Матеріали

Матеріали — це комора вашого бізнесу. Сюди ви вносите все витратне, що купуєте упаковками, а використовуєте поступово на клієнтів: гель-лак, фарбу для волосся, шампунь, віск, ватні диски, рукавички, дезінфектор, олію для масажу, навіть каву й цукерки для гостей у залі.

Для кожного такого матеріалу застосунок рахує одне головне число — порцію, тобто скільки коштує цей матеріал на один ужиток. Саме порція потім стає частиною ціни кожної вашої послуги.

Людською мовою. Уявіть велику пляшку шампуню в підсобці. Ви купили її цілою за одні гроші, але на одного клієнта виливаєте звідти лише трохи. Питання, на яке відповідає цей розділ, просте: у скільки вам обходиться це «трохи на одного клієнта»? Ви заносите сюди всі свої пляшки, баночки й пачки, а застосунок сам рахує вартість кожного використання.

Як матеріали впливають на ціну послуги

Будь-яка послуга — це не лише час і робота майстра, а ще й те, що фізично витрачається на клієнта. На манікюр іде база, кольорове покриття й топ. На фарбування — фарба й окислювач. На депіляцію — віск і смужки. Усе це гроші, які ви витрачаєте щоразу, коли робите процедуру.

Коли ви заносите матеріал сюди й вказуєте його у складі послуги, застосунок додає вартість витрачених порцій до собівартості цієї послуги. Без цього кроку собівартість буде заниженою: ви бачитимете тільки час і зарплату, але не побачите, що на кожен сеанс іде ще, скажімо, фарби й рукавичок на сотню гривень. Через це послуга може здаватися значно прибутковішою, ніж вона є насправді.

Тому робота з матеріалами складається з двох кроків. Спершу ви наповнюєте цю комору — заносите всі матеріали з їхньою вартістю. Потім, у розділах «Послуги» та «Динамічні витрати», вказуєте, скільки кожного матеріалу йде на одну послугу чи динамічну витрату. Звідси й народжується чесна собівартість.

Головна ідея: вартість, кількість і порція

Щоб порахувати порцію, застосунку потрібні лише дві ваші відповіді про кожен матеріал:

• Вартість — скільки коштує ціла упаковка, яку ви купуєте.
• Кількість — скільки одиниць міститься в цій упаковці.

Застосунок ділить вартість на кількість і отримує порцію — ціну одного використання. Це число рахується автоматично, вписати його власноруч не можна, бо воно завжди має дорівнювати чесному результату ділення.

Приклад із гель-лаком. Ви купуєте флакон гель-лаку обʼємом 10 мл за 380 ₴. Вартість — 380, кількість — 10. Застосунок ділить 380 на 10 і показує порцію: 38 ₴ за один мілілітр. Тепер, якщо на манікюр у вас іде 2 мл, у собівартість цієї послуги додасться 76 ₴ за гель-лак.

Приклад із рукавичками. Пачка нітрилових рукавичок на 100 штук коштує 400 ₴. Вартість — 400, кількість — 100. Порція виходить 4 ₴ за штуку. На кожній процедурі майстер бере одну пару, отже, на собівартість лягає 8 ₴.

Логіка однакова для будь-чого — і для рідин, які міряють у мілілітрах, і для штучних матеріалів, і для того, що зважують у грамах. Ви завжди кажете «скільки коштувала вся упаковка» і «скільки в ній було», а застосунок рахує ціну одного використання.

Вартість і кількість завжди мають бути більшими за нуль — матеріал не може коштувати нуль гривень або бути в нульовій кількості. Якщо ціна або обʼєм виражаються дробовим числом, його можна вписати: наприклад, вартість 379,50 ₴ застосунок прийме разом із копійками.

Тара і одиниця виміру — у чому різниця

Це місце спершу збиває з пантелику найчастіше, тому розберемо його детальніше. У матеріалі є два різні поняття про «штуки», і вони відповідають на різні запитання.

• Тара відповідає на запитання «у чому матеріал приїхав до вас?». Це упаковка, в якій ви його купили: флакон, пачка, каністра, банка, набір.
• Одиниця виміру відповідає на запитання «чим ви його витрачаєте на клієнта?». Це те, чим ви відміряєте матеріал у роботі: мілілітри, штуки, грами.

Гель-лак приходить до вас флаконом (це тара), а на клієнта ви витрачаєте його мілілітрами (це одиниця виміру). Рукавички приходять пачкою, а витрачаються поштучно. Віск приходить банкою, а наноситься грамами.

І тара, і одиниця виміру беруться з одного спільного списку, яким ви керуєте через кнопку «Одиниця виміру». Через це одна й та сама назва може бути водночас і тарою, і одиницею — і це нормально. Якщо щось приходить пакетиками і витрачається теж пакетиками, то і тара, і одиниця будуть «пакетик»: матеріал не дробиться на дрібніше, його використовують цілою упаковкою.

Уважно: тара й одиниця мають бути сусідніми рівнями. Не можна вказати тару «ящик», а витрачати «мілілітрами», якщо в тому ящику лежить шість флаконів. Ящик і мілілітр — це різні поверхи, між ними загубиться флакон, і застосунок не зможе правильно порахувати, скільки тари ви витратили.

Тара має бути саме тим рівнем, з якого ви безпосередньо берете матеріал у роботу: відкрили флакон — і капаєте з нього мілілітри. Якщо матеріал приходить ящиками по шість флаконів, заведіть тарою флакон, а ящик до уваги не беріть — або заводьте кожен флакон окремим придбанням.

Порада, яку одиницю обрати. Беріть ту одиницю, якою ви реально міряєте матеріал на клієнті. Якщо для води ви оберете «літри», а в послузі наливаєте 350 мл, вам доведеться щоразу вписувати незручне дробове 0,350. Якщо ж одиницею будуть мілілітри, ви просто впишете 350. Одиниця має бути зручною саме вам у щоденній роботі.

Навіщо вказувати тару, якщо порція рахується й без неї

Тара — поле необовʼязкове. Якщо ви його не заповните, застосунок усе одно порахує порцію, адже для цього потрібні лише вартість і кількість. Різниця в тому, що тара дає застосунку зрозуміти, як ваш матеріал виглядає на полиці, і це стає в пригоді для планування закупівель.

Коли тара вказана, застосунок здатен підказати не тільки скільки матеріалу в одиницях витратиться за період, а й скільки цілих упаковок вам треба буде докупити. Наприклад, якщо за місяць за вашими продажами на фарбу піде певний обʼєм у мілілітрах, застосунок переведе цей обʼєм у тюбики й покаже, скільки саме тюбиків треба замовити в постачальника. Переглянути цю інформацію можна в аналітиці, деталізація по матеріалах.

Без тари він покаже лише загальний обʼєм у мілілітрах, а перекладати його в тюбики вам доведеться вручну.

У таблиці на сторінці матеріалів колонка «Тара» при незаповненому полі показує прочерк. Сам матеріал працює нормально, його порція рахується, він бере участь у собівартості — просто підраховувати в цілих упаковках застосунок для нього не зможе.

Що ви бачите на сторінці

Зверху сторінки, під заголовком, розташований рядок «Залишилося: … з …» з приміткою «для всіх бізнесів». Він показує, скільки ще матеріалів ви можете завести й який загальний дозволений обсяг. Важлива деталь: цей запас спільний на весь ваш обліковий запис, а не на окремий бізнес. Якщо у вас два бізнеси, вони ділять цей запас між собою — матеріали одного й другого разом не повинні перевищити загального обсягу.

Нижче йде смужка керування списком. Зліва направо в ній:

• Поле пошуку — шукає матеріал за назвою. Почніть набирати кілька літер, і в таблиці залишаться тільки матеріали, у назві яких є цей текст. Пошук працює лише за назвою, тож шукати за категорією чи тарою через нього не вийде.
• Перемикач «Показати неактивні» — вмикає показ вимкнених матеріалів. У дужках поряд видно, скільки їх зараз. Докладніше про вимкнені матеріали — у розділі про іконку ока.
• Список «Всі категорії» — фільтрує таблицю за однією категорією. Натискаєте, обираєте, наприклад, «Манікюр/Педикюр» — і в списку лишаються тільки матеріали цієї категорії. Щоб повернути всі — оберіть пункт «Всі категорії».
• Іконка-лійка поряд зі списком категорій — скидає накладені фільтри й повертає список до повного вигляду.

Праворуч на тій самій смужці — три кнопки дій:

• «Категорія» — відкриває вікно керування категоріями матеріалів.
• «Одиниця виміру» — відкриває вікно керування одиницями виміру (вони ж тара).
• «Додати матеріал» — зелена кнопка, відкриває форму створення нового матеріалу.

Кожну з цих кнопок докладно розберемо нижче у відповідних розділах.

Таблиця матеріалів — як її читати

Основну частину сторінки займає таблиця, де кожен рядок — це один матеріал. Колонки такі:

Будь-яку колонку можна впорядкувати — натисніть на її заголовок зі стрілками. Текстові колонки, як-от назва й категорія, шикуються за абеткою у прямому й зворотному порядку, а числові — вартість, кількість, порція — від більшого значення до меншого і навпаки. За замовчуванням список упорядкований за назвою матеріалу за абеткою.

Жовтий трикутник — матеріал ніде не використовується

Інколи біля назви матеріалу зʼявляється жовтий трикутник із знаком оклику. Це підказка, а не помилка: вона означає, що матеріал заведено в комору, але він ще ніде не задіяний — його не додано до жодної послуги і до жодної динамічної витрати. Іншими словами, матеріал лежить у списку, але на собівартість ні на що не впливає, бо ви ще не сказали, де він витрачається.

Така ситуація буває, коли ви додали матеріал, але забули вказати його у складі послуги. Наприклад, завели «Маску для обличчя», а в послугу «Догляд» додати її не встигли. Трикутник одразу впадає в око, щоб ви помітили незадіяний матеріал і не загубили його. Щойно ви додасте матеріал хоча б в одну послугу або динамічну витрату, трикутник зникає тієї ж миті.

Як змінити дані прямо в рядку

Майже все в матеріалі можна виправити просто в таблиці, не відкриваючи окремих вікон. Біля кожного значення, крім порції, стоїть сірий олівець. Працює це так залежно від типу поля:

• Назва, вартість, кількість. Натискаєте олівець — значення перетворюється на поле для вводу. Виправляєте число чи текст і підтверджуєте зміну галочкою поряч, а скасовуєте хрестиком. Якщо ви змінили вартість або кількість, порція в цьому ж рядку перераховується одразу, тож новий результат ділення видно негайно.
• Категорія, тара, одиниця виміру. Натискаєте олівець — відкривається список доступних значень. Для категорії це список ваших категорій, для тари й одиниці — список одиниць виміру. Ви обираєте потрібне зі списку. Поряд є зелений плюс: якщо в списку немає того, що треба, плюс відкриває вікно, де ви створюєте нове значення й одразу повертаєтесь до вибору.

Іконка ока — вимкнути матеріал, не видаляючи

Око дозволяє тимчасово прибрати матеріал із розрахунків, не стираючи його остаточно. Коли ви гасите око, матеріал стає неактивним: у математиці застосунку його тимчасово немає, у списку він ховається, а його назва відображається закресленою з позначкою «неактивний». Щоб побачити вимкнені матеріали, увімкніть угорі перемикач «Показати неактивні» — інакше вони не зʼявляться ні у звичайному списку, ні при фільтрі за категорією.

Якщо матеріал на момент вимкнення стояв у якихось послугах, він тимчасово випадає з їхньої собівартості, але самі послуги при цьому не блокуються — вони просто рахуються без цього матеріалу. Коли ви знову вмикаєте око, матеріал повертається в усі послуги, де він був, і знову бере участь у розрахунках. Це зручно, коли ви тимчасово перестали користуватися якимось засобом, але видаляти його назавжди не хочете.

Червоний кошик — видалити матеріал назовсім

Кошик видаляє матеріал остаточно. Зʼявляється вікно «Видалення матеріалу» з попередженням, що відновити його буде неможливо, і кнопками «Скасувати» та «Видалити».

Тут є важлива відмінність від категорій. Матеріал видаляється навіть тоді, коли він уже використовується в послугах чи динамічних витратах, — і в такому разі він зникає й звідти теж. Видалення нічим не блокується, тож робити його варто свідомо.

Як не видалити потрібного. Орієнтуйтеся на жовтий трикутник. Якщо біля матеріалу він горить, матеріал ніде не задіяний — його можна видаляти спокійно, нічого не постраждає. Якщо трикутника немає, матеріал десь використовується, і видалення прибере його з тих послуг чи витрат. Коли ви не впевнені, що хочете зачепити повʼязані послуги, надійніше не видаляти матеріал, а вимкнути його оком — так він зникне з розрахунків, але збережеться і легко повернеться.

Дії одразу над кількома матеріалами

Коли ви позначаєте квадратиками кілька рядків (або квадратик у шапці таблиці, щоб обрати все видиме), угорі сторінки зʼявляються дві додаткові кнопки.

Перенести категорію

Кнопка «Перенести категорію» відкриває вікно, де ви обираєте, у яку категорію перемістити позначені матеріали. У вікні підписано, скільки матеріалів ви переносите. Обираєте нову категорію, натискаєте «Зберегти» — і всі позначені матеріали разом переходять у неї. Це швидше, ніж міняти категорію кожному матеріалу окремо, коли треба перерозподілити одразу багато позицій.

Видалити групу

Кнопка «Видалити групу» прибирає всі позначені матеріали разом. Оскільки це масове й незворотне видалення, застосунок просить підтвердити дію вручну — ввести в поле слово «Видалити». Лише після цього кнопка видалення спрацює. Такий крок захищає від випадкового стирання великого списку одним кліком.

Як додати новий матеріал

Натиснути зелену кнопку «Додати матеріал». Відкриється вікно по центру екрана з формою «Додати новий матеріал». Заповнювати окремо довідники категорій і одиниць наперед не обовʼязково: усе, чого бракує, ви створюєте прямо у цій формі по ходу, а ваша база категорій і одиниць поступово наповнюється сама.

Поля форми згори вниз:

• Назва матеріалу. Обовʼязкове поле, щонайменше дві літери. Двох матеріалів з однаковою назвою бути не може.
• Категорія матеріалу. Обовʼязкове поле. Ви обираєте категорію зі списку. Якщо потрібної немає, натискаєте зелений плюс поряд — відкриється вікно категорій, де ви створюєте нову й повертаєтесь до форми.
• Одиниця виміру тари. Необовʼязкове поле, у ньому так і написано «опціонально». Це упаковка, в якій матеріал приходить. Поряд так само є зелений плюс для створення нової тари. Якщо ви не плануєте відстежувати закупівлю в цілих упаковках, це поле можна залишити порожнім, але ми не рекомендуємо.
• Вартість. Ціна цілої упаковки. Має бути більшою за нуль, можна з копійками.
• Кількість. Скільки одиниць у цій упаковці. Теж має бути більшою за нуль.
• Одиниця виміру. Обовʼязкове поле. Те, чим ви витрачаєте матеріал на клієнта. Поряд — зелений плюс для створення нової одиниці.

Коли поля заповнено, натискаєте «Зберегти» — матеріал зʼявляється у списку, а порція рахується автоматично за вартістю й кількістю.

Уважно. Окремої форми «редагувати матеріал» немає. Після створення всі правки робляться прямо в рядку таблиці через сірі олівці, як описано вище. У діях рядка є лише око і кошик, кнопки «редагувати» там немає, бо редагування відбувається в самих комірках.

Категорії матеріалів

Кнопка «Категорія» вгорі сторінки відкриває вікно «Керування категоріями матеріалів». Це окремий список груп, який існує саме для матеріалів і не змішується з категоріями інших розділів. У вікні є пошук за назвою, кнопка «Додати запис», список наявних категорій і посторінкове гортання, якщо категорій багато. Кнопка «Закрити» внизу робить те саме, що й хрестик угорі вікна.

Що можна робити з категоріями:

• Додати. Кнопка «Додати запис» відкриває маленьку форму з полем «Назва». Назва обовʼязкова, порожнім поле лишити не можна. Двох однакових категорій бути не може.
• Перейменувати. Олівець у рядку категорії дозволяє змінити назву. Після збереження нова назва оновлюється скрізь, де ця категорія використовується, — у всіх матеріалах, що до неї належать.
• Видалити. Кошик видаляє категорію. Спочатку застосунок просить підтвердити дію.

Категорію, у якій є матеріали, видалити не можна. Якщо до категорії прикріплено хоча б один матеріал, застосунок не дасть її видалити і покаже про це повідомлення. Логіка проста: інакше матеріали залишилися б без групи. Щоб видалити таку категорію, спершу звільніть її — перенесіть матеріали в іншу категорію (зручно зробити це масовою дією «Перенести категорію») або видаліть самі матеріали. Коли в категорії нічого не залишиться, вона видалиться без перешкод.

Одиниці виміру (вони ж тара)

Кнопка «Одиниця виміру» відкриває вікно «Керування одиницями виміру». Це той самий спільний список, з якого беруться і тара, і одиниці витрачання — тобто і «флакон», і «мілілітр» живуть тут разом. Вікно влаштоване так само, як вікно категорій: пошук за назвою, кнопка «Додати запис», список записів, посторінкове гортання й кнопка «Закрити».

У кожного запису дві назви:

• Повна назва — наприклад, «Мілілітри». Її застосунок показує в Аналітиці.
• Коротка назва — наприклад, «мл». Саме коротку назву видно в таблиці матеріалів, щоб рядок залишався компактним.

Обидві назви заповнюються при створенні запису, кожна — щонайменше з двох символів. Повна й коротка назви можуть збігатися: якщо для одиниці немає природного скорочення, ви можете написати однаково в обох полях, наприклад «Набір» і «Набір».

Редагувати назви та видаляти записи можна так само, як у категоріях — через олівець і кошик.

Одиницю можна вигадати будь-яку. Застосунку байдуже, як зветься одиниця, — для нього це просто число у формулі ділення. Якщо вам зручно міряти матеріал «мазками», «крапельками» чи «процедурами», заведіть таку одиницю і користуйтеся нею. Головне, щоб міра була зрозуміла й зручна особисто вам у роботі.

Уважно. Одиницю або тару, яку вже використовує хоча б один матеріал, видалити не вийде — застосунок покаже помилку, бо інакше ці матеріали втратили б свою міру. Щоб видалити таку одиницю, спершу змініть її в усіх матеріалах, де вона стоїть.

Гортання списку та кількість рядків

За замовчуванням сторінка показує до 50 матеріалів за раз, щоб залишатися швидкою навіть при великому списку. Унизу таблиці є поле «Рядків на сторінці» з варіантами 10, 20, 50, 80 і 100 — оберіть, скільки матеріалів бачити одночасно. Поряд показано, на якій ви сторінці, і кнопки переходу між сторінками: до першої, на попередню, на наступну й до останньої.

Що сюди заносити, а що ні

Матеріали — це про те, що фізично витрачається порціями на клієнта. Щоб не плутати модулі, тримайте в голові просту межу.

Можлива хитрість, але на ваш розсуд. Оскільки одиницю виміру можна вигадати будь-яку, ніщо технічно не заважає завести «електроенергію» як матеріал — наприклад, з одиницею «кВт» — і вказати її витрату на сеанс LPG-масажу, де працює електричний апарат. У формулі це спрацює, і вартість електрики потрапить у собівартість тієї послуги. Але це обхідний шлях: модуль задумано під фізичні матеріали, і регулярні рахунки за світло правильніше тримати у Фіксованих витратах. Користуйтеся цим лише тоді, коли свідомо хочете привʼязати конкретну витрату енергії саме до однієї послуги.

Це довідник, а не складський облік. Застосунок не стежить за залишками — він не знає й не показує, скільки гель-лаку лишилося на полиці. Його завдання інше: знати, скільки коштує одне використання матеріалу, і за вашими продажами підрахувати, скільки матеріалу й тари піде за період. Якщо вам потрібен саме облік залишків на складі, цей розділ його не веде.

З чого почати

На початку список порожній — у таблиці стоїть напис, що матеріалів ще немає. Не варто заздалегідь заповнювати окремо довідники категорій та одиниць. Просто натисніть «Додати матеріал» і заведіть перший матеріал, а потрібну категорію й одиниці створюйте прямо у формі через зелені плюси. Почніть з категорій, додайте спочатку всю хімію, потім всі матеріали для якоїсь конкретної групи послуг.

З чим це повʼязано

• Послуги — у складі кожної послуги ви вказуєте, які матеріали й у якій кількості йдуть на одну послугу. Звідти їхні порції потрапляють у собівартість послуги.
• Динамічні витрати — той самий матеріал можна використати й тут. Наприклад, питну воду ви наливаєте і клієнту під час послуги, і в кулер для всіх відвідувачів.
• Аналітика — показує загальну вартість матеріалів, скільки з неї припадає на послуги, а скільки на динамічні витрати, і допомагає планувати закупівлю в цілих упаковках.
• Транзакції — згодом матеріали повʼязуються із закупівлями й оновленням цін, а їхні назви відображаються в обліку рухів коштів.

Сценарії з життя

Віка заводить свій перший матеріал

Віка купує гель-лак флаконами по 10 мл за 380 ₴ і хоче, щоб він враховувався в ціні манікюру.

• Натискає «Додати матеріал», у полі назви пише «Гель-лак».
• У полі категорії потрібної ще немає, тож вона тисне зелений плюс і створює категорію «Манікюр/Педикюр».
• В одиниці виміру тари обирає «Флакон», у вартості вписує 380, у кількості — 10, в одиниці виміру обирає «мл».
• Натискає «Зберегти».

У списку зʼявляється гель-лак із порцією 38 ₴ за мілілітр. Скільки саме мілілітрів іде на один манікюр, Віка вкаже пізніше, коли складатиме послугу.

Тарас використовує один матеріал у багатьох послугах

Рукавички в Тараса приходять пачкою по 100 штук за 400 ₴, тобто порція — 4 ₴ за пару. Рукавички потрібні майже на кожній процедурі детейлінгу. Тарас заводить цей один матеріал, а потім, складаючи послуги, додає рукавички одразу до кількох різних послуг. Один і той самий матеріал спокійно використовується у скількох завгодно послугах — заводити його окремо для кожної не треба.

Марта заводить матеріали наперед і бачить жовті трикутники

Марта наповнює тестовий бізнес наперед — заводить одразу кілька матеріалів, ще не вирішивши, у які послуги їх поставить. Біля кожного світиться жовтий трикутник: матеріал у коморі є, але ніде не задіяний. Це не лякає її, а підказує, що лишилось привʼязати. Щойно вона додає матеріал у якусь послугу, трикутник біля нього зникає.

Що поки не вміємо

• Вести облік залишків на складі. Розділ рахує вартість порції й потребу в закупівлі, але не стежить за тим, скільки матеріалу фактично лишилось у вас на полиці.
• Працювати з вкладеною тарою. Якщо матеріал приходить ящиком, у якому кілька флаконів, а витрачається мілілітрами, врахувати такий проміжний рівень не вийде — тара має бути сусіднім рівнем до одиниці витрачання.
• Вести товар на перепродаж клієнту. Матеріали рахують витрату на процедуру, а не продаж товару «на виніс». Обійти це можна через динамічну витрату з доходом, але такий облік буде неточним.
• Повернути видалений матеріал. Після видалення він зникає назавжди, і відновити його не можна — лише створити заново.

Часті запитання