Plan und Ist: So vergleichen Sie den berechneten Gewinn mit den realen Verkäufen

Plan und Ist werden über drei Ursachen der Abweichung verglichen: die Zahl der Kunden, den durchschnittlichen Bon und die Kosten. Zuerst berechnet man die Gewinndifferenz und zerlegt sie dann in diese drei Teile. So sieht man, warum genau der Gewinn vom Plan abweicht.

Gehen wir das an einem Beispiel durch: zuerst stellen wir einen Plan auf, dann betrachten wir das Ist und zerlegen anschließend die Differenz. Am Ende geht es darum, wie oft man vergleichen sollte.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich vor, Sie hatten eine Autoreise geplant: 400 Kilometer in 5 Stunden. Sie kamen nach 6 Stunden an. Um zu verstehen, warum, muss man drei Dinge prüfen: Geschwindigkeit, Pausen und Route. Genauso beim Gewinn: Der Plan legt fest, wohin Sie kommen wollten, und das Ist zeigt, wo und warum Sie abgewichen sind.

Was Plan und Ist sind

Der Plan ist der Gewinn, den Sie im Voraus für eine bestimmte Zahl von Kunden, einen durchschnittlichen Bon und Kosten berechnet haben. Das Ist ist das, was im selben Zeitraum tatsächlich herauskam.

Der durchschnittliche Bon ist der Umsatz geteilt durch die Zahl der Kunden. Nehmen Kunden teurere Leistungen oder mehrere Leistungen, ist der Bon höher.

Plan und Ist aufstellen

Stellen Sie sich ein Studio vor. Laut Plan für den Monat: 240 Kunden, durchschnittlicher Bon 200 €, die Fachkräfte erhalten 40 % des Umsatzes, Material 20 € pro Kunde, allgemeine Kosten 14.000 €. Laut Ist: 210 Kunden, durchschnittlicher Bon 210 €, dieselben 40 % und 20 € für Material, allgemeine Kosten 14.800 €.

Der Gewinn fiel um 2.540 € niedriger aus als geplant. Jetzt gilt es zu verstehen, warum.

Die Differenz in drei Ursachen zerlegen

Ursache eins: die Zahl der Kunden. Es gab 30 Kunden weniger. Von jedem Kunden bleibt laut Plan 200 × 0,6 − 20 = 100 € nach Fachkraft und Material.

Wirkung der Anzahl = (Kunden Ist − Kunden Plan) × Bleibt von einem Kunden laut Plan

−30 × 100 = −3.000 €.

Ursache zwei: der durchschnittliche Bon. Der Bon ist um 10 € gewachsen, und das brachte zusätzlichen Umsatz. Aber die Fachkraft erhält davon 40 %, sodass Ihnen nur 60 % bleiben.

Wirkung des Bons = Kunden Ist × Änderung des Bons × (1 − Anteil der Fachkraft)

210 × 10 × 0,6 = 1.260 €.

Ursache drei: die allgemeinen Kosten. Sie sind um 800 € gestiegen, die Wirkung auf den Gewinn beträgt also −800 €.

Die Summe der drei Teile entspricht der Gewinndifferenz: −3.000 + 1.260 − 800 = −2.540 €. Geht die Summe nicht auf, steckt ein Fehler in der Berechnung.

Was Sie mit dem Ergebnis tun

Die größte Abweichung kam von den Kunden: minus 3.000 €. Ein höherer Bon glich sie teilweise aus, und der Anstieg der Kosten fügte ein weiteres Minus hinzu.

Danach führt jede Ursache zu ihrer eigenen Frage. Warum gibt es weniger Kunden: Saison, Werbung, Terminplan, vielleicht eine Preiserhöhung? Warum ist der Bon gewachsen: Nehmen Menschen mehr Leistungen oder haben Sie die Preise erhöht? Was ist bei den allgemeinen Kosten teurer geworden? Die Antworten auf diese Fragen sind die Grundlage für Entscheidungen.

Tipp. Ein wachsender Bon kann eine Kehrseite haben. Ist der Bon nach einer Preiserhöhung gewachsen und es gibt weniger Kunden, sieht das nach einer Reaktion auf den neuen Preis aus. In dem Fall lohnt es sich, den Kundenverlust mit der Grenze aus der Berechnung der Preiserhöhung zu vergleichen.

Wie oft man vergleicht

Einmal im Monat nach dem Abschluss des Zeitraums. So sind Abweichungen rechtzeitig sichtbar, und die Ursachen sind noch frisch. Bequem vergleicht man denselben Satz von Kennzahlen: Dann lassen sich Monate nebeneinanderstellen und die Tendenz ist sichtbar.

Wie Sie das mit Ihren eigenen Daten berechnen

Der Plan ist im Bereich «Prognose» von BizCalc sichtbar: Bei der gewählten Auslastung werden Gewinn und Kosten gezeigt, und die Schaltflächen «+» und «−» ändern die Auslastung. Die durchschnittliche Marge und den durchschnittlichen Bon laut Plan zeigt der Bereich «Analytik: Kalkulation».

Reale Verkäufe werden im Bereich «Leistungsverkäufe» geführt, und die Summen für einen Zeitraum sind im Bereich «Analytik: Finanzanalytik» sichtbar. Einen fertigen Vergleich von Umsatz, Gewinn und Zahl der verkauften Leistungen mit der Prognose gibt es im Bereich «Analytik: Kalkulation» im Block «Verkäufe vs. Prognose». Die Differenz lässt sich mit den Formeln aus dem Artikel in Ursachen zerlegen.

Was Sie sich merken sollten

• Die Differenz hat drei Ursachen. Die Zahl der Kunden, der durchschnittliche Bon und die allgemeinen Kosten.

• Die Ursachen werden getrennt berechnet. Dann sieht man, welche den Hauptbeitrag geleistet hat.

• Die Summe der Teile entspricht der Differenz. Das ist ein Weg zu prüfen, dass die Berechnung stimmt.

• Ein höherer Bon ist nicht immer gut. Er kann eine Reaktion auf einen neuen Preis samt Kundenverlust sein.

• Bequem vergleicht man einmal im Monat. Dann sind Abweichungen rechtzeitig sichtbar.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Plan und Ist?

Der Plan ist der im Voraus berechnete Gewinn. Das Ist ist der Gewinn, der im selben Zeitraum tatsächlich herauskam. Sie werden verglichen, um die Ursachen einer Abweichung zu verstehen.

Wie zerlegt man eine Gewinnabweichung?

In drei Teile: die Wirkung der Kundenzahl, die Wirkung des durchschnittlichen Bons und die Wirkung der Kosten. Jede wird mit einer eigenen Formel berechnet, und die Summe ergibt die Gesamtdifferenz.

Was ist der durchschnittliche Bon?

Der Umsatz geteilt durch die Zahl der Kunden. Im Beispiel des Artikels sind es laut Plan 48.000 ÷ 240 = 200 €, laut Ist 44.100 ÷ 210 = 210 €.

Wie oft sollte man Plan und Ist vergleichen?

Einmal im Monat nach dem Abschluss des Zeitraums. So sind Abweichungen rechtzeitig sichtbar, und die Ursachen sind noch frisch.

Was tun, wenn das Ist schlechter ist als der Plan?

Die Ursache mit der größten Wirkung unter den dreien finden: Kunden, Bon oder Kosten. Dann klären, warum es dazu kam, und entscheiden, was zu ändern ist.

Warum stimmt die Summe der Wirkungen nicht mit der Differenz überein?

Höchstwahrscheinlich liegt ein Fehler in der Berechnung vor, oder es gibt eine weitere Ursache, zum Beispiel eine Änderung des Materials pro Leistung. Zuerst sollten die Eingangszahlen geprüft werden.