Direkte und indirekte Kosten: Worin der Unterschied liegt und wie Sie sie auf Leistungen verteilen

Direkte Kosten lassen sich unmittelbar einer bestimmten Leistung zuordnen: die Bezahlung der Fachkraft, Material, kleine Servicedinge. Indirekte Kosten werden für das Unternehmen als Ganzes gezahlt: Miete, Nebenkosten, Abonnements, Steuern. Direkte Kosten werden einer Leistung vollständig zugerechnet, indirekte werden nach der Zeit, die jede Leistung beansprucht, auf die Leistungen verteilt.

Gehen wir durch, welche Kosten zu welcher Gruppe gehören, und sehen wir an Zahlen, warum eine Verteilung nach der Anzahl der Leistungen ein falsches Bild ergibt.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich eine Wohngemeinschaft vor. Sein eigenes Essen kauft jeder selbst: Das sind direkte Kosten, sie sind an einer bestimmten Person sichtbar. Miete und Internet zahlen alle gemeinsam: Das sind indirekte Kosten. Fair ist es, sie danach zu teilen, wer wie viel Zeit zu Hause verbringt. Im Unternehmen ist es genauso: Die Miete wird nach der Zeit, die jede Leistung beansprucht, auf die Leistungen verteilt.

Was direkte und indirekte Kosten sind

Die Prüfung ist einfach: Lässt sich sagen, wie viel genau von dieser Ausgabe auf eine Leistung entfallen ist? Wenn ja, ist die Ausgabe direkt. Das Material für eine Maniküre wird in Portionen gezählt, die Bezahlung der Fachkraft pro Leistung ist bekannt. Wenn nein, ist die Ausgabe indirekt: Es lässt sich nicht sagen, wie viel Miete auf eine einzelne Maniküre entfällt.

Die Einteilung in direkte und indirekte Kosten unterscheidet sich von der in variable und fixe. Variable Kosten hängen von der Kundenzahl ab, fixe nicht. Das sind zwei verschiedene Einteilungen, und sie überschneiden sich.

Warum indirekte Kosten nach Zeit verteilt werden

Der einfache Weg: die indirekten Kosten durch die Anzahl der Leistungen teilen. Sehen wir, was dabei herauskommt.

Stellen Sie sich einen Salon vor. Für Miete, Nebenkosten und Abonnements gehen 12.000 € im Monat drauf. Im Monat wird Leistung A mit 30 Minuten Dauer 200-mal erbracht und Leistung B mit 120 Minuten Dauer 50-mal. Der Preis von A beträgt 100 €, der Preis von B 400 €. Die Fachkraft erhält 40 % des Preises. Material für A kostet 10 €, für B 60 €.

Verteilung nach Anzahl. Insgesamt gibt es 250 Leistungen. 12.000 ÷ 250 = 48 €. Jede Leistung, sowohl A als auch B, erhält je 48 € indirekte Kosten.

Verteilung nach Zeit. Zuerst zählen wir die Minuten, die verkauft werden: 200 × 30 + 50 × 120 = 12.000 Minuten.

Kosten pro Minute = Indirekte Kosten pro Monat ÷ Im Monat verkaufte Minuten

12.000 ÷ 12.000 = 1 € pro Minute. Leistung A beansprucht 30 Minuten und trägt somit 30 × 1 = 30 €. Leistung B beansprucht 120 Minuten und trägt 120 × 1 = 120 €.

Nach der Anzahl bringt Leistung A fast nichts ein (2 €, also 2 % des Preises), während B deutlich profitabler aussieht (132 €, also 33 %). Nach der Zeit ist das Bild anders: A ergibt 20 € (20 %), B ergibt 60 € (15 %). Der Grund ist, dass B den Arbeitsplatz viermal so lange belegt, und die Verteilung nach Anzahl das nicht berücksichtigt.

Der Gesamtgewinn ist in beiden Fällen gleich, 7.000 €. Es ändert sich nur, welcher Leistung er zugeschrieben wird. Bei einer falschen Verteilung entscheidet man leicht, den Preis von A zu erhöhen oder sie aus der Preisliste zu nehmen, obwohl sie prozentual besser ist als B.

Achtung. Die Minuten werden zusammen mit der Pause zwischen den Kunden gezählt: Solange der Platz aufgeräumt wird, ist er belegt. Wie man die Kosten dieser Pause berechnet, ist in einem eigenen Artikel behandelt.

Was mit strittigen Kosten zu tun ist

Nicht jede Ausgabe fällt sofort in ihre Gruppe. Einige typische Fälle.

Ein Werkzeug, das mehrere Jahre hält. Das ist eine indirekte Ausgabe. Sein Wert wird auf die Nutzungsdauer verteilt, und der monatliche Anteil geht in die allgemeinen Kosten ein.

Kleine Servicedinge. Tee oder Süßigkeiten für einen Kunden gehören zu den direkten Kosten, aber nicht bei jeder Leistung: Nicht jeder nutzt sie. Deshalb zählt man die Häufigkeit, mit der sie genutzt werden, und auf die Leistung entfällt ein entsprechender Anteil.

Werbung. Sie zieht Kunden allgemein an, deshalb lässt sie sich bequemer als indirekt betrachten.

Bei Zweifeln ordnet man eine Ausgabe bequemerweise den indirekten zu: Dann wird sie nach Zeit verteilt und geht in der Berechnung nicht verloren.

Wie Sie das mit Ihren eigenen Daten berechnen

Eine manuelle Berechnung funktioniert, solange es wenige Leistungen gibt. Mit jeder Änderung von Miete oder Auslastung verschieben sich die Kosten pro Minute, und die Berechnung muss neu gemacht werden.

In BizCalc werden direkte Kosten dort erfasst, wo sie entstehen. Preis der Leistung und Bezahlung der Fachkraft (als Betrag oder Prozentsatz) tragen Sie im Bereich „Leistungen“ ein. Material wird mit dem Packungspreis erfasst, und die Kosten einer Portion werden automatisch berechnet. Kleine Servicedinge werden als dynamische Kosten mit einer Häufigkeit in Prozent erfasst.

Indirekte Kosten werden als fixe erfasst: Miete, Abonnements und Steuern mit einem Zeitraum, zum Beispiel einmal im Monat. Der Betrag wird auf den Monat umgelegt und nach der Zeit, die eine Leistung samt Pause beansprucht, auf die Leistungen verteilt. Im Bereich „Leistungen“ ist daneben die Spalte „Gewinn“ sichtbar. Im Bereich „Analytik: Kalkulation“ schlüsselt die Detailansicht nach Leistung die Kosten in vier Teile auf: Lohn, Material, kleine Servicedinge und einen Anteil an den allgemeinen Kosten. So sind der direkte und der indirekte Teil getrennt sichtbar.

Was Sie sich merken sollten

• Eine direkte Ausgabe lässt sich einer Leistung zuordnen. Bezahlung der Fachkraft, Material und kleine Servicedinge entfallen vollständig auf die Leistung.

• Eine indirekte Ausgabe nicht. Miete, Nebenkosten, Abonnements und Steuern werden für das Unternehmen als Ganzes gezahlt.

• Die Einteilung in direkt und indirekt unterscheidet sich von der in variabel und fix. Das sind zwei verschiedene Einteilungen, und sie überschneiden sich.

• Indirekte Kosten teilt man nach Zeit. Eine längere Leistung belegt den Platz länger und trägt einen größeren Anteil.

• Die Verteilung ändert das Bild, aber nicht den Gesamtgewinn. Im Beispiel ist die Gesamtsumme von 7.000 € gleich, der Gewinn jeder Leistung aber verschieden.

Häufig gestellte Fragen

Wie unterscheiden sich direkte Kosten von indirekten?

Direkte lassen sich unmittelbar einer bestimmten Leistung zuordnen, zum Beispiel Material oder die Bezahlung der Fachkraft. Indirekte werden für das Unternehmen als Ganzes gezahlt, zum Beispiel die Miete, und auf die Leistungen verteilt.

Gehört die Miete zu den direkten oder indirekten Kosten?

Zu den indirekten: Ohne Verteilung lässt sich nicht sagen, wie viel Miete auf eine Leistung entfällt. Sie wird nach der Zeit, die die Leistungen beanspruchen, auf sie verteilt.

Sind direkte und variable Kosten dasselbe?

Nein. Variable hängen von der Kundenzahl ab, direkte lassen sich einer Leistung zuordnen. Material ist sowohl variabel als auch direkt, die Miete sowohl fix als auch indirekt.

Wie verteilt man indirekte Kosten auf Leistungen?

Nach Zeit. Die indirekten Kosten pro Monat werden durch die verkauften Minuten geteilt, das ergibt die Kosten pro Minute. Sie werden mit der Zeit multipliziert, die die Leistung beansprucht.

Warum darf man indirekte Kosten nicht gleichmäßig auf Leistungen verteilen?

Weil Leistungen den Platz unterschiedlich lange belegen. Eine lange Leistung würde denselben Anteil bekommen wie eine kurze, und der Gewinn beider würde falsch dargestellt.

Wohin gehört eine Ausgabe, wenn man im Zweifel ist?

Zu den indirekten. Dann wird sie nach Zeit auf alle Leistungen verteilt und fällt nicht aus der Berechnung heraus.