Service und Leistungspreis: So berechnen Sie die Kosten des Services und kalkulieren sie in die Preisliste ein

Service wirkt sich auf den Preis über die Kosten aus, die er einer Behandlung hinzufügt: Zeit pro Kunde, kleine Gesten der Gastfreundschaft, der Komfort der Räume und hochwertigere Materialien. Jeden dieser Teile können Sie in Euro pro Kunde berechnen und dann genauso in den Preis einkalkulieren wie Material oder Miete.

Im Folgenden zeigen wir, woraus sich die Kosten des Services zusammensetzen, wie Sie sie am Beispiel einer Maniküre mit zwei Stufen berechnen und wie viel vom Service-Aufschlag beim Inhaber bleibt. Am Ende zeigen wir, wie Sie prüfen, ob die erweiterte Stufe ihren Preis rechtfertigt.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich zwei Cafés vor, die denselben Kaffee brühen. Im einen wird er innerhalb einer Minute zum Mitnehmen übergeben. Im anderen wird er am Tisch serviert, mit einem Glas Wasser, einem Dessert und einem weichen Sessel, in dem man eine Stunde sitzen kann. Die Bohnen in den Tassen sind dieselben, unterschiedlich sind Zeit, Ort und Kleinigkeiten. Genau diese Unterschiede nennen wir Service, und jeder hat seine eigenen Kosten.

Vier Bestandteile des Services, die Kosten verursachen

In der Kalkulation besteht der Service aus vier Teilen. Sie verhalten sich unterschiedlich, deshalb sollten sie getrennt berechnet werden.

Bewirtung: Getränke, Desserts, kleine Aufmerksamkeiten

Das ist alles, was der Kunde über die Behandlung hinaus bekommt: Tee oder Kaffee, Wasser, ein Dessert, Servietten, kleine Geschenke. Die Kosten jeder Position sind vergleichsweise gering, wiederholen sich aber bei jedem Kunden und ergeben im Monat eine spürbare Summe.

Die entscheidende Frage lautet: Bekommt jeder Kunde das? Wenn ein Getränk nicht allen angeboten wird, nehmen Sie in der Kalkulation die Kosten des Sets multipliziert mit dem Anteil der Kunden, die es nutzen.

Zeit pro Kunde

Das sind die Minuten, die Sie über das Minimum hinaus aufwenden: eine Beratung vor Beginn, eine längere Pflege, ein unhektisches Bezahlen, das Aufräumen danach. Zeit kostet Geld, weil der Arbeitsplatz belegt ist und Miete sowie andere Fixkosten für jede Minute anfallen, unabhängig davon, ob ein Kunde da ist.

Deshalb hat auch eine zusätzliche Viertelstunde pro Kunde einen Preis: Auf jede Minute entfällt ein Anteil der Fixkosten, und der Lohn steigt mit dem Preis, wenn er vom Preis abhängt.

Komfort der Räume

Einrichtung, bequeme Möbel, Ruhe, ein separater Eingang, ein gemütlicher Wartebereich. Das ist meist bereits in Miete und Renovierung enthalten, also in den Fixkosten. Einen gesonderten Betrag pro Kunde gibt es hier nicht. Ein höheres Komfortniveau bedeutet teurere Räume, und dieser Unterschied verteilt sich über die Kosten einer Minute auf alle Leistungen.

Materialniveau

Hochwertigere Präparate, Premiummarken, Einwegsets statt Mehrwegsets. Dieser Bestandteil ist transparent: Den Unterschied bei den Materialkosten sehen Sie auf den Cent genau. Ein solcher Unterschied wird direkt zu den Selbstkosten der Leistung addiert.

Die Servicekosten pro Kunde berechnen

Gehen wir ein fiktives Maniküre-Studio durch; alle Zahlen sind als Beispiel gewählt. Die Basisleistung «Maniküre mit Gel-Lack» kostet 80 €. Sie dauert 90 Minuten, dazu kommen 10 Minuten Pause zum Aufräumen. Das Material dafür kostet 12 €, und die Nageldesignerin erhält 40 % des Preises. Die Kosten einer Arbeitsplatzminute, also die gesamten Monatskosten des Studios geteilt durch die bezahlten Minuten, betragen 0,20 €: für das Beispiel 6.000 € Kosten ÷ 30.000 Minuten = 0,20 €.

Nun fügen wir die erweiterte Stufe hinzu. Sie umfasst ein Dessert und ein Getränk, eine längere Beratung mit Handmassage und hochwertigere Materialien. Wir rechnen sie Schritt für Schritt durch.

Erster Schritt: Bewirtung. Das Getränk kostet 1,50 €, das Dessert 2,50 €, zusammen 4 € pro Kunde. Alle Kunden der erweiterten Stufe erhalten das Set, daher nehmen wir die vollen Kosten. Ergebnis: 4 €.

Zweiter Schritt: Zeit. Beratung und Handmassage fügen 15 Minuten hinzu. Die Dauer steigt von 90 auf 105 Minuten, und mit der Pause ist der Arbeitsplatz 115 statt 100 Minuten belegt. Jede Minute kostet 0,20 €, der Fixkostenanteil beträgt also 115 × 0,20 = 23 € statt 20 €. Die Differenz von 3 € sind die Kosten der Zeit.

Dritter Schritt: Material. Ein hochwertigerer Gel-Lack und ein Einwegset kosten 3 € mehr, das Material beläuft sich auf 15 € statt 12 €. Dieser Schritt ist einfach, weil der Unterschied in der Preisliste des Lieferanten steht.

Vierter Schritt: Summe. Pro Kunde kommen 4 € Bewirtung, 3 € Zeit und 3 € Material hinzu, insgesamt 10 €. Das sind die Kosten dessen, was Sie ergänzt haben. Den Preis berechnen wir als Nächstes: Ein Teil des Aufschlags geht an die Nageldesignerin und in den Gewinn.

Wie die Servicekosten in den Preis einfließen

Der Preis besteht aus drei Teilen: dem Lohn der Nageldesignerin, dem Material und einem Anteil der Gemeinkosten, darüber bleibt der Gewinn. Der Service fügt Kosten zu den letzten beiden Teilen hinzu. Deshalb ermitteln wir den Preis der erweiterten Stufe mit derselben Formel wie den der Basisstufe. In der Formel steht «Bewirtung» für die Kosten von Getränk und Dessert pro Kunde, und die zusätzliche Zeit steckt bereits im Gemeinkostenanteil.

Preis = (Material + Bewirtung + Gemeinkostenanteil) ÷ (1 − Marge − Lohnanteil)

Wir nehmen dieselben Ziele wie für die Basisstufe: 20 % Marge und ein Lohn von 40 % des Preises. Eingesetzt: Material 15 €, Bewirtung 4 € und ein Gemeinkostenanteil von 23 € ergeben 42 €. Im Nenner steht 1 − 0,2 − 0,4 = 0,4. 42 geteilt durch 0,4 ergibt 105 €.

Für die Basisstufe mit derselben Formel: Material 12 € plus Gemeinkostenanteil 20 € ergeben 32 €, und 32 ÷ 0,4 = 80 €. Somit sind 80 € genau der Preis, bei dem die Basisstufe 20 % Marge erzielt.

Warum steigt der Preis stärker als die Servicekosten? Die zusätzlichen Kosten betragen 10 €, der Preis steigt aber um 25 €. Der Unterschied erklärt sich dadurch, dass der Lohn der Nageldesignerin ein Prozentsatz des Preises ist und der Gewinn ebenfalls als Prozentsatz festgelegt wird. Jeder zusätzliche Euro im Preis geht teils an die Nageldesignerin, teils in den Gewinn. Deshalb wird eine Preiserhöhung mit einer Formel berechnet. Wenn Sie dem Preis nur 10 € hinzufügen, erhalten Sie 90 €, und der Gewinn läge bei 90 − 36 − 15 − 4 − 23 = 12 €, also bei etwa 13 % statt 20 %.

Wie viel vom Service-Aufschlag beim Unternehmen bleibt

Zerlegen wir den Aufschlag von 25 € in Teile, um zu sehen, wohin er geht. Die Servicekosten betragen 10 €. Der Lohn der Nageldesignerin steigt von 32 € auf 42 €, denn 40 % von 105 € sind 42 €, also zusätzliche 10 €. Der Gewinn steigt von 16 € auf 21 €, das heißt um 5 €.

Fügen wir eine Kontrolle hinzu: 42 + 15 + 4 + 23 + 21 ergibt 105 €, und 32 + 12 + 20 + 16 ergibt 80 €. Beide Stufen gehen auf.

Betrachten wir nun dieselbe Zahl von einer anderen Seite: Wie viel Gewinn bringt eine Stunde Arbeitsplatz. Dazu wird der Gewinn der Leistung durch die Zeit geteilt, die der Platz belegt ist, und mit 60 multipliziert.

Gewinn pro Arbeitsplatzstunde = Gewinn der Leistung ÷ (Dauer + Pause) × 60

Basisstufe: 16 ÷ 100 × 60 = 9,60 € pro Stunde. Erweitert: 21 ÷ 115 × 60, etwa 11 € pro Stunde. Die erweiterte Stufe bringt also nicht nur pro Kunde mehr Gewinn, sondern auch pro Stunde des Platzes, wenn auch nicht in dem Verhältnis, in dem der Preis gestiegen ist.

Stellen Sie sich Olena vor. Sie hat ein Maniküre-Studio mit zwei Nageldesignerinnen und ergänzt die Leistung um Tee und Dessert, weil Kunden nach der Behandlung oft noch etwas sitzen bleiben möchten. Olena rechnet: 4 € Bewirtung pro Kunde, weitere 3 € für die Zeit und 3 € für Material. Sie sieht, dass der Preis der erweiterten Stufe 105 € betragen muss, um die Marge von 20 % zu halten. Nun entscheidet sie: die erweiterte Stufe als eigene Leistung einführen oder den Service in die allgemeine Preisliste einbauen. Die Entscheidung trifft sie, und die Zahlen zeigen, was jede Variante kostet.

Wie Sie prüfen, ob die erweiterte Stufe ihren Preis rechtfertigt

Die Rechnung zeigt, wie hoch der Preis sein muss, damit die erweiterte Stufe dieselbe Marge von 20 % erzielt. Ob der Kunde bereit ist, ihn zu zahlen, sagen die Zahlen nicht. Das ist eine Frage des Werts: Spürt der Kunde den Unterschied zwischen 80 € und 105 €?

Ein praktischer Weg sieht so aus. Es ist sinnvoll, beide Stufen nebeneinander anzubieten, damit die Wahl beim Kunden liegt. Einige Wochen lang lohnt es sich festzuhalten, wie viele Kunden welche Stufe wählen. Wird die erweiterte Stufe selten gewählt, ist es nützlich zu prüfen, wie verständlich der Unterschied beschrieben ist und ob die Bestandteile des Services für Ihre Kunden wirklich wichtig sind. Wird sie oft gewählt, haben Sie einen Grund anzunehmen, dass sich der Service bezahlt macht.

Gesondert ist es nützlich, die eigene Untergrenze zu kennen. Der Preis von 105 € ist die errechnete Grenze, bei der die erweiterte Stufe 20 % Marge erzielt. Wenn der Markt zum Beispiel nur 95 € akzeptiert, sinkt die Marge auf etwa 16 %: Der Lohn beträgt 38 €, der Gewinn 95 − 38 − 15 − 4 − 23 = 15 €. Dann entscheiden Sie, ob Sie den Service kürzen oder eine niedrigere Marge akzeptieren. Diese Wahl liegt bei Ihnen, die Rechnung liefert dafür die Grundlage.

Tipp. Es ist bequem, den Service schrittweise zu ergänzen. Sie können mit einer Leistung beginnen, ihre erweiterte Stufe berechnen und beobachten, wie oft Kunden sie wählen. So werden Änderungen in kleinem Umfang getestet, und der Rest der Preisliste bleibt unverändert.

Den Service mit den eigenen Daten berechnen

Eine manuelle Berechnung liefert die Antwort für eine Leistung. Wenn es viele Leistungen gibt und sich Materialpreise und Kosten ändern, ist es bequemer, wenn sich die Zahlen nach jeder Änderung selbst neu berechnen.

In BizCalc legen Sie die erweiterte Stufe am besten als eigene Leistung an. Im Bereich «Leistungen» duplizieren Sie die Basisleistung, geben der Kopie einen neuen Namen und ändern Preis, Dauer, Pause und Lohn. Die Materialien der erweiterten Stufe, darunter Getränk und Dessert, fügen Sie der Zusammensetzung dieser Leistung hinzu. In der Spalte «Gewinn» sehen Sie das Ergebnis für jede Stufe getrennt.

Für Kleinigkeiten, die Kunden bei jeder Leistung erhalten (Wasser, Tee), gibt es den Bereich «Dynamische Kosten». Sie stellen ein Set aus Materialien zusammen und legen den Prozentsatz fest, mit dem es vorkommt. Die Kosten des Sets, multipliziert mit diesem Prozentsatz, werden gleichmäßig zu den Selbstkosten aller Leistungen addiert. Im Bereich «Analytik: Kalkulation» sind die Selbstkosten jeder Leistung in vier Teile aufgeschlüsselt: Lohn, Materialien der Leistung, dynamische Kosten und Fixkosten. So sehen Sie, wie sich die Selbstkosten der erweiterten Stufe von denen der Basisstufe unterscheiden.

Es gibt auch Grenzen. Eine dynamische Kostenart lässt sich noch nicht an eine einzelne Leistung binden, und der Nutzungsprozentsatz gilt einheitlich für das ganze Unternehmen. Deshalb fügen Sie die Bewirtung, die nur die erweiterte Stufe erhält, am besten als Materialien dieser Leistung hinzu. Der Komfort der Räume wird in der Berechnung nicht als gesonderter Betrag ausgewiesen: Er ist in den «Fixkosten» enthalten und wird nach Zeit auf die Leistungen verteilt.

Was Sie sich merken sollten

• Service besteht aus vier Teilen. Bewirtung, Zeit pro Kunde, Komfort der Räume und Materialniveau haben jeweils Kosten, die sich berechnen lassen.

• Service wird pro Kunde berechnet. Die Kosten eines Sets werden mit dem Anteil der Kunden multipliziert, die es erhalten, die zusätzliche Zeit mit den Kosten einer Arbeitsplatzminute.

• Der Preis der erweiterten Stufe wird mit einer Formel hergeleitet. Die zusätzlichen Kosten fließen in dieselbe Formel wie der Preis der Basisleistung, mit derselben Marge und demselben Lohnanteil.

• Der Aufschlag ist größer als die Servicekosten. Ein Teil des Aufschlags geht an den preisabhängigen Lohn und in den Gewinn, deshalb wird eine Preiserhöhung mit einer Formel berechnet.

• Die Zahlungsbereitschaft wird in der Praxis geprüft. Zwei Stufen nebeneinander zeigen, welche gewählt wird, und geben eine Grundlage für die Entscheidung, was bleibt.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört zum Service, der sich berechnen lässt?

Bewirtung (Getränke, Desserts), zusätzliche Zeit pro Kunde, Komfort der Räume und Materialniveau. Der erste und der letzte Teil haben direkte Kosten pro Kunde, die Zeit wird über die Kosten einer Minute berechnet, und der Komfort ist in den Fixkosten enthalten.

Wird der Service immer in den Preis eingebaut?

Nein, das ist die Entscheidung des Inhabers. Der Service kann in den allgemeinen Preis eingebaut, in eine eigene erweiterte Stufe ausgelagert oder als Zusatz verkauft werden. Die Kostenberechnung ist in jedem dieser Fälle nötig.

Wie berechne ich Getränke und Desserts, wenn nicht alle sie bekommen?

Die Kosten des Sets werden mit dem Anteil der Kunden multipliziert, die es erhalten. Zum Beispiel: Das Set kostet 4 €, und 60 % der Kunden erhalten es, dann entfallen auf eine Leistung 4 × 0,6 = 2,40 €.

Warum steigt der Preis stärker als die Servicekosten?

Der Lohn der Nageldesignerin und der Gewinn werden als Prozentsatz des Preises festgelegt, daher geht jeder zusätzliche Euro im Preis teilweise an sie. In unserem Beispiel betragen die Servicekosten 10 €, und der Preis steigt um 25 €, wovon die Nageldesignerin zusätzliche 10 € erhält und 5 € Gewinn sind.

Wie erkenne ich, ob ein Kunde bereit ist, für Service zu zahlen?

Es ist sinnvoll, zwei Stufen der Leistung nebeneinander anzubieten und einige Wochen lang festzuhalten, welche gewählt wird. Die Rechnung zeigt den Preis, bei dem die Marge erhalten bleibt, und die Zahlungsbereitschaft zeigt sich an der Wahl der Kunden.

Wie viel Service ist genug?

Eine allgemeingültige Norm gibt es nicht, sie hängt von der Nische und den Erwartungen Ihrer Kunden ab. Orientierung bieten der Gewinn der Leistung und der Gewinn pro Arbeitsplatzstunde: Der Service ist gerechtfertigt, wenn diese nicht niedriger sind als ohne ihn.