Аналітика: Фінансова аналітика

Фінансова аналітика — це місце, де ви бачите всі свої реальні гроші: скільки насправді зайшло, скільки вийшло, на чому заробили, на що витратили. Це друга вкладка модуля «Аналітика». Якщо перша вкладка, «Калькуляція», показує математику бізнесу за вашими налаштуваннями й прогнозом, то ця — чистий факт із ваших транзакцій. Тут ви робите висновки, звіряєте план із життям і тонше налаштовуєте бізнес.

Уся ця вкладка будується на одному — на ваших транзакціях. Саме тому їх варто заносити відповідально: кожна акуратно внесена операція перетворюється тут на зрозумілу картинку, з якої видно, що відбувається з грошима, і на основі якої можна ухвалювати рішення. Лінуєтесь вносити — і дивитись буде нема на що.

Людською мовою. Якщо «Калькуляція» — це панель приладів, що показує, як машина мала б їхати за вашими налаштуваннями, то Фінансова аналітика — це бортовий журнал реальної поїздки: скільки пального справді спалили, де гальмували, скільки проїхали. Тут не план, а факт. І найцінніше — порівняти одне з одним: чи їдете ви так, як планували.

Уважно: тут реальні гроші, а не розрахунок. Усі цифри на цій вкладці — це те, що справді сталося з грошима у ваших транзакціях. Якщо хочете побачити, якою має бути картина за вашими налаштуваннями (собівартість, прогноз), — це сусідня вкладка «Калькуляція». А головна користь — дивитись на обидві поряд: наскільки реальний оборот розійшовся з прогнозним, наскільки реальні закупівлі відрізняються від розрахункових. Саме ці розбіжності й підказують, що в бізнесі підкрутити.

Фільтр періоду

Угорі — за який час дивитись гроші. Ліворуч поле з діапазоном дат, яке можна задати вручну, а поряд — чотири кнопки-пресети: «Рік», «Квартал», «Місяць», «Тиждень». Вони ставлять відповідно поточний рік, квартал, місяць чи тиждень — щоб не клацати дати руками для звичних відрізків. Усе, що нижче, рахується саме за обраний період.

Графіки самі підлаштовують крок під довжину періоду: за тиждень ви побачите дні, за рік — крупніші проміжки. Так довгий період не перетворюється на кашу з сотні стовпчиків.

Три підвкладки

Нижче фільтра — три підвкладки, кожна відповідає на своє питання:

• Загальна — загальний пульс: як рухались гроші за період.
• Надходження — звідки гроші прийшли.
• Витрати — куди гроші пішли

Загальна

Тут два графіки, що показують рух грошей у часі.

Динаміка руху коштів

Підпис — «Надходження та витрати за обраний період». Це графік із двома заливками: зелена — надходження (гроші заходять), помаранчева — витрати (гроші виходять). З першого погляду видно, у які дні було густо, а в які тихо, і чи не випереджають витрати надходження.

Динаміка доходів та витрат

Підпис — «Прибуток і збитки за обраний період». Той самий рух, але вже з висновком: тут є стовпчики надходжень і витрат, а поверх них — лінія прибутку. Прибуток — це проста різниця: надходження мінус витрати. Коли лінія вгорі — ви в плюсі, коли провалюється — у мінусі. Наведіть курсор на будь-який день — і побачите підказку з усіма трьома цифрами: скільки зайшло, скільки вийшло і який вийшов прибуток.

Що це дає. Високі стовпчики не завжди означають хороший день. Якщо надходження великі, але й витрати поряд такі самі — лінія прибутку буде низько. Цей графік не дає сплутати «багато грошей крутилось» із «багато заробили».

Надходження

Підвкладка про те, звідки до вас прийшли гроші за період. Три блоки.

Структура надходжень за категоріями

Кругла діаграма (пончик) із підсумком «Всього» по центру, а поряд — легенда зі списком: категорія й сума навпроти. Сюди потрапляють усі надходження за період — і продаж послуг, і власні категорії доходу (інвестиції, кредит, меценатство), і навіть початковий баланс рахунків. Тобто це повна відповідь на питання «звідки взялися всі гроші».

Розкладка робиться якомога детальніше: спершу застосунок бере підкатегорію надходження (щоб було дрібніше й точніше), а якщо підкатегорії немає — тоді категорію. Вільний дохід, якому ви взагалі не дали категорії, збирається під системною позначкою «Без категорії», щоб нічого не загубилось.

Біля заголовка «Сума» у легенді є сортувальна стрілка — натиснули, і список вишикувався від найбільшого надходження до найменшого або навпаки. (Така сортувальна стрілка є лише в цьому головному пончику надходжень і в такому ж пончику витрат — не плутайте з рештою таблиць.)

Легенда діаграми — це ключ або умовне позначення, яке пояснює, що означають різні кольори, лінії, візерунки або символи на графіку. Вона дозволяє легко зрозуміти, до якої категорії чи ряду даних належить кожен елемент візуалізації.

Реальні продажі послуг

Підпис — «Прибуток і збитки за обраний період. Розкрийте рядок, щоб побачити окремі продажі». Це найцінніший блок: він показує, скільки ви реально заробили на кожній послузі за період — з урахуванням знижок, які ви роздали. Колонки:

Чому зарплату винесли окремо від решти собівартості? Щоб ви бачили, наскільки ефективно ведете реальні продажі. Зарплата — це праця майстра, а С/в — це матеріали й накладні. Дивлячись на них окремо, легше зрозуміти, де саме зʼїдається прибуток: у роботі чи в матеріалах.

Уявіть рядок із цього блоку. Манікюр продали 10 разів, реальна сума на руки (після знижок) — 5 000 ₴. С/в (матеріали й накладні) — 800 ₴, зарплата майстру — 2 500 ₴. Прибуток: 5 000 − 800 − 2 500 = 1 700 ₴. А ось друга послуга: продали раз за 300 ₴, але дали велику знижку, тож на руки лишилось мало, зарплата 280 ₴ — і прибуток виходить −40 ₴, червоним. Ви одразу бачите: цю послугу за такої знижки робити невигідно.

Кожен рядок можна розкрити стрілочкою й побачити кожен окремий продаж цієї послуги: дату, ціну, знижку й суму, що лишилась на руки (оплату). А внизу таблиці — рядок «Разом» з підсумками по всіх колонках.

Інші надходження

Підпис — «Надходження поза реальними продажами послуг — за категоріями. Розкрийте рядок, щоб побачити окремі транзакції з описом».

Тут зібрано всі гроші, що зайшли не від продажу послуг: інвестиції, кредити, початковий баланс, особисті внески. Це кругла діаграма, список «ТОП-5 категорій» (пʼять найбільших джерел із часткою у відсотках і сумою), а нижче — повна таблиця за категоріями. Кожна категорія показує, скільки в ній транзакцій, і розкривається в окремі операції з датою, описом і сумою.

Навіщо це окремо від продажів. Уявіть, що ви на старті поклали в бізнес велику суму як початковий баланс. Якби вона змішалась із продажами, здавалося б, що бізнес заробляє шалені гроші. А тут інвестиції, кредити й початковий баланс лежать окремо — і ви не плутаєте «вкладені гроші» із «заробленими».

Коли за період нічого немає

Якщо за обраний період надходжень не було, блоки чесно про це скажуть. Дослівно: «Немає надходжень за обраний період» у структурі, «Немає продажів послуг за обраний період» у реальних продажах і «Немає інших надходжень за обраний період» в інших надходженнях. Це не помилка — просто за ці дати у вас не було відповідних транзакцій.

Витрати

Підвкладка про те, куди за період пішли ваші гроші. Чотири блоки: спершу загальна картина, а потім три великі статті витрат окремо.

Структура витрат за категоріями

Кругла діаграма (пончик) із підсумком «Всього» по центру й легендою поряд — категорія та сума навпроти. Це повна відповідь на питання «куди загалом течуть гроші»: закупівлі, фіксовані платежі, разові витрати — усе разом, рознесене за категоріями. Те, що ви не віднесли до жодної категорії, збирається під системною позначкою «Без категорії», щоб нічого не загубилось.

Біля «Сума» в легенді — та сама сортувальна стрілка, що шикує статті від найбільшої до найменшої.

Три блоки нижче — це, по суті, та сама загальна сума, розкладена на три головні джерела витрат, щоб кожне можна було роздивитись окремо.

Закупівля матеріалів

Підпис — «Розбивка закупівель матеріалів за окремими товарами. Розкрийте рядок, щоб побачити окремі позиції закупок».

Тут витрати на матеріали згруповані за кожним товаром: скільки всього грошей за період пішло на дезінфектор, скільки на фарбу, скільки на гель-лак. Це кругла діаграма, список «ТОП-5 категорій» (пʼять найдорожчих матеріалів із часткою у відсотках і сумою), а нижче — повна таблиця всіх матеріалів. Кожен розкривається в історію його закупок: коли купували, скільки тари взяли, з яким описом і на яку суму.

Чим це корисно. Це справжня історія ваших закупок по кожному матеріалу. Видно, який товар забирає найбільше грошей, як часто ви його докуповуєте і чи не зросла ціна від разу до разу. Звідси ростуть рішення: де шукати дешевшого постачальника, що брати оптом, а що — рідше.

Фіксовані витрати

Підпис — «Розбивка за окремими фіксованими витратами. Розкрийте рядок, щоб побачити список платежів за період». Те саме, але для ваших фіксованих витрат — оренди, інтернету, підписок. Кругла діаграма, ТОП-5 і повна таблиця, де кожна витрата розкривається в список реальних платежів за період (дата, опис, сума). Так ви бачите не план, а скільки ви справді заплатили за оренду чи софт за цей час.

Інші витрати

Підпис — «Витрати поза закупівлями матеріалів і фіксованими — за категоріями. Розкрийте рядок, щоб побачити окремі транзакції з описом».

Сюди потрапляє все, що не є ні закупівлею матеріалів, ні фіксованою витратою, — ваші вільні витрати: корпоратив, разовий ремонт, дрібні покупки. Так само діаграма, ТОП-5 і таблиця за категоріями з розкриттям в окремі транзакції.

Чому тут немає динамічних витрат окремо? Бо динамічні витрати (кава, вода до процедури) складаються з матеріалів — а ці матеріали ви купуєте, і їхні закупівлі вже видно в блоці «Закупівля матеріалів». Якби динаміку показали ще й окремо, ті самі гроші порахувались би двічі. Тому тут їх немає — щоб картина грошей була чесна.

Як читати реальні фінанси, щоб приймати рішення

Сенс цієї вкладки — не просто подивитись гарні діаграми, а зробити висновки. Найсильніше вона працює в парі з «Калькуляцією»: одна показує, як мало б бути за вашими налаштуваннями, друга — як вийшло насправді. Розбіжності між ними — і є ваші підказки:

• Реальний оборот менший за прогнозний → продажів менше, ніж заклали в розрахунок → варто або підтягувати завантаження, або робити прогноз тверезішим.
• Реальні закупівлі матеріалів більші за розрахункові → ви витрачаєте матеріалів більше норми (перевитрата, псування, занижені норми в налаштуваннях) → є що перевірити.
• Якась послуга в «Реальних продажах» іде в мінус → знижки на ній завеликі → перегляньте знижкову політику саме по цій послузі.
• Один матеріал стабільно у ТОП витрат → це ваш головний важіль на закупівлях → шукайте опт чи іншого постачальника.
• Фіксовані витрати ростуть від періоду до періоду → перегляньте підписки й дрібні витрати, щось могло подорожчати непомітно.

І найважливіше: усе це працює лише тоді, коли транзакції внесені відповідально. Кожна охайно занесена операція — це майбутня підказка для рішення.

Лінуєтесь вносити чи ставите все «Без категорії» — і аналітика покаже розмиту картину, з якої важко щось зрозуміти. Тож кілька секунд на категорію при внесенні транзакції — це інвестиція у власні майбутні рішення.

Кілька прикладів, де аналітика рятує

Аналітика корисна не лише «на звіт». Ось де вона по-справжньому виручає в щоденному житті бізнесу:

• Спіймати сезонність. Поставте період «Рік» і подивіться на «Динаміку руху коштів»: одразу видно місяці-провали й місяці-піки. Знаючи це, ви не лякаєтесь літнього затишшя й готуєтесь до нього заздалегідь.
• Не сплутати вкладене із заробленим. Коли ви докладаєте власні гроші чи берете кредит, «надходження» роздуваються. Завдяки окремому блоку «Інші надходження» ви бачите реальний заробіток від послуг окремо від вливань.
• Зловити повзучу перевитрату. Порівнюючи закупівлі матеріалів за кілька періодів, легко помітити, що якийсь товар став забирати більше грошей, ніж раніше, — і розібратись чому.
• Перевірити, чи окупаються знижки. «Реальні продажі послуг» чесно показують, що велика знижка може зробити популярну послугу збитковою. Краще побачити це в цифрах, ніж відчувати «щось не сходиться».
• Готувати рішення на фактах, а не на відчуттях. «Здається, ми багато заробляємо» і «прибуток за місяць ось такий» — це дуже різні розмови з собою. Аналітика переводить відчуття в цифри.

З чим це повʼязано

• Транзакції — єдине джерело цієї вкладки. Усе, що тут видно, зібрано з ваших реальних операцій.
• Продаж послуг — реальні продажі тут спираються на ті самі продажі, що й окремий модуль, але з повним розрахунком прибутку.
• Послуги, Матеріали, Фіксовані витрати — звідси беруться собівартість і зарплата для розрахунку прибутку реальних продажів.
• Калькуляція (перша вкладка) — пара для порівняння: план проти факту.

З чого почати

Спершу наведіть лад у транзакціях: вносьте операції вчасно й давайте їм категорії та підкатегорії.

Далі заходьте сюди й починайте з «Загальної» — гляньте на лінію прибутку за місяць.

Потім у «Надходженнях» подивіться, скільки реально приносять послуги й чи немає збиткових. У «Витратах» знайдіть свій найдорожчий матеріал і найбільшу статтю витрат.

А наостанок відкрийте поряд «Калькуляцію» й порівняйте, наскільки факт розійшовся з планом.

Сценарії з життя

Віка звіряє місяць із планом

Наприкінці місяця Віка ставить пресет «Місяць» і дивиться лінію прибутку. У транзакціях видно реальні надходження від манікюру, гель-лаку й зняття, а у «Калькуляції» прогноз був трохи вищий. Віка розуміє: цього місяця клієнтів було менше, ніж вона собі заклала, тож на наступний місяць ставить тверезіший прогноз і уважніше вносить кожну оплату.

Тарас ловить збиткову послугу

У «Реальних продажах послуг» Тарас помічає червоний прибуток у послузі «Хімчистка салону»: за місяць її продали багато разів, але частину продажів зробили зі знижкою. Він розкриває рядок і бачить, що після хімії, накладних і зарплати майстру на кількох продажах лишається мінус. Тарас не прибирає послугу одразу — обмежує знижку й окремо перевіряє норми матеріалів.

Марта перевіряє, чи не плутає вкладене із заробленим

Марта ще не запускає бізнес, тому працює в тестовому бізнесі: вносить кілька пробних транзакцій — умовні продажі, закупівлю матеріалів і власний стартовий внесок. У «Надходженнях» вона бачить, що внесок лежить окремо в «Інших надходженнях», а заробіток від послуг — у «Реальних продажах послуг». Так Марта розуміє, як не сплутати гроші, які вона доклала, з грошима, які майбутній бізнес справді заробляє.

Що поки не вміємо

• Порівнювати два періоди поряд. Ви дивитесь один обраний період; зіставлення «цей місяць проти минулого» робиться вручну, перемиканням періоду.
• Експортувати дані у файл. Поки що аналітику можна лише переглядати на сторінці.
• Показувати динамічні витрати окремою статтею. Це зроблено навмисно, щоб не рахувати ті самі гроші двічі (вони вже в закупівлях матеріалів).

Часті запитання