Die Pause zwischen Kunden: Was sie kostet und wie Sie sie im Leistungspreis berücksichtigen

Die Pause zwischen Kunden kostet so viel, wie der Arbeitsplatz für diese Minuten kostet: die Dauer der Pause multipliziert mit den Kosten pro Minute. Deshalb ergibt eine um einige Minuten kürzere Pause im Monat einen spürbaren Betrag, und eine nicht berücksichtigte Pause verringert den Gewinn jeder Leistung.

Gehen wir durch, was zu einer Pause gehört, wie man ihre Kosten berechnet und wie viele Kunden an einem Tag Platz haben. Warum die Pause überhaupt in die Preisberechnung eingeht, ist im Artikel zur Preisgestaltung behandelt. Hier berechnen wir, was sie kostet.

Einfach gesagt. Stellen Sie sich ein Taxi vor. Das Auto fährt mit einem Fahrgast, dann steht es an einer Wendestelle, während der Fahrer den nächsten Auftrag sucht. Der Fahrgast zahlt nur für die Fahrt, aber der Fahrer verliert auch die Zeit an der Wendestelle. Deshalb berechnet der Fahrer den Fahrpreis so, dass er auch diese Minuten deckt. Die Pause zwischen Kunden funktioniert genauso.

Was zu einer Pause gehört

Als Pause bezeichnet man alles, was zwischen zwei Kunden geschieht, solange der Platz den nächsten nicht aufnehmen kann. Meist sind das Aufräumen, Desinfektion, Vorbereitung der Materialien, Abrechnung mit dem Kunden und die Terminvergabe für den nächsten Besuch.

Ihre Dauer hängt von der Leistung ab. Nach einem Haarschnitt müssen die Haare zusammengekehrt werden, nach einer Behandlung mit Instrumenten die sterilen Sets ausgetauscht. Deshalb wird die Pause für jede Leistung gesondert festgelegt.

Was eine Pause kostet

Eine Pause kostet so viel, wie der Arbeitsplatz für diese Minuten kostet. Die Kosten pro Minute werden genauso berechnet wie im Artikel zur Preisgestaltung: allgemeine Kosten für den Monat geteilt durch die verkauften Minuten.

Kosten der Pause = Minuten der Pause × Kosten pro Minute

Stellen Sie sich ein Studio vor. Die Kosten pro Minute betragen 1 € (allgemeine Kosten von 12.000 € im Monat und 12.000 verkaufte Minuten). Eine Leistung dauert 60 Minuten, die Pause danach 15 Minuten. Im Monat werden 120 solcher Leistungen erbracht.

Schritt eins: die Kosten einer Pause. 15 × 1 € = 15 €. Diesen Betrag trägt jede Leistung zusätzlich.

Schritt zwei: die Kosten pro Monat. 15 × 120 = 1.800 €. So viel kosten die Pausen im Monat.

Schritt drei: was eine kürzere Pause bringt. Verkürzt sich die Pause nach einer Schulung oder einer Änderung der Organisation auf 10 Minuten, kostet sie 10 × 1 € = 10 €, also 5 € weniger. Im Monat sind das 5 × 120 = 600 €.

Die Zahl von 600 € zeigt, wie viel Sie freisetzen können. Eine Pause ist für die Sauberkeit nötig und damit der nächste Kunde nicht wartet, deshalb wird sie nicht auf null gekürzt.

Wie viele Kunden an einem Tag Platz haben

Eine Pause wirkt sich sowohl auf die Kosten als auch auf die Kundenzahl aus. Nehmen wir einen Arbeitstag von 8 Stunden, also 480 Minuten, und eine Leistung von 60 Minuten.

Die Zahl der Kunden wird in ganzen Zahlen gezählt: Ein siebter Kunde passt nur dann, wenn sieben Leistungen samt Pausen in 480 Minuten passen. Deshalb bringt die Verkürzung der Pause von 20 auf 10 Minuten keinen einzigen Kunden mehr, obwohl sie die Kosten jeder Leistung senkt. Ein siebter Kunde passt, wenn die Pause nicht länger als 8 Minuten ist: In der Tabelle ist das die Variante mit 5 Minuten.

Die praktische Schlussfolgerung: Bevor Sie eine Pause verkürzen, lohnt es sich zu berechnen, ob sie einen Kunden hinzufügt. Wenn nicht, besteht der Nutzen nur in niedrigeren Kosten der Leistung, und er ist gering.

Wie Sie Ihre eigene Pause bestimmen

Eine Pause lässt sich bequem messen. Dazu nimmt man zehn Kunden in Folge und notiert, wie viele Minuten vom Ende einer Leistung bis zur Bereitschaft des Platzes für die nächste vergangen sind. Der Durchschnitt ergibt Ihre Pause.

Das Ergebnis lässt sich bequem auf die nächsten 5 Minuten runden. Beträgt die Pause in der Berechnung 10 Minuten, in Wirklichkeit aber 15, kommt jede Leistung teurer als berechnet, und der Unterschied kann unbemerkt bleiben, bis sich der Terminplan füllt.

Wie Sie das mit Ihren eigenen Daten berechnen

In BizCalc wird die Pause für jede Leistung gesondert im Bereich „Leistungen“ erfasst, direkt neben Preis, Dauer und Bezahlung der Fachkraft. Die Dauer samt Pause zeigt, wie viel Platz eine Leistung belegt, und auf diese Zeit entfällt ein Anteil der allgemeinen Kosten.

Terminplan und Arbeitsplätze bestimmen Ihre Kapazität, und die Auslastungsprognose legt fest, wie viele Verkäufe sich die allgemeinen Kosten teilen. Deshalb können Sie die Pause bei einer Leistung ändern und sofort sehen, wie sich ihre Kosten und die Spalte „Gewinn“ verändert haben.

Was Sie sich merken sollten

• Eine Pause ist belegte Zeit. Solange der Platz aufgeräumt wird, nimmt er keinen Kunden auf.

• Die Kosten einer Pause sind einfach zu berechnen. Minuten der Pause multipliziert mit den Kosten pro Minute.

• Der Unterschied summiert sich. 5 € pro Leistung werden bei 120 Leistungen zu 600 € im Monat.

• Kunden werden in ganzen Zahlen gezählt. Eine kürzere Pause bringt nicht immer einen Kunden mehr.

• Eine Pause misst man besser. Zehn Besuche in Folge ergeben einen Durchschnitt, den man in die Berechnung übernehmen kann.

Häufig gestellte Fragen

Wie lang sollte die Pause zwischen Kunden sein?

Eine einheitliche Norm gibt es nicht, sie hängt von der Leistung ab. Bequem misst man sie an zehn Besuchen: vom Ende einer Leistung bis zur Bereitschaft des Platzes für die nächste.

Wie berechnet man die Kosten einer Pause?

Die Minuten der Pause mit den Kosten pro Minute multiplizieren. Bei Kosten von 1 € pro Minute kostet eine Pause von 15 Minuten 15 €.

Gehört die Pause zur Dauer der Leistung?

In der Preisberechnung ja: Die Leistung belegt den Platz die ganze Zeit samt Pause, und auf diese Zeit entfällt ein Anteil der allgemeinen Kosten. Für den Kunden dauert sie nur ihre eigene Zeit.

Lohnt es sich, die Pause zu verkürzen?

Bringt es einen zusätzlichen Kunden pro Tag, ist der Nutzen spürbar. Wenn nicht, besteht er nur in niedrigeren Kosten der Leistung, und die Pause auf null zu kürzen lohnt sich nicht.

Kann sich die Pause bei verschiedenen Leistungen unterscheiden?

Ja, und das ist normal. Sie wird für jede Leistung gesondert festgelegt, weil Aufräumen und Vorbereitung nach verschiedenen Leistungen unterschiedlich lange dauern.

Wie wirkt sich die Pause auf den Gewinn aus?

Über den Anteil der allgemeinen Kosten: Eine längere Pause erhöht die Zeit, für die die Leistung den Platz bezahlt, deshalb sinkt der Gewinn.