Завантаженість: Продажі

Розділ «Завантаженість» складається з двох сторінок — «Продажі» і «Прогноз». На цій сторінці, «Продажі», ви заносите, скільки послуг ваш бізнес продав за певний період. Це може бути реальна історія ваших продажів або вигадані, «на відчуття», цифри для бізнесу, який ви тільки плануєте. Спираючись на ці дані, застосунок показує, наскільки щільно був завантажений ваш заклад: де крісла працювали на повну, а де простоювали. Саме з цих продажів потім оживає вся аналітика й працює «Прогноз» — адже без проданого нема чого аналізувати й симулювати.

Людською мовою. Уявіть, що наприкінці місяця ви сідаєте й записуєте в зошит, скільки якої послуги зробили. Тільки цей зошит розумний: щойно ви вписуєте продажі, він одразу показує, наскільки щільно було зайняте кожне крісло, де ви викладались на повну, а де було багато вільного часу. Ця сторінка — саме такий зошит: ви вносите продажі за період, а застосунок перетворює їх на чітку картину завантаженості бізнесу.

Дві сторінки «Завантаженості» і чому починаємо з продажів

«Продажі» — це історія: що насправді (або в уяві) було продано за обраний відрізок часу. «Прогноз» — це симуляція: там ви програєте різні сценарії, умови й рівні завантаженості, щоб налаштувати бізнес. Починати треба з продажів, бо прогноз спирається на них: поки не задано, що і як продавалося, симулювати нема від чого. Цю сторінку можна заповнювати трьома способами — вигадати продажі для майбутнього бізнесу, прикинути їх на відчуття або перенести сюди реальну історію продажів свого закладу.

Період продажів

Найперше — задати період, за який ви вносите продажі. Оскільки ви описуєте те, що вже відбулося (реально чи в уяві), період завжди в минулому. Задати його можна двома способами.

Швидкий вибір — готові кнопки-пресети: «Останні 7 днів», «Останні 30 днів», «Минулий тиждень», «Минулий місяць». Натиснули — період підставився сам.

Точний вибір дат — ви вручну вказуєте «Початкову дату» і «Кінцеву дату», обираючи їх у календарі. Це зручно, коли потрібен нестандартний відрізок, наприклад конкретні три тижні.

Статистика періоду — пʼять карток

Щойно період обрано, він перетворюється на пʼять цифр-карток. Кожна відповідає на своє запитання.

Дві картки тут легко сплутати, тож розберемо різницю на прикладі. Якщо заклад відчинений 8 годин на день і в періоді 10 робочих днів, то «Робочі години (бізнес)» — це 80 годин: стільки часу горить світло й відчинені двері. Але всередині цих 80 годин у вас працює, скажімо, 4 робочих місця одночасно — отже, продати ви можете не 80, а 320 годин роботи. Оце й буде «Сума робочих годин» — повна місткість бізнесу, усі крісла разом. Саме від неї рахується, наскільки ви завантажені.

Завантаженість робочих місць

Нижче — блок «Завантаженість робочих місць» з підписом «Деталізація по робочих місцях» і кількістю місць у дужках. Тут картина показана колами-індикаторами: перше коло, «Загальне завантаження», підсумовує весь бізнес, а далі йде по одному колу на кожне робоче місце (Перукарське крісло №1, Манікюрний стіл №2 і так далі). Завдяки колам ви візуально бачите, наскільки заповнене кожне крісло.

Що показує кожне коло

У центрі кола — відсоток завантаженості. Для окремого місця це частка його годин, які зайняті продажами: скільки годин продано поділити на всі робочі години цього місця. Для «Загального завантаження» це те саме, але по всьому бізнесу: скільки годин продано загалом поділити на повну місткість усіх місць.

Під колом — два блоки цифр.

Завантаження (у годинах):

• Використано — скільки годин уже зайнято продажами.
• Доступно — скільки годин ще вільно, тобто скільки ви ще можете продати.
• Всього — повна місткість у годинах: максимум цього місця (або всього бізнесу в загальному колі).

Продажі (у штуках послуг):

• Базові — скільки послуг уже продано в цьому місці (а в загальному колі — по всьому бізнесу).
• Доступно — скільки ще послуг можна продати, рахуючи по найкоротшій за часом послузі в цьому робочому місці.
• Максимально — скільки найбільше послуг тут узагалі вміститься, теж рахуючи по найкоротшій послузі.

Чому «Доступно» й «Максимально» рахуються по найкоротшій послузі. Це підказка про потенціал місця, а не точний план. Коротші послуги вміщуються частіше, тож застосунок бере найкоротшу з доступних у цьому місці й показує, скільки таких найкоротших послуг сюди ще влізе («Доступно») і скільки влізло б максимум («Максимально»). Це дає відчути верхню межу можливостей крісла. У загальному колі ці цифри — суми по всіх місцях.

Послуги: введення продажів

Нижче — блок «Послуги: введення продажів», де ви власне вписуєте кількість проданих послуг. Послуги згруповані за категоріями (Брови/Вії, Депіляція, Манікюр, Масажі, Перукарня). У шапці кожної категорії праворуч видно «Продано» і «Максимально» — скільки послуг цієї категорії вже продано і скільки тут максимум можливо. Кнопка «Детальніше» розгортає або згортає список послуг категорії: у згорнутому вигляді видно лише підсумок категорії, у розгорнутому — кожну послугу окремо.

Що видно зліва в рядку послуги

Зліва — назва послуги, її тривалість і ціна, а дрібним шрифтом нижче — на яких робочих місцях вона виконується і скільки максимум разів її можна продати (наприклад, «Доступна на: Манікюрний стіл №1 (191 разів)»). Ця цифра показує стелю послуги, якби всі інші послуги стояли на нулі продажів; вона фіксована й не міняється, навіть коли ви почнете вписувати продажі.

Цифри праворуч у рядку послуги

Праворуч — пʼять показників. Перші три розраховуються самі й лише показують стан справ, а в останні два ви вносите продажі.

Коеф. ефект-ті (з підписом «продажі / дні») — коефіцієнт ефективності, тобто скільки в середньому разів послугу продають за один робочий день. Він рахується як кількість продажів, поділена на робочі дні періоду. Наприклад, якщо за 29 робочих днів послугу продали 12 разів, коефіцієнт буде 0,41 (12 поділити на 29). Цей показник виконує дві ролі: ви відразу бачите, наскільки послуга ходова, а ще саме на нього спиратиметься «Прогноз», коли ви задаватимете майбутні періоди.

Популярність (з підписом «від всіх продажів») — яку частку всіх продажів бізнесу складає ця послуга. Тут важлива тільки кількість продажів, а не ціна чи тривалість. Якщо одну послугу продали 90 разів, а іншу — кілька, то перша популярніша, хай навіть дешевша й коротша: її просто частіше купують. Рахується вона як продажі цієї послуги, поділені на всі продажі бізнесу. Якщо послугу продали 10 разів, а всього по бізнесу було близько 168 продажів, її популярність буде близько 6% (10 поділити на 168).

Ефективність — наскільки ви вичавили цю послугу з можливого в теперішніх умовах. Це продано, поділене на її поточний максимум. Якщо послугу можна продати 10 разів і ви продали всі 10 — ефективність 100%, ви вичерпали все. Якщо продали 5 із 10 — ефективність 50%, лишилося ще 5.

Чому ефективність може підстрибнути сама. Поточний максимум — рухома річ. Уявіть, що в кабінеті дві послуги ділять час. Ви продали одну 5 разів із можливих 10 — ефективність 50%. Та якщо інша послуга в цьому ж кабінеті забере решту вільного часу, для першої вже не лишиться слотів: її максимум упаде до 5, і ефективність стане 100% — бо з наявних 5 ви зробили всі 5. Ефективність показує не абсолютну межу, а наскільки повно ви використали те, що було реально можливо в цих умовах.

Продано — головне поле, куди ви вносите продажі. Поряд кнопки «−» і «+», або можна вписати число вручну. Це кількість послуг, які ви продали за період.

Залишок — динамічна цифра: скільки разів цю послугу ще можна продати. Вона жива й змінюється, бо послуги ділять між собою час робочих місць. Якщо в кабінеті дві послуги по годині й вільно 10 годин, кожну можна продати 10 разів; та щойно ви продали будь-яку одну, у кожної залишок стає 9 — бо одну годину вже зайнято.

Як працює розподіл продажів по робочих місцях

Коли ви натискаєте «+1», за лаштунками відбувається акуратний розподіл — застосунок має вирішити, на яке саме робоче місце «покласти» цей продаж. Працює це за двома правилами.

Правило перше — частка послуги в місці. Кожна послуга має в кожному своєму місці частку. Якщо в кабінеті лише одна послуга, її частка там 100%. Якщо послуг дві — у кожної по 50%. Коли ви продаєте послугу, застосунок кладе продаж туди, де в неї найбільша частка. Логіка справедлива: так послуга займає «своє» місце й не забирає час у кабінеті, де більше потрібні інші послуги. Коли це місце заповнюється, продаж переходить у наступне, де частка трохи менша, і так далі.

Правило друге — пріоритет робочого місця. Якщо послуга має однакову частку в кількох місцях, вибір вирішує пріоритет: той порядок робочих місць, який ви задали в модулі «Робочі місця». Місце, що стоїть вище за порядком, заповнюється першим, а коли воно повне — наступне за чергою.

Коли часу бракує. Якщо інші послуги вже зайняли весь час у робочому місці, то послуга, яку там ще жодного разу не продали, отримає в рядку червоне сповіщення «у робочого місця немає часу для послуги». Це означає, що для неї фізично не лишилося вільних годин — спершу треба звільнити час, зменшивши продажі інших послуг цього місця.

Збереження: знімок продажів

Поки ви вносите продажі, вони живуть лише на цій сторінці. Унизу про це нагадує напис: «Зверніть увагу: введені значення продажів будуть збережені лише після натискання кнопки. Поки ви не збережете знімок продажів, дані існують тільки локально на цій сторінці». Щоб зафіксувати все, натисніть зелену кнопку «Зберегти».

Зʼявиться вікно «Підтвердіть збереження знімка» з текстом: «Увага: для бізнесу зберігається лише один знімок продажів. Новий знімок замінить попередній. Продовжити?» — і кнопками «Скасувати» та «Підтвердити».

Що таке знімок продажів. Це збережений «зліпок» вашого періоду — кількість проданих послуг і їхні коефіцієнти ефективності. Саме після збереження знімка оживає розділ «Аналітика» й починає рахувати по цих даних. Важливо памʼятати: знімок для бізнесу лише один. Новий повністю замінює попередній, і відновити попередні налаштування буде неможливо. Тож зберігайте свідомо.

Що відбувається при зміні періоду

Якщо після внесення продажів ви міняєте період, поведінка залежить від напрямку.

Якщо період збільшити — нічого зайвого не станеться, жодних вікон. Ви просто отримуєте більше можливостей: місткість зросла, тож і продати тепер можна більше.

Якщо період зменшити — зʼявиться вікно «Змінити період?» з текстом «Введені продажі будуть автоматично скориговані до максимумів нового періоду. Продовжити?» і трьома кнопками: «Скасувати», «Змінити без корекції», «Змінити з корекцією».

Змінити без корекції

Кількість продажів лишається незмінною. Але якщо в коротшому періоді якась послуга вже не вміщається стільки разів, її залишок піде в мінус — застосунок покаже, наприклад, «−4». Це означає, що ви налаштували на 4 продажі більше, ніж тепер може вміститися, і треба зменшити продажі цієї послуги на чотири, щоб конфігурація стала правильною. Знімок у стані мінус зберегти не можна. Цей режим потрібен, коли ви хочете приміряти інший період, але не хочете збивати свої налаштування продажів.

Змінити з корекцією

Застосунок сам підрізає продажі до того, що вміщається в новий період, але робить це лише тоді, коли кількість продажів упирається в межу місткості. Розберемо на прикладі. Припустимо, послугу продали 10 разів, її максимум — 20, а період 20 днів. Якщо зменшити період до 10 днів, із самими продажами нічого не станеться — зміняться лише коефіцієнт ефективності (з 0,5 на 1, бо ті самі 10 продажів тепер припадають на менше днів) і завантаженість (з 50% на 100%). А от якщо зменшити період ще, до 5 днів, коефіцієнт лишиться 1, завантаженість 100%, але самі продажі скоригуються до 5 — бо більше пʼяти разів за цей короткий період послугу вже не вмістити.

Корекція працює лише в бік зменшення періоду. У зворотний бік вона не потрібна: коли період збільшують, продажі просто отримують більше вільного місця.

Уважно. Хоч «без корекції», хоч «з корекцією» — жоден із цих варіантів сам по собі не зберігає знімок. Вони лише міняють налаштування продажів на сторінці. Щоб зафіксувати результат, усе одно треба натиснути «Зберегти» внизу.

З чим це повʼязано

• Графік — задає робочі дні й години, з яких рахуються «Робочі дні» та «Робочі години» періоду.
• Робочі місця — дають повну місткість бізнесу, а їхній порядок визначає пріоритет при розподілі продажів.
• Послуги — їхня тривалість разом із перервою визначає, скільки кожної послуги вміститься, а ціна бере участь у підрахунках.
• Аналітика — оживає після збереження знімка й рахує підсумки бізнесу саме по цих продажах.
• Прогноз — друга сторінка «Завантаженості»; вона спирається на коефіцієнти ефективності, які народжуються тут.

З чого почати

Спершу оберіть період — найпростіше взяти готовий пресет, наприклад «Минулий місяць». Перегляньте картки статистики, щоб переконатися, що робочі дні й години відповідають дійсності. Потім розгорніть категорії кнопкою «Детальніше» й вносьте продажі кожної послуги через «+», «−» або вручну, поглядаючи на залишок і завантаженість кіл. Коли картина зійдеться з реальністю (або з вашим задумом), натисніть «Зберегти» й підтвердіть знімок — після цього оживе аналітика.

Сценарії з життя

Віка вносить реальні продажі за минулий місяць

Віка хоче побачити чесну картину минулого місяця. Вона тисне пресет «Минулий місяць», перевіряє робочі дні у статистиці, розгортає категорію «Манікюр» і вписує в «Продано» реальні цифри: гель-лак — 40, класичний манікюр — 25, зняття — 15.

Кола завантаженості наповнюються, а коефіцієнти ефективності показують, які послуги продаються частіше. Коли Віка бачить, що картина схожа на реальність, вона тисне «Зберегти», підтверджує знімок — і аналітика оживає реальними даними.

Тарас перевіряє, де детейлінг-салону бракує часу

Тарас вносить продажі за останні 30 днів для детейлінг-салону: базова мийка — 90, полірування кузова — 24, хімчистка салону — 12. Він дивиться на кола завантаженості й бачить, що один бокс майже забитий, а другий має запас.

Коли Тарас пробує додати ще кілька полірувань, у рядку послуги зʼявляється повідомлення «у робочого місця немає часу для послуги». Він розуміє: інші довгі послуги вже зайняли весь час цього боксу. Щоб звільнити місце, Тарас зменшує продажі частини послуг і перевіряє завантаженість ще раз.

Марта приміряє продажі для майбутнього бізнесу

Марта ще не має реальної історії продажів, тому використовує сторінку як пісочницю. Вона бере період «Останні 30 днів» і вписує тестові цифри для майбутнього масажного кабінету: масаж спини — 30, масаж обличчя — 12, релакс-масаж — 8.

Потім Марта зменшує період і дивиться, що станеться з тими самими продажами. Якщо обрати «Змінити з корекцією», застосунок акуратно підріже те, що вже не вміщається в коротший період. Так Марта бачить не просто бажані продажі, а реалістичну межу для свого майбутнього графіка.

Що поки не вміємо

• Зберігати кілька знімків. Для бізнесу зберігається лише один знімок продажів; новий замінює попередній.
• Відновити попередній знімок. Після збереження нового попередні дані повернути не можна.

Часті запитання