Gewinnschwelle: Wie viel Sie verdienen müssen, um nicht im Minus zu arbeiten

Gewinnschwelle: Wie viel Sie verdienen müssen, um nicht im Minus zu arbeiten

Die Gewinnschwelle ist der Umsatzbetrag oder die Anzahl der Kunden, bei der Sie genau bei null landen: nicht mehr im Minus, aber noch nicht im Plus. Alles darüber ist Ihr Gewinn.

Man nennt sie auch den Nullpunkt oder die Rentabilitätsschwelle. Gehen wir durch, wie Sie sie für ein Dienstleistungsunternehmen berechnen, warum sie hier in Auslastung statt nur in Geld gemessen wird, und warum sich diese Zahl regelmäßig neu berechnen lässt.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich vor, Sie haben auf einem Markt einen Tisch für eine feste Gebühr gemietet. Solange der Umsatz die Miete nicht deckt, arbeiten Sie für sie. Sobald sie gedeckt ist, gehört alles Weitere Ihnen. Die Gewinnschwelle markiert genau den Moment, in dem sich der Tisch amortisiert hat.

Was das tatsächlich bedeutet

Bis Sie die Gewinnschwelle erreichen, fließt der Umsatz in Miete und Gehälter. Danach beginnt er, für Sie zu arbeiten.

Hier die Logik. Sie haben Fixkosten: Miete, Gehälter, Steuern, Abonnements. Sie hängen nicht davon ab, wie viele Kunden heute kommen. Ob null oder hundert, die Miete zahlen Sie gleich. Jede erbrachte Leistung bringt etwas Geld über ihre eigenen Kosten hinaus ein, und das ist die Marge. Die Gewinnschwelle tritt genau in dem Moment ein, in dem die gesamte Marge aus allen Leistungen alle Fixkosten bis auf den letzten Cent gedeckt hat.

Die Formel

Sie wird auf zwei Arten berechnet, je nachdem, ob Sie eine oder mehrere Leistungen anbieten.

Wenn es im Grunde nur eine Leistung ist

Gewinnschwelle = Fixkosten ÷ Marge pro Leistung

Die Marge pro Leistung entspricht dem Preis abzüglich der variablen Kosten, die speziell dafür anfallen: Material und die Arbeit der ausführenden Person. Das Ergebnis kommt in Stück heraus, also wie viele Leistungen Sie im Monat erbringen müssen.

Wenn es viele Leistungen zu unterschiedlichen Preisen gibt

Gewinnschwelle im Umsatz = Fixkosten ÷ Margenquote

Die Margenquote zeigt, welchen Anteil des Preises die Marge ausmacht. Bleiben von 100 € Umsatz nach den variablen Kosten 25 € übrig, beträgt die Margenquote 25 %, also 0,25 in der Berechnung. Das Ergebnis kommt in Geld heraus, also wie viel Umsatz Sie im Monat erzielen müssen.

Beispiel mit echten Zahlen

Nehmen wir ein Detailing-Studio. Dieselbe Logik funktioniert für Reinigungsdienste, eine Werkstatt oder beliebige andere Dienstleistungen.

Jetzt eine Leistung, ein Komplettauftrag.

Von jedem Auftrag bleiben also 25 € zur Deckung von Miete und Gehältern, während die restlichen 75 % direkt in die Arbeit der Fachkraft und das Material fließen. Bei Dienstleistungen ist das ein typisches Bild: Den Großteil des Preises frisst die Arbeit selbst.

1.750 € ÷ 25 € = 70 Aufträge im Monat

Die ersten 70 Aufträge im Monat gehen vollständig für Miete und das Gehalt der Verwaltungskraft drauf. Sie arbeiten, das Studio ist ausgelastet, und das Ergebnis ist null. Erst der 71. Auftrag bringt Gewinn.

In Geld ist das derselbe Punkt: 70 × 100 € = 7.000 € Umsatz.

Bei Dienstleistungen wird die Gewinnschwelle in Auslastung gemessen

Hier unterscheiden sich Dienstleistungen vom Handel, und das ist der wichtigste Teil der Berechnung.

Ein Geschäft kann beliebig viel Ware verkaufen. Bei Dienstleistungen ist Ihre Obergrenze fest gedeckelt: die Anzahl der Arbeitsplätze multipliziert mit der Arbeitszeit. Die eigentliche Frage lautet daher nicht „wie viel Geld muss ich verdienen“, sondern „welchen Anteil meiner Kapazität muss ich füllen, um bei null zu landen“.

Zurück zum Studio. Es hat 2 Plätze, ein Auftrag dauert etwa 2 Stunden, der Arbeitstag umfasst 8 Stunden.

70 von 200 möglichen Aufträgen = 35 % der Kapazität

Das ist ein völlig anderes Bild als die trockene Zahl „7.000 €“. Jetzt sieht man den tatsächlichen Zustand: Um bei null zu landen, muss das Studio gut ein Drittel seiner Kapazität füllen. Da ist noch Raum zum Wachsen.

Wäre bei derselben Berechnung ein Wert von 85 % herausgekommen, sähe das Bild anders aus. Eine solche Auslastung dauerhaft zu halten ist schwierig, wegen freier Tage, Pausen und eines unregelmäßigen Kundenstroms. Ein Unternehmen, dessen Nullpunkt fast die volle Kapazität verlangt, arbeitet ohne Puffer, und das sollte man im Voraus wissen, nicht erst in einem schwachen Monat feststellen.

Achtung. Genau deshalb wird die Gewinnschwelle bei Dienstleistungen in zwei Einheiten zugleich gemessen: in Euro Umsatz und in Prozent der Kapazität. Die zweite Zahl zeigt ehrlicher, wie widerstandsfähig das Unternehmen tatsächlich ist.

Die Gewinnschwelle verändert sich ständig

Die Gewinnschwelle ist keine Zahl, die man einmal berechnet. Es ist ein lebendiger Wert, der sich jedes Mal ändert, wenn sich irgendeine Ihrer Kosten ändert. Und bei Dienstleistungen sind die Kosten ständig in Bewegung: Material wird teurer, der Anteil der Fachkraft steigt, die Miete zieht an, ein neues Abonnement kommt hinzu.

Sehen wir, was mit dem Studio über ein paar Monate passiert. Die Preise für Kunden blieben gleich, 100 €.

Über zwei bis drei Monate hat sich die Gewinnschwelle von 35 % auf 44 % verschoben. Die Preise haben sich nicht geändert, die Arbeit läuft wie zuvor, aber um bei null zu landen, müssen jetzt 9 % mehr Kapazität gefüllt werden.

Ein wichtiges Detail: Diese Verschiebung ist nicht sichtbar, bis die Zahl neu berechnet wird. Die Vorstellung vom eigenen Nullpunkt bleibt auf dem Stand von früher, während er sich tatsächlich schon verschoben hat. Deshalb ist es nützlicher, sich diese Zahl nicht zu merken, sondern eine Möglichkeit zu haben, sie stets aktuell zu sehen.

Was die Gewinnschwelle verschiebt

Dieselben Hebel wirken in beide Richtungen. So beeinflusst jeder die Berechnung des Studios.

Der stärkste Hebel ist hier der Preis. Eine Erhöhung um 10 % senkt die Gewinnschwelle um fast ein Drittel, weil der gesamte Aufschlag direkt in die Marge fließt. Fixkosten zu senken wirkt schwächer, obwohl meist genau damit angefangen wird.

Die letzte Zeile verdient einen eigenen Kommentar. Eine Kapazitätserweiterung erhöht gleichzeitig die Fixkosten und die Obergrenze möglicher Aufträge, sodass die Schwelle in Stück steigt, während sie in Prozent der Kapazität sogar sinken kann. Das ist ein Fall, in dem die Intuition oft von der Berechnung abweicht, und es lohnt sich, das vor einer Entscheidung an den Zahlen zu prüfen.

Wie Sie die Gewinnschwelle unter Kontrolle halten

Die Gewinnschwelle einmal zu berechnen ist nicht schwer, die Formel ist kurz. Die Schwierigkeit liegt woanders: Die richtige Zahl gilt genau bis zur nächsten Änderung des Material- oder Arbeitspreises, und solcher Änderungen gibt es im Jahr Dutzende. Jedes Mal von Hand neu zu rechnen, wenn die Chemie etwas teurer wird, ist unpraktisch, weshalb der tatsächliche Nullpunkt sich fast immer von dem unterscheidet, den man im Kopf hat.

Genau das ist eine Aufgabe, die sich bequem mit einem Werkzeug lösen lässt. In BizCalc wird die Gewinnschwelle jedes Mal neu berechnet, wenn Sie eine Kostenposition ändern: Sie erhöhen die Bezahlung der Fachkraft, aktualisieren einen Materialpreis, fügen eine Fixkosten hinzu. Der aktuelle Wert wird in Prozent der Kapazität angezeigt, nicht nur in Euro.

Über eine Auslastungssimulation lassen sich Szenarien im Voraus prüfen: einen Preis erhöhen, einen Arbeitsplatz hinzufügen, eine Mieterhöhung einplanen, und sehen, wohin sich die Schwelle verschiebt, bevor Sie im echten Betrieb etwas ändern. Die Logik der Berechnung ist dieselbe wie oben beschrieben, der einzige Unterschied ist, dass die Zahl aktuell bleibt.

Was Sie sich merken sollten

• Die Gewinnschwelle berechnet sich aus der Marge, nicht aus dem Preis. 7.000 € Umsatz und 7.000 € Gewinn sind zwei verschiedene Dinge.

• Bei Dienstleistungen achten Sie auf den Prozentsatz der Kapazität. Ein Nullpunkt, der 80 % Kapazität oder mehr verlangt, lässt dem Unternehmen keinen Puffer.

• Die Zahl bewegt sich mit den Kosten mit. Eine Berechnung von vor einem halben Jahr entspricht meist nicht mehr der Realität.

• Der stärkste Hebel ist der Preis. Ein Aufschlag fließt direkt in die Marge und wirkt deshalb stärker als Kosteneinsparungen.

• Das eigene Gehalt des Inhabers gehört ebenfalls zu den Fixkosten. Zahlen Sie sich selbst, rechnen Sie es ein, sonst kommt der Nullpunkt ungenau heraus.

Häufig gestellte Fragen

Wie berechnet man die Gewinnschwelle?

Fixkosten für den Monat durch die Marge pro Leistung teilen, und man erhält die Anzahl der Leistungen. Oder Fixkosten durch die Margenquote teilen, und man erhält den Umsatzbetrag. Beide Methoden ergeben denselben Punkt, der Unterschied liegt nur in der Einheit.

Sind Gewinnschwelle und Amortisationspunkt dasselbe?

Nein, auch wenn sie oft verwechselt werden. Die Gewinnschwelle bedeutet den Zustand „im Monat bei null gelandet“. Die Amortisation tritt ein, wenn sich die anfänglichen Investitionen ins Unternehmen zurückgezahlt haben: Renovierung, Ausstattung, Start. Man kann jeden Monat die Gewinnschwelle erreichen und trotzdem die Startkosten noch nicht amortisiert haben.

Wie rechnet man, wenn es viele Leistungen zu unterschiedlichen Preisen gibt?

In Geld über die Margenquote: Fixkosten durch die durchschnittliche Margenquote aller Leistungen teilen. So müssen die unterschiedlichen Leistungen nicht auf eine hypothetische Durchschnittsleistung heruntergebrochen werden.

Warum hat sich die Gewinnschwelle verändert, obwohl ich die Preise nicht erhöht habe?

Weil die Kosten gestiegen sind: Material, Arbeit, Miete. Sie schmälern die Marge, und die Gewinnschwelle hängt direkt von der Marge ab. Genau deshalb sollte sie regelmäßig neu berechnet werden, nicht einmal im Jahr.

Was tut man, wenn die Gewinnschwelle fast die volle Kapazität verlangt?

Eine solche Auslastung dauerhaft zu halten ist schwierig, daher lohnt es sich, die Marge zu erhöhen. Handlungsoptionen: den Preis anheben, variable Kosten pro Leistung senken oder Fixkosten reduzieren. Eine Kapazitätserweiterung hilft hier seltener, da die Fixkosten damit mitwachsen.

Zählen Steuern zu den Fixkosten?

Ja, laufende Steuern und Abgaben gehören zu den Fixkosten. Setzen Sie den Betrag ein, der in Ihrem Fall gilt, sonst fällt der Nullpunkt zu niedrig aus.