Фіксовані витрати

Фіксовані витрати — це гроші, які бізнес платить щомісяця незалежно від того, скільки прийшло клієнтів. Оренда, податки, зарплата адміністратора, інтернет, бухгалтер, прибирання.

Прийшов один клієнт чи сто — ці суми все одно треба заплатити. На цій сторінці ви складаєте всі такі платежі в один список, щоб бачити, скільки коштує саме «тримати бізнес відчиненим».

Людською мовою. Уявіть, що ви зранку відчинили салон, а за весь день не зайшов жоден клієнт. У касі порожньо — але оренда, інтернет і податок усе одно «капають».

Ось це і є фіксовані витрати: вони є завжди, хоч би що сталося. Тут ви їх перелічуєте, щоб точно знати цю щомісячну «вартість існування».

Чому без цього розділу собівартість буде неправдою

Це один з найважливіших розділів усього застосунку. Кожна ваша послуга «несе на собі» частинку цих витрат — інакше й бути не може: за оренду й податки хтось має заплатити, а платять їх ваші продажі.

Якщо не внести фіксовані витрати, ціна послуги виглядатиме прибутковою, а насправді ледве покриватиме оренду.

Тому правило просте: спершу чесно перелічіть, що ви платите щомісяця, — і аж тоді цифри собівартості скажуть вам правду.

Що ви бачите на сторінці

Згори вниз: рядок «Залишилося…» (скільки витрат ще можна додати), поле пошуку, перемикач «Показати неактивні», кнопка «Категорія» (керування назвами категорій), зелена кнопка «Додати витрату» і сама таблиця зі списком.

Унизу таблиці — вибір, скільки рядків показувати, і перехід між сторінками.

Рядок «Залишилося: … з …»

Показує, скільки фіксованих витрат ви ще можете створити. Важлива деталь — цей запас спільний на весь ваш акаунт, а не на кожен бізнес окремо.

Якщо у вас два бізнеси, вони ділять його між собою: трохи витрат тут, трохи там.

Пошук і «Показати неактивні»

У полі пошуку наберіть кілька літер — список одразу залишить тільки витрати з такою назвою.

А перемикач «Показати неактивні» вмикає показ тих витрат, які ви тимчасово вимкнули (про вимкнення — нижче). У звичайному стані вони сховані, щоб не плутались під ногами; у дужках поряд видно, скільки їх зараз.

Як додати витрату

Натисніть зелену кнопку «Додати витрату» — відкриється невелика форма з чотирьох полів.

Назва. Як вам зрозуміло: «Оренда приміщення», «Інтернет», «Зарплата адміністратора». Мінімум — дві літери.

Категорія. До якої групи належить витрата: «Приміщення», «Податки», «Персонал», «Маркетинг». Оберіть зі списку, а якщо потрібної ще немає — натисніть зелений «+» поряд, створіть її у віконці, що відкриється, і повертайтесь.

Без категорії витрату не зберегти — це навмисно, щоб усе було розкладено по поличках.

Період — «раз на скільки місяців». Не кожна витрата приходить щомісяця: податок — щомісяця, а ліцензія, наприклад, раз на рік. Тут ви й кажете, як часто вона надходить.

Вказуйте будь-який період від раз на місяць чи раз на квартал, або 2 рази на рік. Як часто платите так і вказуєте.

Чому в цьому полі спершу стоїть 0. Нуль підписаний як «не використовується» — це навмисна зупинка. Без нього люди за звичкою проклацують «1» не думаючи.

А так ви на секунду спиняєтесь і свідомо обираєте, як часто витрата приходить. Зберегти з нулем не можна — найменше це «раз на місяць».

Сума. Скільки коштує витрата за один такий період. Можна з копійками (1 780,00). Нуль і мінус не приймаються — сума завжди більша за нуль.

Унизу — «Скасувати» і «Зберегти».

Як працює період і звідки береться колонка «В місяць»

Якщо витрата приходить не щомісяця, застосунок розкладає її рівно на всі місяці — щоб у розрахунках вона лягала плавно, а не вистрілювала раз на рік великою сумою.

Простий приклад. Ліцензія коштує 12 000 ₴ і платиться раз на рік. У колонці «В місяць» застосунок покаже 1 000 ₴ — і саме стільки щомісяця враховує в собівартості.

За дванадцять місяців якраз набіжить ті самі 12 000 ₴, тільки без різкого стрибка в місяць оплати. Якби період був «раз на місяць», у колонці «В місяць» стояла б повна сума.

Таблиця витрат

Кожен рядок — одна витрата. Зліва направо ви бачите: квадратик для позначки, Назву, Категорію, Суму, Період («раз на місяць»), скільки виходить «В місяць», і праворуч — дії (око та кошик).

Будь-яку колонку можна впорядкувати: натисніть на її заголовок. Назви та категорії шикуються за абеткою, а суми — від більшої до меншої або навпаки.

Зручно, коли хочете швидко побачити, що зʼїдає найбільше грошей.

Як виправити дані прямо в рядку

Не потрібно відкривати окрему форму — більшість даних редагуються прямо в таблиці.

Назву, суму і період ви міняєте просто: клікніть по самому значенню, виправте і натисніть Enter — готово.

Категорію міняють трохи інакше: біля неї є сірий олівець. Натисніть його — відкриється список ваших категорій, оберіть потрібну. Якщо в списку немає тієї, що треба, поряд є «+»: він відкриє віконце категорій, де ви створите нову й одразу продовжите.

Самого списку це не зупиняє — нову категорію видно відразу.

Вимкнути витрату, не видаляючи (око)

Іконка ока вмикає й вимикає витрату в розрахунках.

Око відкрите — витрата працює: вона рахується і входить у собівартість. Око перекреслене — витрата відпочиває: запис нікуди не зник, але в підрахунках його тимчасово немає.

Така витрата ховається зі списку (повернути на очі — перемикачем «Показати неактивні»), а її назва стає закресленою з позначкою «неактивна».

Коли це рятує. Призупинили на місяць рекламу чи заморозили підписку? Не видаляйте — просто погасіть око.

Коли повернетесь, увімкнете назад одним кліком, і не доведеться вписувати все заново.

Видалити витрату (кошик)

Червоний кошик прибирає витрату назовсім. Зʼявиться віконце «Видалення фіксованої витрати» з чесним попередженням, що повернути її буде неможливо, і двома кнопками — «Скасувати» та «Видалити».

Підказка. Якщо є хоч найменший шанс, що витрата ще знадобиться, — краще погасіть око, а не видаляйте. Вимкнену витрату легко повернути, видалену — ні.

Дії одразу над кількома витратами

Позначте кілька рядків квадратиками зліва (або квадратик у заголовку — обере все) — і вгорі зʼявляться дві кнопки.

Перенести категорію

Кнопка «Перенести категорію» відкриє віконце «Перенести в іншу категорію». Там написано, скільки витрат ви переносите, ви обираєте нову категорію зі списку й тиснете «Зберегти» — усі позначені витрати одразу переходять у неї.

Зручно, коли передумали і хочете перекласти одразу пʼять платежів, а не правити кожен окремо.

Видалити групу

Червона кнопка «Видалити групу» прибирає всі позначені витрати разом. У віконці жовтим кольором перелічено поіменно, що саме зникне, а щоб підтвердити, треба своїми руками написати слово «Видалити».

Цей крок навмисний — щоб великий список не зник від випадкового кліку.

Категорії витрат (кнопка «Категорія»)

Категорії — це групи, за якими ви розкладаєте витрати: «Приміщення», «Податки», «Персонал», «Софт», «Маркетинг», «Інше».

Кнопка «Категорія» відкриває віконце «Керування категоріями фіксованих витрат». Це окремий список назв саме для цього розділу.

У віконці можна:

• Додати — кнопка «Додати запис», поле «Назва» (обовʼязкове, порожнім лишити не можна). Двох однакових назв бути не може.
• Перейменувати — олівець біля категорії. Щойно міняєте назву, вона оновлюється скрізь, де згадується, — у всіх витратах цієї категорії.
• Видалити — кошик, з підтвердженням.

Чому категорію з витратами не дають видалити. Якщо в категорії є хоч одна витрата, система не дозволить її прибрати — інакше витрати лишилися б «без дому».

Спершу перенесіть ці витрати в іншу категорію (швидше за все — кнопкою «Перенести категорію») або видаліть їх, і тоді порожня категорія спокійно видалиться.

Як фіксовані витрати лягають у ціну послуги

Ось головне, заради чого ведеться весь список. Усі ваші фіксовані витрати за місяць застосунок сам розподіляє між послугами — за тим, скільки часу кожна послуга забрала у продажах.

«Забраний час» рахується просто: тривалість послуги помножена на те, скільки разів її продали. Чим більше часу послуга зайняла загалом, тим більшу частку оренди й податків вона на себе бере.

Логіка справедлива: хто більше працював — той більше й покриває.

Приклад перший — порівну. Дві послуги по годині, кожну продали один раз. Фіксованих витрат — 100 ₴. Часу обидві забрали однаково, тож і витрати діляться навпіл: по 50 ₴.

Приклад другий — одну послугу продавали частіше. Масаж і стрижка, обидві по годині. Масаж зробили 3 рази, стрижку — 1 раз. З 1 000 ₴ фіксованих витрат масаж бере 750 ₴ (по 250 ₴ за кожен із трьох разів), стрижка — 250 ₴. Більше продавали — більше й несе.

Приклад третій — одна послуга довша. Стрижка тривала 3 години (один раз), масаж — годину (один раз). З 1 000 ₴ стрижка забирає 750 ₴, бо зайняла три години з чотирьох, а масаж — 250 ₴. Довша робота зʼїдає більше часу — отже, й більше витрат.

Так само це працює для будь-якої кількості послуг. Самі продажі, ви налаштовуєте в розділі «Завантаженість».

Де подивитись загальну суму

На самій цій сторінці підсумку «всього на місяць» немає — тут ви тільки ведете список.

Спільну цифру всіх фіксованих витрат видно в Аналітиці: розділ «Калькуляція», блок «Витрати», група «Фіксовані витрати».

З чим це повʼязано

• Собівартість послуг. Кожна послуга бере свою частку цих витрат — за забраним часом.
• Завантаженість. Саме там народжуються продажі й час, за якими розкладаються фіксовані витрати між послугами.
• Аналітика. Показує загальну суму витрат і їхню вагу серед усіх витрат бізнесу.

З чого почати

Спочатку список порожній — у таблиці напис, що нічого не знайдено.

Додайте перші витрати: оренду, податки, зарплату, інтернет — те, що ви точно платите щомісяця. Решта прийде з часом.

Памʼятайте лише, що запас витрат спільний на весь акаунт, а категорії тут — свої, окремі від інших розділів.

Сценарії з життя

Віка вносить перші обовʼязкові платежі

Віка щойно почала вести розрахунки й додає тільки те, що точно платить щомісяця:

• «Додати витрату» → назва «Оренда місця», категорія «Приміщення», період «раз на місяць», сума 5 000 ₴. Зберегти.
• Так само заводить «Єдиний податок» у категорію «Податки».
• Додає «Інтернет» або інший невеликий платіж, який стабільно повторюється щомісяця.

Тепер манікюр, гель-лак і зняття вже «знають», що мають потроху покривати ці платежі. Віка не рахує все в голові — застосунок сам розкладає ці витрати в собівартість.

Тарас додає річну ліцензію для детейлінг-салону

Тарас купує музичну ліцензію для детейлінг-салону — 12 000 ₴ на рік. Він заводить її з періодом «раз на рік» і сумою 12 000 ₴.

У колонці «В місяць» бачить 1 000 ₴ — і саме стільки рівно лягає в розрахунок щомісяця. Жодного стрибка в той місяць, коли він реально платить за ліцензію.

Для Тараса це важливо: у нього кілька боксів, багато постійних платежів, і кожна послуга має отримати чесну частку цих витрат.

Марта перевіряє, чи потягне майбутній бізнес фіксовані витрати

Марта ще не відкрила бізнес, тому використовує розділ як пісочницю. Вона додає тестові витрати: оренду 10 000 ₴, податок 1 500 ₴, інтернет 500 ₴ і рекламу 3 000 ₴.

Потім Марта пробує погасити око навпроти «Реклама», щоб побачити, як зміняться розрахунки без цього платежу. Витрата не видаляється — просто тимчасово не бере участі в підрахунках.

Так Марта порівнює два варіанти: запуск із рекламою і запуск без реклами. Їй не треба нічого ламати чи видаляти — достатньо вмикати й вимикати витрати, поки вона шукає реалістичний сценарій.

Що поки не вміємо

• Показувати загальну суму прямо тут — цей розділ для ведення списку витрат, не для аналітики тому спільну цифру видно лише в Аналітиці (Калькуляція).
• Повертати видалену витрату — після видалення вона зникає назовсім, можна тільки створити заново.
• Видаляти категорію, поки в ній є витрати — спершу перенесіть або видаліть самі витрати.
• Привʼязувати витрату до конкретного дня оплати — період задається «раз на скільки місяців», а не календарною датою.

Часті запитання