Przerwa między klientami: ile kosztuje i jak uwzględnić ją w cenie usługi

Przerwa między klientami kosztuje tyle, ile kosztuje stanowisko pracy za te minuty: czas trwania przerwy mnoży się przez koszt minuty. Dlatego skrócenie przerwy o kilka minut daje w miesiącu zauważalną sumę, a nieuwzględniona przerwa zmniejsza zysk każdej usługi.

Rozłóżmy, co wchodzi w przerwę, jak policzyć jej koszt i ilu klientów mieści się w dniu. Dlaczego przerwa w ogóle wchodzi w obliczenie ceny, omówiono w artykule o wycenie. Tu liczymy, ile kosztuje.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie taksówkę. Samochód jedzie z pasażerem, a potem stoi na zawrotce, dopóki kierowca szuka następnego zlecenia. Pasażer płaci tylko za przejazd, ale kierowca traci też czas na zawrotce. Dlatego cenę przejazdu kierowca liczy tak, żeby pokryć i te minuty. Przerwa między klientami działa tak samo.

Co wchodzi w przerwę

Przerwą nazywa się wszystko, co dzieje się między dwoma klientami, dopóki miejsce nie może przyjąć następnego. Zwykle to sprzątanie, dezynfekcja, przygotowanie materiałów, rozliczenie z klientem i zapis na następną wizytę.

Jej długość zależy od usługi. Po strzyżeniu trzeba zamieść włosy, po zabiegu z narzędziami wymienić sterylne zestawy. Dlatego przerwę ustala się dla każdej usługi osobno.

Ile kosztuje jedna przerwa

Przerwa kosztuje tyle, ile kosztuje stanowisko pracy za te minuty. Koszt minuty liczy się tak samo jak w artykule o wycenie: koszty ogólne za miesiąc dzieli się przez sprzedawane minuty.

Koszt przerwy = Minuty przerwy × Koszt minuty

Wyobraź sobie studio. Koszt minuty wynosi 2 zł (koszty ogólne 24 000 zł miesięcznie i 12 000 sprzedawanych minut). Usługa trwa 60 minut, przerwa po niej 15 minut. W ciągu miesiąca wykonuje się 120 takich usług.

Krok pierwszy: koszt jednej przerwy. 15 × 2 = 30 zł. Tę sumę każda usługa niesie dodatkowo.

Krok drugi: koszt za miesiąc. 30 × 120 = 3 600 zł. Tyle kosztują przerwy w miesiącu.

Krok trzeci: co da krótsza przerwa. Jeśli po szkoleniu czy zmianie organizacji przerwa skróci się do 10 minut, będzie kosztować 10 × 2 = 20 zł, czyli o 10 zł mniej. W miesiącu to 10 × 120 = 1 200 zł.

Liczba 1 200 zł pokazuje, ile możesz uwolnić. Przerwa jest potrzebna dla czystości i po to, żeby następny klient nie czekał, dlatego do zera się jej nie skraca.

Ilu klientów mieści się w dniu

Przerwa wpływa i na koszt, i na liczbę klientów. Weźmy dzień pracy 8 godzin, czyli 480 minut, i usługę na 60 minut.

Liczbę klientów liczy się liczbami całkowitymi: siódmy klient zmieści się tylko wtedy, gdy siedem usług razem z przerwami mieści się w 480 minutach. Dlatego skrócenie przerwy z 20 do 10 minut nie dodaje ani jednego klienta, choć obniża koszt każdej usługi. Siódmy klient mieści się, gdy przerwa nie jest dłuższa niż 8 minut: w tabeli to wariant z 5 minutami.

Stąd praktyczny wniosek: zanim skrócisz przerwę, wygodnie policzyć, czy doda to klienta. Jeśli nie, korzyść to tylko niższy koszt usługi, i jest niewielka.

Jak określić swoją przerwę

Przerwę wygodnie zmierzyć. W tym celu bierze się dziesięciu klientów z rzędu i zapisuje, ile minut minęło od zakończenia jednej usługi do gotowości miejsca na następną. Średnia daje twoją przerwę.

Wynik wygodnie zaokrąglić do najbliższych 5 minut. Jeśli w obliczeniu przerwa to 10 minut, a naprawdę 15, każda usługa wyjdzie drożej niż w obliczeniu, i różnica może pozostać niezauważona, dopóki grafik się nie zapełni.

Jak policzyć to na swoich danych

W BizCalc przerwę wprowadza się dla każdej usługi osobno w sekcji „Usługi”, obok ceny, czasu trwania i wynagrodzenia mistrza. Czas trwania razem z przerwą pokazuje, ile miejsca zajmuje jedna usługa, i na ten czas przypada udział kosztów ogólnych.

Grafik i stanowiska pracy zadają twoją moc, a prognoza obłożenia określa, ile sprzedaży dzieli między siebie koszty ogólne. Dlatego można zmienić przerwę w jednej usłudze i od razu zobaczyć, jak zmieniły się jej koszt własny i kolumna „Zysk”.

Co warto zapamiętać

• Przerwa to zajęty czas. Dopóki miejsce jest sprzątane, nie przyjmuje klienta.

• Koszt przerwy liczy się prosto. Minuty przerwy mnoży się przez koszt minuty.

• Różnica się kumuluje. 10 zł na usługę zamienia się w 1 200 zł w miesiącu przy 120 usługach.

• Klientów liczy się całymi. Skrócenie przerwy nie zawsze dodaje klienta.

• Przerwę lepiej zmierzyć. Dziesięć wizyt z rzędu daje średnią, którą można wziąć do obliczenia.

Najczęstsze pytania

Jak długo powinna trwać przerwa między klientami?

Jednej normy nie ma, zależy od usługi. Wygodnie ją zmierzyć na dziesięciu wizytach: od zakończenia jednej usługi do gotowości miejsca na następną.

Jak policzyć koszt przerwy?

Minuty przerwy pomnożyć przez koszt minuty. Przy koszcie minuty 2 zł przerwa 15 minut kosztuje 30 zł.

Czy przerwa wchodzi w czas trwania usługi?

W obliczeniu ceny tak: usługa zajmuje miejsce przez cały czas razem z przerwą, i na ten czas przypada udział kosztów ogólnych. Dla klienta trwa tylko swój czas.

Czy warto skracać przerwę?

Jeśli daje dodatkowego klienta na dzień, korzyść jest zauważalna. Jeśli nie, korzyść to tylko niższy koszt usługi, i skracać przerwy do zera nie warto.

Czy przerwa może różnić się w różnych usługach?

Tak, i to normalne. Ustala się ją dla każdej usługi osobno, bo sprzątanie i przygotowanie po różnych usługach zajmują różny czas.

Jak przerwa wpływa na zysk?

Przez udział kosztów ogólnych: dłuższa przerwa zwiększa czas, za który usługa płaci za miejsce, więc zysk maleje.