впливати на розрахунки. Восени поверніть потрібний відсоток, і витрата знову запрацює, причому склад набору збережеться, нічого заново збирати не доведеться.

Як додати нову динамічну витрату

Натисніть зелену кнопку «Додати витрату» — відкриється вікно по центру екрана з формою «Додати динамічну витрату». Поля згори вниз:

• Назва витрати. Обовʼязкове поле, щонайменше дві літери. Двох витрат з однаковою назвою бути не може.
• Категорія динамічної витрати. Обовʼязкове поле. Оберіть категорію зі списку. Якщо потрібної немає, натисніть зелений плюс поряд — відкриється віконце, де ви створите нову категорію й повернетесь до форми.
• Використання (%). Тут ви задаєте частоту. У цій формі повзунок мишею не тягнеться — частоту вводять числом: або впишіть її в поле, або натискайте кнопки «мінус» і «плюс» поряд, щоб зменшити чи збільшити значення. Смужка під полем показує обране значення, а поки воно нульове, під нею написано «не використовується».
• Сума. Ціна продажу набору — скільки ви берете з клієнта, якщо продаєте цей набір окремо. Лишіть нуль, якщо даєте його безкоштовно: тоді в колонці «Прибуток» побачите мінус на всю собівартість.

Заповнивши поля, натисніть «Зберегти». Витрата зʼявиться у списку. Кнопка «Скасувати» закриває форму без збереження.

Уважно: спершу витрата, потім складники. У формі створення ви ще не додаєте матеріали. Спочатку ви зберігаєте саму витрату з назвою, категорією й частотою, а вже потім відкриваєте її склад через три крапки й наповнюєте набір складниками. Тому одразу після створення витрата має собівартість нуль — у ній ще немає жодного компонента.

Складники: з чого збирається набір

Щоб зібрати набір, натисніть три крапки в рядку витрати. Відкриється вікно «Компоненти для витрати на …» з назвою вашої витрати в заголовку. Воно влаштоване так.

Угорі вікна — два показники: «Кількість складників» (скільки матеріалів уже в наборі) і «Загальна вартість» (сума вартості всіх складників, тобто собівартість набору). Нижче — поле для додавання нового складника, а під ним — список тих, що вже додані.

Додати складник

У рядку додавання два поля й кнопка:

• Матеріал. Випадаючий список усіх матеріалів з вашої комори. Оберіть потрібний — наприклад, «Цукерки» чи «Бальзам/кондиціонер».
• Кількість. Скільки цього матеріалу йде на одне використання набору. Кількість указується в тій одиниці виміру, яку ви задали матеріалу в коморі: якщо цукерки міряються штуками, впишіть кількість штук; якщо бальзам — мілілітрами, впишіть мілілітри.
• Кнопка «Додати». Додає складник у набір.

Кількість можна вказувати не лише цілим числом, а й дробовим. Якщо на одне використання йде половина чогось, впишіть 0,5. Головне, щоб кількість була більшою за нуль — додати складник із нульовою кількістю не вийде, бо тоді застосунок не знатиме, скільки матеріалу насправді витрачається.

Кожен матеріал — лише один раз. Один і той самий матеріал можна додати в набір тільки одного разу. Якщо він уже є у списку складників, повторно додати його не вдасться — натомість змініть його кількість прямо в списку (як це зробити — нижче).

Список складників і його вартість

Усі додані складники видно у списку нижче. У кожному рядку — назва матеріалу, його кількість з одиницею виміру (наприклад, «1 шт.»), вартість цієї кількості й хрестик праворуч. Вартість кожного складника застосунок рахує сам: бере ціну порції матеріалу з комори й множить на кількість, яку ви вказали. Усі ці вартості підсумовуються у «Загальну вартість» угорі вікна — це і є собівартість набору, яка потім потрапляє в колонку «Собівартість» таблиці.

Змінити кількість складника

Щоб змінити, скільки матеріалу йде в набір, натисніть на число кількості в рядку складника. Замість нього зʼявиться поле для вводу. Впишіть нове значення й підтвердіть галочкою, а щоб відмовитися від зміни — натисніть хрестик поряд. Вартість складника й загальна вартість набору перерахуються одразу.

Прибрати складник

Щоб прибрати матеріал із набору, натисніть хрестик у кінці його рядка. Складник видаляється відразу, без додаткового підтвердження, а загальна вартість набору одразу зменшується. Будьте уважні: підтвердження тут немає, тож хрестик прибирає складник миттєво.

Усе зберігається само. У вікні складників нічого окремо зберігати не треба. Будь-яка зміна — додавання, зміна кількості, видалення — застосовується відразу. Закінчивши, просто натисніть «Закрити».

Що буде, якщо матеріал зник із комори

Складники набору беруться з вашої комори матеріалів. Якщо ви згодом видалите такий матеріал у розділі «Матеріали» або вимкнете його там оком, він перестане брати участь у розрахунках. Відповідно, його вартість випаде з набору, а собівартість динамічної витрати перерахується й стане меншою. Тож якщо собівартість набору раптом змінилася сама собою, варто перевірити, чи всі його матеріали ще активні в коморі.

Категорії динамічних витрат

Кнопка «Категорія» вгорі сторінки відкриває вікно «Керування категоріями динамічних витрат». Це окремий список груп саме для динамічних витрат, він не змішується з категоріями інших розділів. У вікні є пошук за назвою, кнопка «Додати запис», список наявних категорій і посторінкове гортання. Кнопка «Закрити» робить те саме, що й хрестик угорі.

Що можна робити з категоріями:

• Додати. Кнопка «Додати запис» відкриває форму з полем «Назва категорії». Назва обовʼязкова. Двох однакових категорій бути не може.
• Перейменувати. Олівець у рядку категорії дозволяє змінити назву. Після збереження нова назва оновлюється скрізь, де ця категорія використовується.
• Видалити. Кошик видаляє категорію, спершу спитавши підтвердження.

Категорію, у якій є витрати, видалити не можна. Якщо до категорії прикріплено хоча б одну динамічну витрату, застосунок не дасть її видалити й покаже про це повідомлення. Спершу перенесіть ці витрати в іншу категорію (зручно зробити це масовою дією «Перенести категорію») або видаліть самі витрати, і тоді порожня категорія видалиться.

Дії одразу над кількома витратами

Коли ви позначаєте квадратиками кілька рядків (або квадратик у шапці, щоб обрати все видиме), угорі сторінки зʼявляються дві додаткові кнопки.

Перенести категорію

Кнопка «Перенести категорію» відкриває вікно, де ви обираєте, у яку категорію перемістити позначені витрати. Обираєте нову категорію, зберігаєте — і всі позначені витрати разом переходять у неї. Це швидше, ніж міняти категорію кожній витраті окремо.

Видалити групу

Червона кнопка «Видалити групу» прибирає всі позначені витрати разом. У вікні жовтим кольором перелічено поіменно, що саме буде видалено, і для підтвердження треба власноруч ввести слово «Видалити». Лише після цього кнопка спрацює. Такий крок захищає від випадкового стирання великого списку одним кліком.

Видалити одну витрату

Червоний кошик у рядку видаляє динамічну витрату назавжди. Зʼявиться вікно «Видалення динамічної витрати» з попередженням, що дію неможливо скасувати, і кнопками «Скасувати» та «Видалити». Видалена витрата разом зі своїм набором складників не відновлюється, тож якщо ви не певні, надійніше просто поставити їй частоту 0% — так вона перестане впливати на розрахунки, але збережеться.

Гортання списку

Під таблицею є поле «Рядків на сторінці» — оберіть, скільки витрат показувати одночасно. За замовчуванням сторінка показує до 50 рядків. Поряд видно, на якій ви сторінці, і кнопки переходу: до першої сторінки, на попередню, на наступну й до останньої.

Як динамічні витрати впливають на собівартість послуг

Кожна динамічна витрата розподіляється на всі послуги бізнесу рівномірно, відповідно до своєї частоти. Застосунок не дивиться, скільки триває послуга чи скільки разів її продали, — він виходить із того, що будь-яка послуга може привести клієнта, який скористається цією витратою. Тому на кожну послугу лягає однакова частка: собівартість набору, помножена на відсоток використання.

Приклад. Туалетний сервіс на 10 ₴ за використання з частотою 50% додає по 5 ₴ до собівартості кожної послуги — і манікюру, і стрижки, і масажу однаково. Кава на 11 ₴ з частотою 84% додасть приблизно по 9,30 ₴ до кожної. Усі ваші динамічні витрати разом формують ту «надбавку гостинності», яку несе кожна послуга.

Поки що витрату не можна привʼязати до однієї послуги. Динамічна витрата завжди розподіляється на всі послуги бізнесу. Прикріпити її до якоїсь однієї конкретної послуги наразі не можна. Саме тому сюди й заносять загальні дрібниці сервісу, однакові для всіх клієнтів, а не щось, що стосується лише одного виду процедур.

З чим це повʼязано

• Матеріали — складники набору беруться саме з вашої комори матеріалів, з їхньою ціною порції. Зміна ціни матеріалу одразу впливає на собівартість набору.
• Послуги — кожна послуга отримує свою рівну частку всіх динамічних витрат у складі собівартості.
• Аналітика — показує загальну суму динамічних витрат і те, скільки яких матеріалів вони витрачають, тож ви бачите, у що саме обходиться гостинність.

З чого почати

На початку список порожній. Подумайте, чим у вашому закладі користується частина клієнтів, але не всі: вода, кава, чай, цукерки, вбиральня. Створіть першу витрату через «Додати витрату», дайте їй назву й категорію, поставте приблизну частоту. Потім відкрийте її склад через три крапки й додайте матеріали, з яких вона складається. Не переймайтеся точністю з першого разу — частоту й склад завжди можна підправити, коли придивитеся до реальної поведінки клієнтів.

Сценарії з життя

Віка ставить вазочку з цукерками

Віка ставить біля свого столика вазочку з цукерками — пригоститися може будь-хто, але беруть не всі. Вона заводить витрату «Цукерки» у категорії «Сервіс», додає в набір цукерку з невеликою кількістю на одне використання і ставить невисоку частоту, бо цукерку бере приблизно кожен четвертий. Підказка показує «майже кожна 4 послуга». Витрата маленька, але тепер вона теж чесно врахована в ціні манікюру.

Тарас точно рахує каву для гостей

У Тараса каву пропонують майже кожному гостю, тож він хоче врахувати її точно. Він створює витрату «Кава», через три крапки збирає набір із кількох складників — кави, цукру й одноразового стаканчика — і ставить високу частоту, близько 84%. Під повзунком застосунок підписує «майже кожна послуга». Тепер вартість кави рівномірно закладена в ціну кожної послуги, і наприкінці місяця Тарас не дивується, куди зникла пачка кави.

Марта приміряє вартість гостинності

Марта прикидає, як гостинність вплине на ціни майбутнього бізнесу. Вона заводить кілька витрат і грається з повзунком частоти: ставить чаю 50% і дивиться, скільки додається до собівартості, потім скидає на 0% — під повзунком зʼявляється «не використовується» — і бачить, як надбавка зникає. Так вона розуміє, у скільки обходиться сервіс, ще до відкриття справи; склад наборів при цьому зберігається.

Що поки не вміємо

• Привʼязати витрату до однієї послуги. Динамічна витрата завжди розподіляється на всі послуги бізнесу однаково; вибрати, що вона стосується лише певної процедури, поки не можна.
• Додати один матеріал у набір двічі. Кожен матеріал додається в набір лише один раз; щоб збільшити його витрату, змінюють кількість, а не додають повторно.
• Повернути видалену витрату. Після видалення витрата зникає назавжди разом зі своїм набором, відновити її не можна — лише створити заново.
• Врахувати різну частоту для різних послуг. Частота в кожної витрати одна на весь бізнес; не можна задати, що на манікюрі кавою частуються частіше, ніж на стрижці.

Часті запитання