Serwis a cena usługi: jak policzyć koszt serwisu i wliczyć go do cennika

Serwis wpływa na cenę przez koszty, które dokłada do usługi: czas na klienta, drobne gesty gościnności, komfort przestrzeni i droższe materiały. Każdą z tych części można policzyć w złotych na jednego klienta, a potem wliczyć w cenę tak samo jak materiały czy czynsz.

Poniżej omawiamy, z czego składa się koszt serwisu, jak go policzyć na przykładzie manicure z dwoma poziomami i ile z dopłaty za serwis zostaje właścicielowi. Na końcu pokazujemy, jak sprawdzić, czy poziom rozszerzony uzasadnia swoją cenę.

Mówiąc po ludzku. Wyobraź sobie dwie kawiarnie, które parzą taką samą kawę. W jednej wydają ją na wynos w minutę. W drugiej podają przy stoliku, ze szklanką wody, deserem i miękkim fotelem, w którym można posiedzieć godzinę. Ziarno w filiżankach jest to samo, różnią się czas, miejsce i drobiazgi. Właśnie te różnice nazywamy serwisem i każda z nich ma swój koszt.

Cztery składniki serwisu, które mają koszt

W kalkulacji serwis składa się z czterech części. Zachowują się one różnie, dlatego warto liczyć je osobno.

Gościnność: napoje, desery, drobiazgi

To wszystko, co klient dostaje ponad samą usługę: herbata lub kawa, woda, deser, serwetki, małe upominki. Koszt każdej pozycji jest stosunkowo niewielki, ale powtarza się z każdym klientem, więc w ciągu miesiąca składa się na zauważalną kwotę.

Kluczowe pytanie: czy dostaje to każdy klient? Jeśli napój proponujesz nie wszystkim, w kalkulacji bierzesz koszt zestawu pomnożony przez odsetek klientów, którzy z niego korzystają.

Czas na klienta

To minuty, które poświęcasz ponad minimum: konsultacja przed rozpoczęciem, dłuższa pielęgnacja, spokojne rozliczenie, sprzątanie po wizycie. Czas kosztuje, bo stanowisko jest zajęte, a czynsz i inne koszty stałe płacisz za każdą minutę, niezależnie od tego, czy jest klient.

Dlatego dodatkowe 15 minut na klienta ma swoją cenę: na każdą z nich przypada część kosztów stałych, a wynagrodzenie rośnie razem z ceną, jeśli od niej zależy.

Komfort przestrzeni

Wnętrze, wygodne meble, cisza, osobne wejście, przytulna strefa oczekiwania. Zwykle jest to już wliczone w czynsz i remont, czyli w koszty stałe. Osobnej kwoty na klienta tu nie ma. Wyższy poziom komfortu oznacza droższy lokal, a ta różnica rozkłada się na wszystkie usługi przez koszt minuty.

Poziom materiałów

Lepsze preparaty, markowe produkty, zestawy jednorazowe zamiast wielorazowych. To składnik przejrzysty: różnicę w kosztach materiałów widać co do grosza. Taka różnica dodaje się bezpośrednio do kosztu własnego usługi.

Liczymy koszt serwisu na jednego klienta

Rozbierzmy to na przykładzie umownego studia manicure, wszystkie liczby są przykładowe. Usługa podstawowa «Manicure hybrydowy» kosztuje 160 zł. Trwa 90 minut, plus 10 minut przerwy na sprzątanie. Materiały na nią to 24 zł, a mistrzyni dostaje 40% ceny. Koszt jednej minuty stanowiska, czyli łączne miesięczne koszty studia podzielone przez płatne minuty, wynosi 0,40 zł: na potrzeby przykładu 12 000 zł kosztów ÷ 30 000 minut = 0,40 zł.

Teraz dodajemy poziom rozszerzony. Obejmuje deser i napój, dłuższą konsultację z masażem dłoni oraz materiały lepszej jakości. Policzmy go krok po kroku.

Krok pierwszy: gościnność. Napój kosztuje 3 zł, deser 5 zł, razem 8 zł na klienta. Wszyscy klienci poziomu rozszerzonego dostają zestaw, więc bierzemy jego pełny koszt. Wynik: 8 zł.

Krok drugi: czas. Konsultacja i masaż dłoni dodają 15 minut. Czas trwania rośnie z 90 do 105 minut, a razem z przerwą stanowisko jest zajęte 115 minut zamiast 100. Każda minuta kosztuje 0,40 zł, więc część kosztów stałych wynosi 115 × 0,40 = 46 zł zamiast 40 zł. Różnica 6 zł to koszt czasu.

Krok trzeci: materiały. Lepszy lakier hybrydowy i zestaw jednorazowy dodają 6 zł, więc materiały wychodzą 30 zł zamiast 24 zł. Ten krok jest prosty, bo różnicę widać w cenniku dostawcy.

Krok czwarty: podsumowanie. Na klienta dochodzi 8 zł gościnności, 6 zł czasu i 6 zł materiałów, razem 20 zł. To koszt tego, co dodałeś. Cenę liczymy dalej: część dopłaty trafi do mistrzyni i na zysk.

Jak koszt serwisu przechodzi w cenę

Cena składa się z trzech części: wynagrodzenia mistrzyni, materiałów i części kosztów ogólnych, a ponad nimi zostaje zysk. Serwis dokłada koszty do dwóch ostatnich części. Dlatego cenę poziomu rozszerzonego znajdujemy tym samym wzorem co cenę podstawowego. We wzorze «Gościnność» to koszt napoju i deseru na klienta, a dodatkowy czas wchodzi już w część kosztów ogólnych.

Cena = (Materiały + Gościnność + Część kosztów ogólnych) ÷ (1 − Marża − Udział wynagrodzenia)

Przyjmujemy te same cele co dla poziomu podstawowego: marża 20% i wynagrodzenie 40% ceny. Podstawiamy: materiały 30 zł, gościnność 8 zł i część kosztów ogólnych 46 zł dają 84 zł. W mianowniku 1 − 0,2 − 0,4 = 0,4. Dzielimy 84 przez 0,4 i dostajemy 210 zł.

Dla poziomu podstawowego tym samym wzorem: materiały 24 zł plus część kosztów ogólnych 40 zł dają 64 zł, a 64 ÷ 0,4 = 160 zł. Zatem 160 zł to dokładnie ta cena, przy której poziom podstawowy daje 20% marży.

Dlaczego cena rośnie bardziej niż koszty serwisu? Dodatkowe koszty wynoszą 20 zł, a cena rośnie o 50 zł. Różnica wynika stąd, że wynagrodzenie mistrzyni to procent ceny, a zysk też ustalamy procentem. Każda dodatkowa złotówka ceny częściowo trafia do mistrzyni, a częściowo do zysku. Dlatego podwyżkę ceny liczy się wzorem. Jeśli do ceny dodasz tylko 20 zł, wyjdzie 180 zł, a zysk wyniesie 180 − 72 − 30 − 8 − 46 = 24 zł, czyli około 13% zamiast 20%.

Ile z dopłaty za serwis zostaje w biznesie

Rozłóżmy dopłatę 50 zł na części, żeby zobaczyć, dokąd trafia. Koszty serwisu to 20 zł. Wynagrodzenie mistrzyni rośnie z 64 zł do 84 zł, bo 40% z 210 zł to 84 zł, czyli dodatkowe 20 zł. Zysk rośnie z 32 zł do 42 zł, czyli o 10 zł.

Dodajemy sprawdzenie: 84 + 30 + 8 + 46 + 42 daje 210 zł, a 64 + 24 + 40 + 32 daje 160 zł. Oba poziomy się zgadzają.

Spójrzmy teraz na tę samą liczbę z innej strony: ile zysku daje godzina pracy stanowiska. W tym celu zysk z usługi dzieli się przez czas zajęcia stanowiska i mnoży przez 60.

Zysk za godzinę stanowiska = Zysk z usługi ÷ (Czas trwania + Przerwa) × 60

Poziom podstawowy: 32 ÷ 100 × 60 = 19,20 zł za godzinę. Rozszerzony: 42 ÷ 115 × 60, około 21,90 zł za godzinę. Poziom rozszerzony daje więc więcej zysku nie tylko z klienta, ale i z każdej godziny stanowiska, choć nie w takiej proporcji, w jakiej wzrosła cena.

Wyobraź sobie Olenę. Prowadzi studio manicure z dwiema mistrzyniami i dodaje do usługi herbatę oraz deser, bo klienci często proszą, żeby po zabiegu zostać jeszcze na chwilę. Olena liczy: 8 zł gościnności na klienta, jeszcze 6 zł czasu i 6 zł materiałów. Widzi, że żeby zachować marżę 20%, cena poziomu rozszerzonego powinna wynosić 210 zł. Teraz wybiera: wprowadzić poziom rozszerzony jako osobną usługę czy wliczyć serwis w ogólny cennik. Decyzję podejmuje ona, a liczby pokazują, ile kosztuje każda opcja.

Jak sprawdzić, czy poziom rozszerzony uzasadnia cenę

Kalkulacja pokazuje, jaka musi być cena, żeby poziom rozszerzony dawał tę samą marżę 20%. Czy klient będzie gotów ją zapłacić, tego liczby nie powiedzą. To pytanie o wartość: czy klient czuje różnicę między 160 zł a 210 zł.

Praktyczna droga wygląda tak. Oba poziomy warto zaproponować obok siebie, żeby wybór należał do klienta. Przez kilka tygodni warto notować, ilu klientów wybiera każdy poziom. Jeśli rozszerzony wybierają rzadko, warto sprawdzić, na ile zrozumiale opisana jest różnica i czy składniki serwisu naprawdę są ważne dla twoich klientów. Jeśli wybierają często, masz podstawę sądzić, że serwis się opłaca.

Osobno warto znać swoją dolną granicę. Cena 210 zł to wyliczony próg, przy którym poziom rozszerzony daje marżę 20%. Jeśli na przykład rynek akceptuje tylko 190 zł, marża spadnie do około 16%: wynagrodzenie wyniesie 76 zł, a zysk 190 − 76 − 30 − 8 − 46 = 30 zł. Wtedy decydujesz, czy ograniczyć serwis, czy zgodzić się na niższą marżę. Ten wybór należy do ciebie, a kalkulacja daje do niego podstawę.

Porada. Serwis wygodnie dodawać stopniowo. Możesz zacząć od jednej usługi, policzyć jej poziom rozszerzony i zobaczyć, jak często wybierają go klienci. W ten sposób zmiany sprawdzasz na małej skali, a reszta cennika zostaje bez zmian.

Jak policzyć serwis na własnych danych

Ręczna kalkulacja daje odpowiedź dla jednej usługi. Gdy usług jest dużo, a ceny materiałów i koszty się zmieniają, wygodniej, gdy liczby przeliczają się same po każdej zmianie.

W BizCalc poziom rozszerzony wygodnie założyć jako osobną usługę. W sekcji «Usługi» duplikujesz usługę podstawową, nadajesz kopii nową nazwę i zmieniasz cenę, czas trwania, przerwę oraz wynagrodzenie. Materiały poziomu rozszerzonego, w tym napój i deser, dodajesz do składu tej usługi. W kolumnie «Zysk» widać wynik dla każdego poziomu osobno.

Na drobiazgi, które klienci dostają w każdej usłudze (woda, herbata), jest sekcja «Koszty dynamiczne». Składasz zestaw z materiałów i ustawiasz procent, z jakim się pojawia. Koszt zestawu pomnożony przez ten procent dodaje się równomiernie do kosztu własnego wszystkich usług. W sekcji «Analityka: Kalkulacja» koszt własny każdej usługi jest rozłożony na cztery części: wynagrodzenie, materiały usługi, koszty dynamiczne i koszty stałe. Dzięki temu widać, czym koszt własny poziomu rozszerzonego różni się od podstawowego.

Są też ograniczenia. Kosztu dynamicznego nie można jeszcze przypisać do jednej usługi, a procent wykorzystania jest jeden dla całego biznesu. Dlatego gościnność, którą dostaje tylko poziom rozszerzony, wygodnie dodać jako materiały tej usługi. Komfort przestrzeni nie jest wyodrębniany w kalkulacji osobną kwotą: wchodzi w «Koszty stałe» i rozkłada się na usługi według czasu.

O czym warto pamiętać

• Serwis składa się z czterech części. Gościnność, czas na klienta, komfort przestrzeni i poziom materiałów mają swój koszt, który można policzyć.

• Serwis liczy się na jednego klienta. Koszt zestawu mnoży się przez odsetek klientów, którzy go dostają, a dodatkowy czas przez koszt minuty stanowiska.

• Cenę poziomu rozszerzonego wyprowadza się wzorem. Dodatkowe koszty wchodzą do tego samego wzoru co cena usługi podstawowej, z tą samą marżą i tym samym udziałem wynagrodzenia.

• Dopłata jest większa niż koszty serwisu. Część dopłaty idzie na wynagrodzenie zależne od ceny i na zysk, dlatego podwyżkę ceny liczy się wzorem.

• Gotowość klienta do zapłaty sprawdza się w praktyce. Dwa poziomy obok siebie pokazują, który jest wybierany, i dają podstawę do decyzji, co zostawić.

Często zadawane pytania

Co wchodzi w serwis, który można policzyć?

Gościnność (napoje, desery), dodatkowy czas na klienta, komfort przestrzeni i poziom materiałów. Pierwsza i ostatnia część mają bezpośredni koszt na klienta, czas liczy się przez koszt minuty, a komfort wchodzi w koszty stałe.

Czy serwis zawsze wlicza się w cenę?

Nie, to decyzja właściciela. Serwis można wliczyć w ogólną cenę, wydzielić w osobny poziom rozszerzony albo sprzedawać jako dodatek. Kalkulacja kosztu jest potrzebna w każdym z tych przypadków.

Jak policzyć napoje i desery, jeśli nie dostają ich wszyscy?

Koszt zestawu mnoży się przez odsetek klientów, którzy go dostają. Na przykład: zestaw kosztuje 8 zł, a dostaje go 60% klientów, wtedy na jedną usługę przypada 8 × 0,6 = 4,80 zł.

Dlaczego cena rośnie bardziej niż koszty serwisu?

Wynagrodzenie mistrzyni i zysk ustala się jako procent ceny, więc każda dodatkowa złotówka ceny częściowo trafia do nich. W naszym przykładzie koszty serwisu to 20 zł, a cena rośnie o 50 zł, z czego mistrzyni dostaje dodatkowe 20 zł, a zysk to 10 zł.

Jak poznać, że klient jest gotów płacić za serwis?

Wygodnie zaproponować dwa poziomy usługi obok siebie i przez kilka tygodni notować, który jest wybierany. Kalkulacja pokazuje cenę, przy której marża się utrzymuje, a gotowość do zapłaty widać w wyborach klientów.

Ile serwisu wystarczy?

Uniwersalnej normy nie ma, zależy to od niszy i oczekiwań twoich klientów. Wskazówką są zysk z usługi i zysk za godzinę stanowiska: serwis jest uzasadniony, gdy nie są niższe niż bez niego.