План і факт: як порівняти розрахунковий прибуток із фактичним

План-факт аналіз (порівняння запланованого прибутку з тим, що вийшло насправді) починається з різниці: на скільки фактичний прибуток відрізняється від запланованого. Потім цю різницю розкладають на три причини: кількість клієнтів, середній чек і загальні витрати. Так видно, яка з причин вплинула на прибуток найбільше.

Розберемо це на одному прикладі: спочатку складемо план, потім порівняємо його з тим, що вийшло, а далі розкладемо різницю на причини. Наприкінці розглянемо, як часто варто порівнювати план і факт.

Людською мовою. Уявіть, що ви планували подорож автомобілем: 400 кілометрів за 5 годин, а приїхали за 6 годин. Щоб зрозуміти чому, варто перевірити три речі: швидкість, зупинки й маршрут. Так само з прибутком. У плані записано, скільки ви збиралися заробити, а наприкінці місяця видно, скільки вийшло. Щоб зрозуміти, звідки взялася різниця, її розкладають на причини.

Що таке план і факт

Планом називають прибуток, який ви розрахували наперед за певної кількості клієнтів, середнього чека й витрат. Фактом називають прибуток, який вийшов насправді за той самий період.

Середнім чеком називають виторг, поділений на кількість клієнтів. Якщо клієнти беруть дорожчі послуги або кілька послуг, чек вищий.

Складаємо план і факт

Уявіть Марту. Вона володіє студією й склала план на місяць: 240 клієнтів, середній чек 1 000 ₴, майстрам платять 40% від виторгу, матеріали коштують 100 ₴ на клієнта, загальні витрати (оренда, комунальні, реклама) 70 000 ₴. Наприкінці місяця Марта підбила підсумки: прийшло 210 клієнтів, середній чек становив 1 050 ₴, оплата майстрів і матеріали лишилися ті самі (40% виторгу і 100 ₴ на клієнта), а загальні витрати зросли до 74 000 ₴.

Виторг дорівнює кількості клієнтів, помноженій на середній чек, майстри отримують 40% виторгу, а матеріали коштують 100 ₴ на клієнта. У плані: виторг 240 × 1 000 = 240 000 ₴, оплата майстрів 240 000 × 0,4 = 96 000 ₴, матеріали 240 × 100 = 24 000 ₴, прибуток 240 000 - 96 000 - 24 000 - 70 000 = 50 000 ₴. Насправді: виторг 210 × 1 050 = 220 500 ₴, оплата майстрів 220 500 × 0,4 = 88 200 ₴, матеріали 210 × 100 = 21 000 ₴, прибуток 220 500 - 88 200 - 21 000 - 74 000 = 37 300 ₴. Прибуток вийшов на 50 000 - 37 300 = 12 700 ₴ меншим за план. Далі з'ясуємо, чому.

Розкладаємо різницю на три причини

Причина перша: кількість клієнтів. Клієнтів було на 30 менше. У плані з чека 1 000 ₴ майстер отримує 400 ₴ (40%), матеріали коштують 100 ₴, тож з кожного клієнта лишається 1 000 - 400 - 100 = 500 ₴.

Вплив кількості = (Фактична кількість клієнтів - Планова кількість клієнтів) × Плановий залишок з клієнта

(210 - 240) × 500 = -30 × 500 = -15 000 ₴, тобто через меншу кількість клієнтів прибуток менший на 15 000 ₴.

Причина друга: середній чек. Чек виріс на 50 ₴, тож кожен клієнт приніс більше виторгу. Майстер отримує 40% від цих 50 ₴, тому студії лишається 60%, тобто 50 × 0,6 = 30 ₴ з кожного клієнта.

Вплив чека = Фактична кількість клієнтів × Зміна чека × (1 - Частка майстра)

210 × 50 × 0,6 = 6 300 ₴, тобто вищий чек додав до прибутку 6 300 ₴.

Причина третя: загальні витрати. Вони зросли з 70 000 до 74 000 ₴, тож прибуток менший на 4 000 ₴.

Сума трьох частин дорівнює різниці в прибутку: -15 000 + 6 300 - 4 000 = -12 700 ₴. Якщо сума не збігається з різницею, варто перевірити цифри, з яких рахували: у них може бути помилка. Якщо помилки немає, у розрахунку бракує ще однієї причини.

Що робити з висновком

Найбільше на прибуток вплинула кількість клієнтів: через неї прибуток менший на 15 000 ₴. Вищий чек додав 6 300 ₴ і частково покрив це зменшення, а через вищі загальні витрати прибуток менший ще на 4 000 ₴.

Далі для кожної причини варто з'ясувати, звідки вона взялась. Чому клієнтів менше: сезон, реклама, графік, можливо, підвищення ціни? Чому виріс чек: клієнти беруть більше послуг чи ціни стали вищими? Що подорожчало із загальних витрат? З відповідей на ці питання буде зрозуміло, що змінювати.

Порада. Вищий чек разом із меншою кількістю клієнтів буває пов'язаний із підвищенням цін. Тоді варто порахувати, скільки клієнтів може піти після підвищення без втрати прибутку, і порівняти це число з тим, на скільки менше клієнтів прийшло за місяць.

Як часто порівнювати

Зручно порівнювати раз на місяць, коли місяць закінчився й усі продажі внесені. Тоді причини різниці ще легко згадати, а рекламу, графік чи ціни можна змінити вже в наступному місяці. Якщо щоразу брати ті самі показники, місяці можна порівняти між собою й побачити, як змінюються цифри.

Як порахувати це за своїми даними

Вручну щомісяця збирати план і фактичні цифри довго, особливо коли вони записані в різних місцях. У BizCalc план буде на сторінці «Прогноз» розділу «Завантаженість»: там для обраної завантаженості буде видно прибуток і собівартість послуг, а кнопками «+» і «-» у блоці «Симуляція ефективності» можна буде змінити завантаженість. Середню маржинальність і середній чек із прогнозу можна буде подивитися в розділі «Аналітика: Калькуляція». Середній чек там рахуватимуть як виручку, поділену на кількість проданих послуг.

Реальні продажі ви вноситимете в розділі «Транзакції» операцією «Продаж послуг», а всі вони збиратимуться в журналі на сторінці «Продаж послуг». Підсумки за період за реальними транзакціями буде видно в розділі «Аналітика: Фінансова аналітика». Порівняння реальних продажів із прогнозом за виручкою, прибутком і кількістю послуг буде в розділі «Аналітика: Калькуляція», у блоці «Продажі vs Прогноз». Різницю можна розкласти на причини за формулами зі статті.

Що варто пам'ятати

• Різницю розкладають на три причини. Це кількість клієнтів, середній чек і загальні витрати.

• Причини рахують окремо. Тоді видно, яка з них найбільше вплинула на прибуток.

• Сума частин дорівнює різниці. Так можна перевірити, що розрахунок правильний.

• Вищий чек варто розглядати разом із кількістю клієнтів. Якщо чек виріс, а клієнтів стало менше, причиною може бути підвищення цін.

• Порівнювати зручно раз на місяць. Тоді різницю з планом видно одразу після кінця місяця, і вже в наступному місяці можна змінити те, що на неї вплинуло.

Часті запитання

Що таке план-факт аналіз?

Це порівняння прибутку, розрахованого наперед, з прибутком, який вийшов насправді за той самий період. Різницю розкладають на причини, щоб зрозуміти, що саме змінилося.

Як розкласти різницю між плановим і фактичним прибутком на причини?

Різницю розкладають на три частини: вплив кількості клієнтів, середнього чека й загальних витрат. Кожну частину рахують за окремою формулою, а їхня сума дорівнює всій різниці.

Що таке середній чек?

Це виторг, поділений на кількість клієнтів. У прикладі зі статті в плані 240 000 ÷ 240 = 1 000 ₴, а насправді вийшло 220 500 ÷ 210 = 1 050 ₴.

Як часто порівнювати план і факт?

Зручно раз на місяць, коли всі продажі за місяць уже внесені. Тоді причини різниці ще легко згадати, а змінити те, що на неї вплинуло, можна вже в наступному місяці.

Що робити, якщо прибуток менший за план?

Варто знайти, яка з трьох причин найбільше вплинула на прибуток: кількість клієнтів, середній чек чи загальні витрати. Потім зручно з'ясувати, чому це сталося, і вирішити, що змінювати.

Що робити, якщо сума трьох частин не збігається з різницею?

Спершу варто перевірити цифри, з яких рахували: у них може бути помилка. Якщо помилки немає, можливо, є ще одна причина, яку не врахували, наприклад матеріали на одного клієнта подорожчали.