Рахунки

Рахунки — це полички, на яких лежать гроші вашого бізнесу. Одна поличка — готівка з каси, друга — гроші на картці, третя — долари, що відкладені окремо. На цій сторінці ви ці полички майструєте: даєте кожній назву, колір і валюту й кажете, скільки на ній лежить зараз. Поки полички не створено, грошам немає де лежати — тому з рахунків і починається вся грошова частина застосунку.

BizCalc уміє не лише рахувати собівартість послуг, а й вести облік грошей: скільки зайшло, скільки вийшло, скільки лишилось. Ця грошова частина складається з трьох сторінок — «Рахунки», «Транзакції» і «Продаж послуг». Рахунки — найперша з них, бо це фундамент: спершу ви робите полички тут, потім на них кладете й знімаєте гроші в транзакціях, а наприкінці аналітика зводить докупи обидві половини застосунку — і розрахунок собівартості, і реальні гроші.

Людською мовою. Уявіть у підсобці стелаж із підписаними поличками: на одній лежить готівка з каси, на другій — те, що на картці, на третій — долари. Ви не звалюєте всі гроші в одну купу, а розкладаєте по поличках — і завжди бачите, скільки де лежить. Але полички не беруться самі: спершу ви їх змайстрували й підписали. Ця сторінка — саме та майстерня, де ви будуєте полички. А вже класти на них гроші чи знімати — це робота наступної сторінки, «Транзакції».

Головна ідея: кожна сума лежить на своїй поличці

У грошовому обліку не буває «грошей взагалі» — є гроші на конкретній поличці. Тому правило просте: одне місце, де лежать гроші, — один рахунок. Готівка в касі — окремий рахунок. Кожна картка — окремий рахунок. Долари — ще один. Коли пізніше ви вноситимете надходження чи витрату, ви завжди вкажете, з якої саме полички пішли гроші або на яку прийшли. Завдяки цьому ви бачите не одну загальну купу, а ясну картину: стільки в касі, стільки на картці, стільки в доларах.

А щоб усі полички можна було скласти в одне підсумкове число, застосунок переводить валютні рахунки в одну спільну валюту за курсом, який ви задаєте самі. Про це — нижче, у розділі про курси валют. Поки що достатньо запамʼятати головне: спочатку полички, потім гроші на них.

Що ви бачите на сторінці

Сторінка поділена на три частини. Угорі — «Список рахунків»: кнопка «Додати рахунок» праворуч і таблиця з усіма вашими рахунками. Зліва внизу — секція «Курси валют» із кнопкою «Додати курс» і невеликою таблицею курсів. Праворуч від неї — «Налаштування рахунків» із двома перемикачами. А ще той самий перелік рахунків продубльовано в лівій бічній панелі — у віджеті, який видно з будь-якої сторінки застосунку, щоб баланс завжди був перед очима.

Кнопка «Додати рахунок»

Зелена кнопка «Додати рахунок» у правому верхньому куті списку відкриває віконце створення нового рахунку. Саме звідси ви робите кожну нову поличку. Докладно про саме віконце — трохи нижче, у розділі «Як створити рахунок».

Таблиця рахунків — як її читати

Кожен рядок таблиці — це один рахунок, тобто одна поличка. Колонки такі:

Сортувати таблицю чи шукати по ній не можна — та цього й не треба: рахунків зазвичай небагато, тож список завжди показано повністю, без розбивки на сторінки. Ліміту на кількість рахунків теж немає — робіть собі стільки поличок, скільки потрібно.

Овердрафт простими словами

Слово «овердрафт» звучить страшнувато, а насправді все просто. Зазвичай із полички не можна зняти більше, ніж на ній лежить: спробуєте провести витрату, більшу за наявні гроші, — застосунок її не пропустить. Це захист, щоб ви не пішли в мінус помилково.

Але є рахунки, де мінус — це нормально. Найзрозуміліший приклад — кредитна картка: ви платите нею навіть тоді, коли власних грошей на ній нема, бо берете в борг у банку, а повертаєте потім. Така можливість «піти в мінус, бо це гроші банку» і зветься овердрафтом.

Тому в рахунку є перемикач «Дозволити відʼємний баланс». Якщо його ввімкнути, рахунку дозволено йти в мінус, і в колонці «Овердрафт» зʼявляється «Так». Баланс такого рахунку може стати відʼємним і світитися червоним — і це не помилка, а ваш борг банку. Для звичайної картки чи готівки цей перемикач лишають вимкненим, щоб застосунок беріг вас від випадкового мінуса.

Колонка «Статус» — активний і неактивний рахунок

Статус каже, чи бере поличка участь у повсякденній роботі.

• Активний — звичайний рахунок: його видно у віджеті зліва, його можна обрати, коли вносиш гроші в транзакціях, і він враховується в загальному балансі.
• Неактивний — рахунок, який ви вимкнули (як саме — у розділі про редагування). У таблиці він нікуди не зникає, але стає блідо-сірим зі статусом «Неактивний». Заносити по ньому нові гроші вже не можна — у списку рахунків при створенні транзакції він не зʼявлятиметься. Але вся стара історія по ньому лишається на місці й видна, як і раніше.

Зробити рахунок неактивним можна лише в його редагуванні. Новий рахунок завжди створюється активним.

Три крапки: «Редагувати» і «Видалити»

Кнопка з трьох крапок у кінці рядка відкриває меню з двох пунктів. «Редагувати» (з олівцем) відкриває віконце зміни рахунку. «Видалити» (червоним, із кошиком) — повністю прибирає рахунок із застосунку. Чим відрізняється редагування від видалення і чому з видаленням варто бути обережним — у наступних розділах.

Як створити рахунок

Натисніть «Додати рахунок» — відкриється віконце «Новий рахунок». Заповнюєте поля згори вниз:

• Назва рахунку. Як вам зручно: «Готівка», «Monobank», «Картка ПриватБанк», «Долари». У полі видно підказку-приклад «Наприклад: Monobank, Готівка». Назва має бути щонайменше з двох літер, і двох рахунків з однаковою назвою бути не може.
• Валюта. Оберіть зі списку валюту, у якій ведеться цей рахунок. Уважно: валюту задають один раз, і після збереження її вже не змінити, тож обирайте уважно.
• Колір. Ряд кольорових кружечків — оберіть будь-який. Цей колір ви бачитимете у квадратику біля назви рахунку й у віджеті зліва. Зробіть, скажімо, готівку синьою, картку зеленою, долари жовтими — і впізнаватимете полички за кольором, не вчитуючись у назви. Обмежень немає: двом рахункам можна дати однаковий колір.
• Дозволити відʼємний баланс. Перемикач із підписом «Кредитний рахунок або овердрафт». За замовчуванням вимкнений — тоді рахунок не може піти в мінус. Вмикайте його лише для кредитної картки чи рахунку з овердрафтом, де мінус — це нормальний борг банку (про це детально вище, у розділі «Овердрафт простими словами»). Для звичайної картки чи готівки лишайте вимкненим.
• Початковий баланс. Скільки грошей лежить на поличці прямо зараз, на момент, коли ви її заводите. У полі видно підказку «0,00». Не лишайте нуль, якщо насправді в касі вже є гроші, — інакше всі подальші підрахунки будуть неправильні. Під полем є примітка «Буде створено транзакцію з системною категорією»: щойно ви збережете рахунок із початковим балансом, у транзакціях сам собою зʼявиться запис про поповнення на цю суму, і застосунок підпише його службовою позначкою «Початковий баланс». Так одразу видно, звідки на поличці взялися перші гроші. Цю суму вводять лише один раз, при створенні, — пізніше її не редагують.

Натискаєте «Зберегти» — рахунок зʼявляється у списку, а його баланс додається до загального. Кнопка «Закрити» (або хрестик угорі) закриває віконце без збереження.

Чому початковий баланс задають лише раз? Це стартова точка — скільки лежало на поличці того дня, коли ви почали вести облік. Такий собі факт із минулого, який не переписують заднім числом. Якщо ви помилилися із сумою, її виправляють не тут, а звичайною транзакцією: внесли надходження або витрату на різницю — і баланс став правильним. Так історія лишається чесною: видно і стартову суму, і поправку до неї.

Як відредагувати рахунок

Пункт «Редагувати» у меню трьох крапок відкриває віконце «Редагування рахунку». Воно майже таке саме, як віконце створення, але з двома відмінностями.

Тут можна змінити назву, колір і перемикач «Дозволити відʼємний баланс» — усе це правиться будь-коли. І зʼявляється новий перемикач — «Активний рахунок» із підписом «Неактивні рахунки можна приховати». Саме ним рахунок роблять неактивним: вимикаєте перемикач — і рахунок отримує статус «Неактивний». Поля «Початковий баланс» у редагуванні немає, бо стартову суму, як ми вже зʼясували, задають лише раз.

Уважно: валюту змінити не можна. У віконці редагування поле валюти зараз має вигляд, ніби його можна відкрити й вибрати іншу валюту. Не вірте цьому вигляду: валюта рахунку задається один раз при створенні й не змінюється. Якщо потрібен рахунок в іншій валюті — заведіть окремий новий рахунок.

Натискаєте «Зберегти» — зміни застосовуються. «Закрити» — виходите без збереження.

Приховати чи видалити — у чому різниця

Коли рахунок більше не потрібен — скажімо, ви закрили картку, — у вас є два шляхи, і вони геть різні. Різниця між ними така сама, як між «прибрати поличку в комору» і «розламати її назовсім».

Зробити неактивним (приховати). Ви відкриваєте редагування й вимикаєте перемикач «Активний рахунок». Рахунок отримує статус «Неактивний»: заносити по ньому нові гроші вже не можна, а якщо в налаштуваннях увімкнено «Приховувати неактивні рахунки» — він ще й зникає з віджета зліва, щоб не муляв очі. Але вся історія по ньому лишається на місці: старі записи видно, як і раніше. Це безпечний, зворотний крок — будь-коли можна ввімкнути перемикач назад, і рахунок повернеться до роботи.

Видалити. Пункт «Видалити» в меню трьох крапок прибирає рахунок із застосунку повністю. Разом із ним зникають усі записи, що колись проходили через цей рахунок, — уся його історія стирається. Видалення вирізає з програми все, що було повʼязано з рахунком, і повернути це вже не можна.

Порада. Якщо на рахунку вже є історія операцій — не видаляйте його, а зробіть неактивним. Так ви приберете рахунок з очей, але збережете всі минулі записи для звітів та аналітики. Видалення лишіть тільки для рахунків, які ви щойно завели помилково й де ще немає жодної операції.

Курси валют

Якщо у вас є рахунки в різних валютах — скажімо, гривневі та доларовий, — постає питання: як скласти їх в одне підсумкове число? Не можна ж просто додати гривні до доларів. Тому застосунок переводить валютні рахунки в одну спільну валюту — її називають основною валютою бізнесу (зазвичай це гривня). Основну валюту ви обираєте при створенні бізнесу й міняєте там само; а тут, у секції «Курси валют», лише кажете, за яким курсом переводити решту валют у неї.

Людською мовою. Курс — це відповідь на питання «один долар — це скільки моїх гривень?». Скажімо, 41 ₴ за долар. Знаючи це, застосунок може показати ваші $100 і ваші гривневі рахунки одним спільним числом. Без курсу він не знає, як перевести долари в гривні, і рахує їх «один до одного» — ніби долар дорівнює гривні, що, звісно, неправда.

Уважно: курси тут вводяться руками. Застосунок не тягне курс із банків чи інтернету сам. Ви вписуєте те значення, яке вважаєте правильним для свого обліку. Поки ви його не зміните, воно лишається таким, як ви ввели.

Кнопка «Додати курс» відкриває віконце «Новий курс валюти». У ньому ви обираєте валюту зі списку й вписуєте дві цифри — «Курс купівлі» і «Курс продажу». Для того, щоб перевести валютні рахунки в основну валюту, застосунок бере курс продажу — тобто скільки гривень коштує одна одиниця валюти. Натискаєте «Зберегти» — рядок зʼявляється в таблиці курсів.

Таблиця курсів показує валюту, курс купівлі, курс продажу й червоний кошик для видалення. На одну валюту можна задати лише один курс. Окремої кнопки «редагувати» в курсу немає: щоб змінити цифру, старий рядок видаляють і додають новий із потрібним значенням. Кошик прибирає курс одразу, без зайвих підтверджень, тож тисніть його уважно.

Чому загальний баланс іноді не такий, як ви чекали? Якщо для якоїсь валюти ви ще не задали курс, застосунок рахує її «один до одного» з гривнею — ніби долар дорівнює гривні. Тоді ваші $100 порахуються як жалюгідні 100 ₴, і підсумок виходить заниженим. Тому для кожного валютного рахунку варто одразу додати курс продажу — і загальний баланс стане правдивим.

Загальний баланс і віджет зліва

У лівій бічній панелі, під заголовком «Рахунки», застосунок показує віджет — його видно з будь-якої сторінки. Угорі віджета — загальний баланс в основній валюті бізнесу. Це сума всіх ваших поличок разом: гривневі додаються як є, а валютні застосунок спершу переводить у гривні за курсом продажу (а якщо курсу ще немає — рахує один до одного). Нижче — перелік рахунків: у кожного кольоровий кружечок, назва й поточний баланс.

У віджеті видно всі заведені рахунки. Неактивні теж лишаються в переліку — доки ви не ввімкнете в налаштуваннях перемикач «Приховувати неактивні рахунки», після чого вони з віджета зникнуть.

Уважно: дві кнопки «Додати рахунок» поводяться по-різному. Кнопка «Додати рахунок» у віджеті зліва не відкриває віконце створення — вона просто переводить вас на сторінку «Рахунки». А вже кнопка «Додати рахунок» на самій сторінці відкриває віконце нового рахунку. Тобто з віджета ви спершу потрапляєте на сторінку, а там тиснете «Додати рахунок» удруге, щоб завести рахунок.

Налаштування рахунків

Праворуч від курсів валют — блок «Налаштування рахунків» із двома перемикачами. Обидва спрацьовують одразу, окремо нічого зберігати не треба — просто перемкніть.

Показувати баланс на рахунках

Коли цей перемикач увімкнено, ви бачите всі суми як є — це звичайний робочий режим. Коли його вимкнути, усі суми ховаються за зірочками — і в таблиці рахунків, і у віджеті зліва, і в калькуляції послуги. Це зручно, коли треба показати комусь екран — скажімо, розрахунок собівартості, — але не світити при цьому, скільки грошей у вас на рахунках.

Приховувати неактивні рахунки

Цей перемикач вирішує, чи показувати у віджеті зліва ті рахунки, які ви зробили неактивними. Якщо він увімкнений, неактивні рахунки зникають із віджета — лишаються тільки активні, робочі. Якщо вимкнений, ви бачите у віджеті всі рахунки разом із неактивними. На таблицю на самій сторінці це не впливає — там неактивний рахунок завжди лишається видимим, просто блідо-сірим.

З чим це повʼязано

• Транзакції — кожен запис про рух грошей привʼязаний до рахунку: саме з нього гроші пішли або на нього прийшли. Будь-яка зміна балансу полички — це якась транзакція. Неактивний рахунок при створенні нової транзакції у виборі не пропонується.
• Продаж послуг — оплати за продані послуги теж заходять на ту поличку, яку ви оберете.
• Мої бізнеси — саме там обирається основна валюта бізнесу, у яку зводяться всі валютні рахунки з цієї сторінки.
• Аналітика — зводить докупи рух грошей по рахунках і розрахунок собівартості послуг, даючи повну картину фінансів.

З чого почати

Заведіть свої справжні полички через «Додати рахунок»: окремо готівку, окремо кожну картку, окремо валютний рахунок, якщо він є. Кожному вкажіть реальний початковий баланс — стільки, скільки там лежить зараз, — і оберіть колір, щоб упізнавати рахунок з одного погляду. Для кредитної картки ввімкніть «Дозволити відʼємний баланс». Якщо є валютний рахунок — одразу додайте для його валюти курс продажу, щоб загальний баланс рахувався правильно. Коли полички готові, переходьте до транзакцій і вносьте рух грошей.

Сценарії з життя

Віка заводить рахунки з нуля

Віка щойно починає вести гроші свого манікюрного кабінету й робить найпростіші полички.

1. Заводить рахунок «Готівка», валюта — гривня, колір синій, початковий баланс 3 000 ₴.
2. Заводить «Картка Monobank», гривня, колір зелений, початковий баланс 7 000 ₴.
3. Для обох рахунків лишає «Дозволити відʼємний баланс» вимкненим, бо це не кредитні гроші.

У віджеті зліва Віка бачить загальний баланс 10 000 ₴ і розуміє, де лежить кожна частина грошей: що в касі, а що на картці. Далі вона може спокійно переходити до транзакцій.

Тарас додає доларовий рахунок і курс

Тарас веде детейлінг-салон і тримає частину грошей у доларах для закупівлі хімії та обладнання.

1. Заводить гривневі рахунки «Каса» і «Основна картка», а окремо — «USD закупки», валюта — долар, початковий баланс $500.
2. Спершу бачить, що без курсу $500 додаються до загального балансу як 500 ₴, тобто картинка занижена.
3. У «Курсах валют» додає долар і ставить курс продажу 41 ₴.

Після цього $500 рахуються як 20 500 ₴ у загальному балансі.

Коли Тарас показує майстру налаштування послуги на екрані, він тимчасово вимикає «Показувати баланс на рахунках» — суми ховаються за зірочками, а налаштування собівартості можна обговорити без зайвих фінансових деталей.

Марта тренується з неактивним рахунком

Марта приміряє майбутній бізнес у тестовому бізнесі й спеціально перевіряє, як поводяться рахунки.

1. Створює «Готівка», «Картка» і «Кредитка» з початковими тестовими сумами; для кредитки вмикає «Дозволити відʼємний баланс» і ставить −1 000 ₴.
2. Потім уявляє, що картку закрила: через три крапки відкриває «Редагувати» й вимикає «Активний рахунок».
3. У налаштуваннях вмикає «Приховувати неактивні рахунки», щоб стара картка зникла з віджета.

Марта бачить різницю: неактивний рахунок не заважає в щоденній роботі, але його історія не зникає. Для майбутнього бізнесу це безпечніше, ніж видаляти рахунок назавжди.

Що поки не вміємо

• Змінити валюту рахунку. Валюту задають один раз при створенні. Поле валюти в редагуванні наразі має оманливий вигляд, ніби його можна змінити, — але насправді ні. Потрібен рахунок в іншій валюті — заводьте новий.
• Редагувати курс валюти на місці. Щоб змінити курс, його видаляють і додають заново — олівця для правки немає.
• Автоматичні курси валют. Курси вводяться лише руками; застосунок не оновлює їх із банків чи НБУ сам.
• Обʼєднати два рахунки в один чи перенести історію з одного рахунку в інший — поки що ні.

Часті запитання