Plan i fakt: jak porównać obliczony zysk z realną sprzedażą

Plan i fakt porównuje się przez trzy przyczyny odchylenia: liczbę klientów, średni rachunek i koszty. Najpierw liczy się różnicę zysku, a potem rozkłada się ją na te trzy części. Tak widać, dlaczego dokładnie zysk różni się od planu.

Rozłóżmy to na jednym przykładzie: najpierw ułożymy plan, potem spojrzymy na fakt, a dalej rozłożymy różnicę. Na koniec o tym, jak często warto porównywać.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie, że planowałeś podróż samochodem: 400 kilometrów w 5 godzin. Dojechałeś w 6 godzin. Żeby zrozumieć dlaczego, trzeba sprawdzić trzy rzeczy: prędkość, postoje i trasę. Tak samo z zyskiem: plan określa, dokąd zamierzałeś dotrzeć, a fakt pokazuje, gdzie i dlaczego się odchyliłeś.

Czym są plan i fakt

Planem nazywa się zysk, który obliczyłeś z góry przy określonej liczbie klientów, średnim rachunku i kosztach. Faktem nazywa się to, co wyszło naprawdę za ten sam okres.

Średnim rachunkiem nazywa się przychód podzielony przez liczbę klientów. Jeśli klienci biorą droższe usługi albo kilka usług, rachunek jest wyższy.

Układamy plan i fakt

Wyobraź sobie studio. Według planu na miesiąc: 240 klientów, średni rachunek 400 zł, mistrzom płaci się 40% przychodu, materiały 40 zł na klienta, koszty ogólne 28 000 zł. Według faktu: 210 klientów, średni rachunek 420 zł, te same 40% i 40 zł na materiały, koszty ogólne 29 600 zł.

Zysk wyszedł o 5 080 zł mniejszy od planu. Teraz trzeba zrozumieć, dlaczego.

Rozkładamy różnicę na trzy przyczyny

Przyczyna pierwsza: liczba klientów. Klientów było o 30 mniej. Z każdego klienta według planu zostaje 400 × 0,6 − 40 = 200 zł po mistrzu i materiałach.

Wpływ liczby = (Klienci według faktu − Klienci według planu) × Zostaje z klienta według planu

−30 × 200 = −6 000 zł.

Przyczyna druga: średni rachunek. Rachunek wzrósł o 20 zł, i dało to dodatkowy przychód. Ale mistrz dostaje z niego 40%, więc tobie zostaje tylko 60%.

Wpływ rachunku = Klienci według faktu × Zmiana rachunku × (1 − Udział mistrza)

210 × 20 × 0,6 = 2 520 zł.

Przyczyna trzecia: koszty ogólne. Wzrosły o 1 600 zł, więc wpływ na zysk to −1 600 zł.

Suma trzech części równa się różnicy zysków: −6 000 + 2 520 − 1 600 = −5 080 zł. Jeśli suma się nie zgadza, w obliczeniu jest błąd.

Co robić z wnioskiem

Największe odchylenie dali klienci: minus 6 000 zł. Wyższy rachunek częściowo je skompensował, a wzrost kosztów dodał kolejny minus.

Dalej każda przyczyna prowadzi do swojego pytania. Dlaczego klientów jest mniej: sezon, reklama, grafik, może podwyżka ceny? Dlaczego wzrósł rachunek: ludzie biorą więcej usług czy podniosłeś ceny? Co zdrożało z kosztów ogólnych? Odpowiedzi na te pytania są podstawą decyzji.

Porada. Wzrost rachunku może mieć drugą stronę. Jeśli rachunek wzrósł po podwyżce ceny, a klientów jest mniej, wygląda to na reakcję na nową cenę. W takim przypadku warto porównać utratę klientów z granicą z obliczenia podwyżki.

Jak często porównywać

Raz w miesiącu po zamknięciu okresu. Tak odchylenia widać w porę, a przyczyny są jeszcze świeże. Wygodnie porównywać ten sam zestaw wskaźników: wtedy miesiące można ustawiać obok siebie i widzieć tendencję.

Jak policzyć to na swoich danych

Plan widać w sekcji «Prognoza» w BizCalc: przy wybranym obłożeniu pokazane są zysk i koszt własny, a przyciski «+» i «−» zmieniają obłożenie. Średnią marżowość i średni rachunek według planu pokazuje sekcja «Analityka: Kalkulacja».

Realną sprzedaż prowadzi się w sekcji «Sprzedaż usług», a podsumowania za okres widać w sekcji «Analityka: Analityka finansowa». Gotowe porównanie przychodu, zysku i liczby sprzedanych usług z prognozą jest w sekcji «Analityka: Kalkulacja», w bloku «Sprzedaż vs Prognoza». Różnicę można rozłożyć na przyczyny według wzorów z artykułu.

Co warto zapamiętać

• Różnica ma trzy przyczyny. Liczba klientów, średni rachunek i koszty ogólne.

• Przyczyny liczy się osobno. Wtedy widać, która wniosła główny wkład.

• Suma części równa się różnicy. To sposób na sprawdzenie, że obliczenie jest poprawne.

• Wyższy rachunek nie zawsze jest dobry. Może być reakcją na nową cenę razem z utratą klientów.

• Porównywać wygodnie raz w miesiącu. Wtedy odchylenia widać w porę.

Najczęstsze pytania

Czym są plan i fakt?

Plan to zysk obliczony z góry. Fakt to zysk, który wyszedł naprawdę za ten sam okres. Porównuje się je, żeby zrozumieć przyczyny odchylenia.

Jak rozłożyć odchylenie zysku?

Na trzy części: wpływ liczby klientów, wpływ średniego rachunku i wpływ kosztów. Każdą liczy się osobnym wzorem, a suma daje łączną różnicę.

Czym jest średni rachunek?

Przychód podzielony przez liczbę klientów. W przykładzie z artykułu według planu 96 000 ÷ 240 = 400 zł, według faktu 88 200 ÷ 210 = 420 zł.

Jak często porównywać plan i fakt?

Raz w miesiącu po zamknięciu okresu. Tak odchylenia widać w porę, a przyczyny są jeszcze świeże.

Co robić, jeśli fakt jest gorszy od planu?

Znaleźć przyczynę o największym wpływie spośród trzech: klienci, rachunek czy koszty. Dalej wyjaśnić, dlaczego tak się stało, i zdecydować, co zmieniać.

Dlaczego suma wpływów nie zgadza się z różnicą?

Najprawdopodobniej jest błąd w obliczeniu albo jest jeszcze jedna przyczyna, na przykład zmiana materiałów na usługę. Najpierw warto sprawdzić liczby wejściowe.